PAGE制訂干部檔案查借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)干部檔案管理，規(guī)范干部檔案查借閱行為，維護(hù)干部檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部涉及干部檔案查借閱的所有部門和人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和干部人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保干部檔案的安全與保密。2.查借閱干部檔案必須履行嚴(yán)格的審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱干部檔案。3.查閱、借閱干部檔案應(yīng)本著工作需要、實(shí)事求是的原則，不得隨意擴(kuò)大范圍，嚴(yán)禁利用干部檔案謀取私利。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門的設(shè)置與人員配備公司/組織設(shè)立專門的干部檔案管理部門，配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的專職檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具備良好的職業(yè)道德。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)干部檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管等日常管理工作，確保干部檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.建立健全干部檔案管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱審批程序，對(duì)查借閱情況進(jìn)行登記和記錄。3.定期對(duì)干部檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。4.為查借閱干部檔案的部門和人員提供必要的服務(wù)和指導(dǎo)，解答有關(guān)檔案查借閱的疑問(wèn)。5.保守干部檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)干部的合法權(quán)益。三、查借閱審批程序（一）查閱審批1.因工作需要查閱干部檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《干部檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將《干部檔案查閱申請(qǐng)表》提交至干部檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，確定查閱范圍，并安排專人陪同查閱。查閱人員只能在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。（二）借閱審批1.因特殊情況需要借閱干部檔案的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《干部檔案借閱申請(qǐng)表》，除詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等外，還需說(shuō)明歸還時(shí)間和保密措施。申請(qǐng)表經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至干部檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，重點(diǎn)審查借閱理由是否充分、借閱時(shí)間是否合理、保密措施是否可行等。審核通過(guò)后報(bào)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放《干部檔案借閱登記表》，并將檔案交予借閱人員。借閱人員需在登記表上簽字確認(rèn)。四、查借閱要求（一）查閱要求1.查閱人員必須嚴(yán)格遵守檔案查閱場(chǎng)所的規(guī)章制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換檔案材料。2.查閱人員只能查閱批準(zhǔn)范圍內(nèi)的檔案內(nèi)容，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。如需查閱其他內(nèi)容，應(yīng)重新履行審批手續(xù)。3.查閱過(guò)程中，查閱人員不得自行拍照、復(fù)印、抄錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案材料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案及時(shí)歸還檔案管理部門，并在《干部檔案查閱登記表》上注明查閱情況。（二）借閱要求1.借閱人員必須妥善保管所借閱的干部檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出公司/組織辦公區(qū)域。如遇特殊情況需要帶出的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。借閱期間，檔案如有遺失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的歸還時(shí)間及時(shí)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.歸還檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)確保檔案完整無(wú)損，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員責(zé)任。五、檔案復(fù)制規(guī)定（一）復(fù)制申請(qǐng)因工作需要復(fù)制干部檔案材料的，查閱人員應(yīng)填寫《干部檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途、復(fù)制份數(shù)等，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至干部檔案管理部門。（二）復(fù)制審批檔案管理部門對(duì)復(fù)制申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制操作。（三）復(fù)制要求1.復(fù)制檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張和設(shè)備，確保復(fù)制件清晰、完整。2.復(fù)制份數(shù)應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)批準(zhǔn)的數(shù)量執(zhí)行，不得擅自多印或留存多余副本。3.復(fù)制完成后，檔案管理部門應(yīng)對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)，并在復(fù)制件上加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章，注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。4.復(fù)制件應(yīng)與原件一同妥善保管，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理和歸檔。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)干部檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。2.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源，確保庫(kù)房安全。（二）安全管理1.定期對(duì)干部檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行處理。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，規(guī)范操作流程，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞或丟失。3.如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，并及時(shí)向上級(jí)主管部門報(bào)告。同時(shí)，要積極配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理，查明原因，分清責(zé)任，采取補(bǔ)救措施，最大限度減少損失。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司/組織建立健全干部檔案查借閱監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查借閱情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案查借閱過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督和查處。（二）檢查內(nèi)容1.查借閱審批手續(xù)是否齊全，是否嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行審批。2.查借閱人員是否遵守查借閱要求，有無(wú)違規(guī)查閱、借閱、復(fù)制檔案等行為。3.檔案管理部門對(duì)查借閱情況的登記和記錄是否完整、準(zhǔn)確。4.檔案的保管和安全措施是否落實(shí)到位，有無(wú)檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定查閱、借閱干部檔案的部門或個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、通報(bào)批評(píng)等處理；造成檔案損壞、丟失、泄密等嚴(yán)重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.檔案管理人員違反本制度規(guī)定，未履行檔案管理職責(zé)，導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問(wèn)題的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；情節(jié)嚴(yán)重的，予以辭退。八、附