PAGE檔案室管理各種制度檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的檔案應(yīng)真實反映公司各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不被泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理工作。6.對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。7.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案室。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.配合檔案室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、統(tǒng)計報表等。5.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本、專利證書等。6.公司員工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。7.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體，如紙質(zhì)、電子等。（三）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、階段、專業(yè)進(jìn)行分類，建立項目檔案卷冊。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個人檔案卷宗。5.其他檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和特點，采用相應(yīng)的整理方法進(jìn)行分類整理。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類等。2.科技檔案：分為科研項目檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、設(shè)備檔案等。3.會計檔案：分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他會計資料等。4.人事檔案：分為履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎勵材料、處分材料、工資福利材料、任免材料等。（二）編號規(guī)則1.文書檔案：采用年度保管期限流水號的編號方式。例如：2023永久001。2.科技檔案：采用項目編號分類號流水號的編號方式。例如：KJ20230101001。3.會計檔案：按照會計年度進(jìn)行編號，如2023年的會計憑證編號為2023001。4.人事檔案：按照員工個人編號進(jìn)行管理，如001號員工的檔案編號為RS001。（三）標(biāo)識與標(biāo)注1.在檔案盒、文件夾等載體上標(biāo)注檔案類別、編號、年度等信息，便于識別和查找。2.對于電子檔案，應(yīng)在文件名、文件夾名中體現(xiàn)檔案類別和編號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁堆放雜物，確保檔案存放環(huán)境良好。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲于專用的存儲設(shè)備中，如硬盤、光盤等，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲于不同的地點，以防數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型進(jìn)行分類保管，如錄音帶、錄像帶、光盤等，并做好標(biāo)識和登記。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.科技檔案的保管期限根據(jù)項目的重要程度和實際需要確定，一般不少于項目的使用壽命。3.會計檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務(wù)報告保管期限為10年等。4.人事檔案的保管期限為員工離職后5年。（四）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、分類、保管期限、載體狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并采取措施解決。3.對清查結(jié)果應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成檔案清查報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱重要檔案或機(jī)密檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，查閱完畢后應(yīng)及時歸還檔案室。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、檔案類別和編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要必須復(fù)制或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）外單位查閱與借閱1.外單位查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱內(nèi)容和目的，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱。2.外單位借閱公司檔案，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限和歸還要求按照本制度執(zhí)行。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后，提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清冊》報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀日期，并由檔案管理人員、監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，方便檔案的查詢、借閱和利用。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時錄入新形成的檔案信息，刪除已銷毀或過期的檔案數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全與保密