PAGE安全保衛(wèi)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全保衛(wèi)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司安全保衛(wèi)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在安全保衛(wèi)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映安全保衛(wèi)工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理安全保衛(wèi)工作中產(chǎn)生的各類文件、記錄等資料，確保檔案無遺漏。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等真實(shí)可靠。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的安全保衛(wèi)檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檔案管理，確保管理工作規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善安全保衛(wèi)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司安全保衛(wèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，保障檔案存放環(huán)境安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門安全保衛(wèi)檔案資料的收集、整理和初步分類，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保本部門檔案管理工作符合制度要求。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的日常管理和利用工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。3.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、借閱等工作，做好相關(guān)記錄。4.對(duì)檔案的安全保密負(fù)責(zé)，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.積極配合公司內(nèi)部審計(jì)、檢查等工作，提供所需的檔案資料。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.安全保衛(wèi)制度文件類：包括公司制定的安全保衛(wèi)工作相關(guān)制度、規(guī)定、辦法等文件。2.安全保衛(wèi)工作計(jì)劃與總結(jié)類：年度、季度、月度安全保衛(wèi)工作計(jì)劃、總結(jié)及專項(xiàng)工作的計(jì)劃與總結(jié)。3.安全保衛(wèi)檢查記錄類：日常安全檢查記錄、專項(xiàng)安全檢查記錄、安全隱患排查記錄等。4.安全保衛(wèi)培訓(xùn)記錄類：安全保衛(wèi)培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核記錄等。5.安全保衛(wèi)應(yīng)急處置類：應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練方案、演練記錄、突發(fā)事件處置報(bào)告等。6.安全保衛(wèi)設(shè)施設(shè)備管理類：安全保衛(wèi)設(shè)施設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、采購合同等。7.安全保衛(wèi)人員管理類：人員基本信息、考勤記錄、考核評(píng)價(jià)等。8.安全保衛(wèi)事件檔案類：盜竊、火災(zāi)、治安案件等安全保衛(wèi)事件的調(diào)查處理報(bào)告、相關(guān)證據(jù)材料等。9.其他安全保衛(wèi)相關(guān)類：如與外部單位簽訂的安全保衛(wèi)合作協(xié)議、安全保衛(wèi)工作的宣傳資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的編號(hào)方式。2.編號(hào)共分為四段，每段之間用“”隔開。3.第一段為檔案類別代碼，用大寫字母表示，如“A”表示安全保衛(wèi)制度文件類，“B”表示安全保衛(wèi)工作計(jì)劃與總結(jié)類等。4.第二段為年份代碼，用四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年形成的檔案。5.第三段為流水號(hào)，按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。6.第四段為版本號(hào)，用大寫字母表示，如“A”表示第一版，“B”表示第二版等。例如：一份2023年形成的安全保衛(wèi)制度文件類檔案，流水號(hào)為010，第一版，則編號(hào)為“A2023010A”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門在安全保衛(wèi)工作中形成的各類文件、記錄等資料。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）整理要求1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、排序。3.去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢?duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)。4.對(duì)紙張大小不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。5.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁數(shù)等。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。3.庫房應(yīng)配備消防器材、防盜報(bào)警裝置等安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查維護(hù)。4.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次上架存放，便于查找和管理。2.不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。（三）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。2.每季度至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.檢查過程中應(yīng)做好記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查情況及處理結(jié)果等。六、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱安全保衛(wèi)檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機(jī)密的安全保衛(wèi)檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.外部單位因工作需要查閱公司安全保衛(wèi)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.涉及重要事項(xiàng)的檔案借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長不得超過[X]個(gè)工作日。（三）借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、借閱檔案編號(hào)、題名、借閱期限等信息。2.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)，并在登記臺(tái)賬上注明歸還日期。（四）檔案利用1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得用于與工作無關(guān)的目的。2.利用檔案時(shí)如需復(fù)印、摘錄等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.檔案利用過程中形成的相關(guān)記錄，如復(fù)印記錄、摘錄內(nèi)容等，應(yīng)與原檔案一并保存。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)安全保衛(wèi)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司安全保衛(wèi)工作的參考作用、歷史意義等。3.檔案的保管期限是否已滿。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀