PAGE檔案室辦事規(guī)則制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本辦事規(guī)則制度。（二）適用范圍本規(guī)則制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理、查閱、借閱等相關(guān)事務(wù)中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開展檔案工作。2.集中統(tǒng)一原則：檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織各項工作提供便利服務(wù)。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。4.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理程序進(jìn)行操作。3.做好檔案的收集、整理、分類、編目等工作，確保檔案的質(zhì)量。4.妥善保管檔案，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。5.為檔案利用者提供熱情、周到的服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地提供所需檔案。6.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級機關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協(xié)議、章程、計劃、總結(jié)等。4.本公司/組織內(nèi)部的會議記錄、紀(jì)要、簡報、統(tǒng)計報表等。5.本公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要文件和資料，應(yīng)及時進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類整理，建立科技檔案案卷目錄。3.財務(wù)檔案：按照會計年度、類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，編制財務(wù)檔案目錄。4.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立人事檔案卷宗。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項目結(jié)束后三個月內(nèi)完成歸檔。3.財務(wù)檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門整理歸檔，移交檔案室保管。4.人事檔案應(yīng)及時歸檔，確保檔案的時效性。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的檔案移交檔案室，填寫檔案移交清單。2.檔案室對移交的檔案進(jìn)行審核，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。3.審核無誤后，將檔案進(jìn)行分類、編號、上架保管，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)信息。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本公司/組織的重要文件、合同、協(xié)議、章程、歷史記錄等。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，主要包括一般性文件、資料等。4.短期保管的檔案期限為15年以下，主要包括臨時性文件、資料等。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實際情況進(jìn)行鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從政治、經(jīng)濟、文化等方面綜合分析檔案的價值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價值。2.分析檔案內(nèi)容：根據(jù)檔案的主題、來源、時間等因素，分析其在本公司/組織工作中的作用和價值。3.參考檔案保管期限表：結(jié)合檔案保管期限表，對檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整和確定。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止失泄密。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將銷毀情況報告公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.本公司/組織員工因工作需要，可以查閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案時，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱者填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和范圍。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，安排查閱人員在指定地點查閱檔案，并提供必要的協(xié)助。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。（三）借閱范圍1.本公司/組織員工因特殊工作需要，可以借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位借閱本公司/組織檔案時，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱者填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、內(nèi)容和期限。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室審核。3.檔案室審核通過后，與借閱者簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱者憑借閱協(xié)議到檔案室領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。（五）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，最長不得超過[X]個工作日。（六）歸還要求1.借閱者應(yīng)按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案室說明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的檔案應(yīng)保持完好無損，如有損壞或丟失，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、借閱、利用等情況。3.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計方法1.定期統(tǒng)計：每月、每季度、每年對檔案管理情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.專項統(tǒng)計：根據(jù)工作需要，對某項檔案管理工作進(jìn)行專項統(tǒng)計。（三）統(tǒng)計報表1.檔案室應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送。2.統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、格式規(guī)范。（四）信息化管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計等功能，