PAGE煤氣設(shè)施檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司煤氣設(shè)施檔案管理，確保煤氣設(shè)施檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為煤氣設(shè)施的規(guī)劃、建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、改造及報(bào)廢等全過程管理提供可靠依據(jù)，保障公司安全生產(chǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有煤氣生產(chǎn)、儲(chǔ)存、輸送、使用等相關(guān)設(shè)施檔案的管理。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善煤氣設(shè)施檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理煤氣設(shè)施檔案，確保檔案的安全與完整。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好煤氣設(shè)施檔案的收集、整理、歸檔等工作。2.各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)煤氣設(shè)施檔案的收集、整理、審核，并及時(shí)移交檔案管理部門。負(fù)責(zé)對(duì)本部門使用的煤氣設(shè)施檔案進(jìn)行日常維護(hù)和查閱利用。3.設(shè)施管理部門負(fù)責(zé)建立健全煤氣設(shè)施臺(tái)賬，詳細(xì)記錄設(shè)施的基本信息、技術(shù)參數(shù)、運(yùn)行狀況等。配合檔案管理部門做好煤氣設(shè)施檔案的收集、整理工作，提供相關(guān)技術(shù)資料和數(shù)據(jù)。負(fù)責(zé)組織煤氣設(shè)施的竣工驗(yàn)收，并將驗(yàn)收資料及時(shí)移交檔案管理部門。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.煤氣設(shè)施規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件，包括可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等。2.煤氣設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、安全評(píng)價(jià)報(bào)告等相關(guān)文件。3.煤氣設(shè)施采購合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備清單等資料。4.煤氣設(shè)施安裝、調(diào)試、驗(yàn)收文件，包括安裝記錄、調(diào)試報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.煤氣設(shè)施運(yùn)行、維護(hù)、檢修記錄，如運(yùn)行日志、維護(hù)計(jì)劃、檢修報(bào)告等。6.煤氣設(shè)施技術(shù)改造、更新資料，包括改造方案、技術(shù)圖紙、驗(yàn)收文件等。7.煤氣設(shè)施的安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、事故報(bào)告及處理文件等。8.煤氣設(shè)施的計(jì)量器具、儀表校驗(yàn)記錄。9.與煤氣設(shè)施相關(guān)的其他資料，如設(shè)備說明書、操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)煤氣設(shè)施檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)于外來文件，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)協(xié)議等，應(yīng)在接收時(shí)進(jìn)行登記，并注明文件來源、日期等信息。（三）整理原則1.按照檔案形成的時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行分類整理。2.遵循一事一卷、一卷多件的原則，將相關(guān)文件材料組合在一起。3.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，不得隨意拆分或剪裁。（四）整理方法1.分類編號(hào)按照煤氣設(shè)施的類別、用途等進(jìn)行一級(jí)分類，如煤氣發(fā)生爐、煤氣管道、儲(chǔ)氣罐等。對(duì)每一類設(shè)施再按照檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行二級(jí)分類，如規(guī)劃設(shè)計(jì)、建設(shè)施工、運(yùn)行維護(hù)等。為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)分類信息和順序號(hào)，便于查找和管理。2.編制目錄為每卷檔案編制目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、頁號(hào)等信息。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，置于卷首。3.裝訂成冊(cè)將整理好的文件材料按照順序排列，采用線裝或膠裝等方式裝訂成冊(cè)，確保牢固整齊。對(duì)于圖紙等較大幅面的文件，應(yīng)折疊成A4紙大小后裝訂。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門整理好的煤氣設(shè)施檔案應(yīng)定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整理質(zhì)量。3.審核合格的檔案進(jìn)行歸檔入庫，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（二）保管期限1.煤氣設(shè)施規(guī)劃、設(shè)計(jì)文件，建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、安全評(píng)價(jià)報(bào)告等檔案，保管期限為長期。2.煤氣設(shè)施采購合同、安裝調(diào)試驗(yàn)收文件、運(yùn)行維護(hù)檢修記錄等檔案，保管期限為自設(shè)施報(bào)廢或停止使用后[X]年。3.煤氣設(shè)施安全檢查記錄、隱患排查治理記錄、事故報(bào)告及處理文件等檔案，保管期限為長期。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱煤氣設(shè)施檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位因工作需要查閱公司煤氣設(shè)施檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱程序1.查閱申請(qǐng)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.查閱過程中，如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.查閱和利用煤氣設(shè)施檔案應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得將檔案用于非工作目的或擅自向第三方提供。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍和使用方式。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)保管期限和檔案的實(shí)際價(jià)值，定期對(duì)煤氣設(shè)施檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、設(shè)施管理部門及相關(guān)技術(shù)專家組成。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.根據(jù)保管期限規(guī)定，檢查檔案是否已達(dá)到保管期限。3.評(píng)估檔案對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營、安全管理等方面的作用和影響。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，并出具鑒定意見。2.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息無法恢復(fù)，如粉碎、焚燒等。5.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的信息化管理（一）建立檔案管理系統(tǒng)1.利用信息化技術(shù)建立煤氣設(shè)施檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱、鑒定、銷毀等功能，提高檔案管理工作效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)將煤氣設(shè)施檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。（三）安全管理1.