PAGE學(xué)校防震減災(zāi)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校防震減災(zāi)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效服務(wù)于學(xué)校防震減災(zāi)工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門在防震減災(zāi)工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。學(xué)校防震減災(zāi)檔案由專門部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校防震減災(zāi)工作的實(shí)際情況。3.規(guī)范性原則。檔案管理應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、整理有序。4.安全保密原則。保障檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校防震減災(zāi)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理學(xué)校防震減災(zāi)檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)銷毀過期或無用的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門防震減災(zāi)工作中形成檔案的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守學(xué)校檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案收集（一）收集范圍1.防震減災(zāi)工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等文件材料。2.地震應(yīng)急預(yù)案及演練方案、記錄等。3.地震監(jiān)測數(shù)據(jù)、分析報(bào)告。4.防震減災(zāi)宣傳教育活動(dòng)資料，如宣傳海報(bào)、手冊、影像資料等。5.學(xué)校建筑物抗震設(shè)計(jì)文件、圖紙等。6.地震應(yīng)急物資儲(chǔ)備清單、管理記錄。7.與校外單位開展防震減災(zāi)合作的協(xié)議、文件等。8.地震災(zāi)害調(diào)查評估報(bào)告、損失統(tǒng)計(jì)資料。9.其他與防震減災(zāi)工作相關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件，如有特殊情況需復(fù)制，應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.對收集的檔案要進(jìn)行初步整理，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.可分為綜合管理類、應(yīng)急預(yù)案類、監(jiān)測數(shù)據(jù)類、宣傳教育類、工程建設(shè)類、物資管理類、合作交流類、災(zāi)害評估類等。（二）編號(hào)方法1.對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)可采用數(shù)字編碼，如“1綜合管理類”“2應(yīng)急預(yù)案類”等，每一類下再細(xì)分小類進(jìn)行編號(hào)。（三）裝訂與編目1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案移交檔案管理部門歸檔。2.對于重大活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，進(jìn)行核對、清點(diǎn)。2.對符合歸檔要求的檔案進(jìn)行整理、編目，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注相關(guān)信息。3.將檔案存入專門的檔案庫房，并按照檔案類別、編號(hào)順序上架排列。六、檔案保管（一）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括學(xué)校防震減災(zāi)工作的重要文件、規(guī)劃、總結(jié)、應(yīng)急預(yù)案等。3.長期保管的檔案期限一般為10年50年，如地震監(jiān)測數(shù)據(jù)、宣傳教育活動(dòng)資料等。4.短期保管的檔案期限一般為1年10年，如臨時(shí)性的工作文件、通知等。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理，如補(bǔ)充缺失檔案、修復(fù)損壞檔案等。七、檔案利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門因工作需要查閱防震減災(zāi)檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作檢查、調(diào)研等需要查閱檔案。3.法律規(guī)定的其他查閱利用情況。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，提供相應(yīng)的檔案供查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出。4.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、利用目的等。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育。2.對涉及國家機(jī)密、學(xué)校敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。4.檔案管理人員在工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案信息。（二）保密責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人對本部門形成檔案的保密工作負(fù)責(zé)。2.檔案管理人員對檔案的保管、利用過程中的保密工作負(fù)責(zé)。3.對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立學(xué)校防震減災(zāi)檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。3.實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和利用，方便學(xué)校內(nèi)部及相關(guān)單位查閱。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)組織人員對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等。2.對檔