PAGE個人檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織個人檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在人力資源管理、員工職業(yè)發(fā)展及公司/組織運營決策中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織全體員工個人檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映員工的工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等實際情況，嚴(yán)禁虛假信息錄入。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案資料齊全，避免重要信息缺失。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工個人檔案信息安全，未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、泄露檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范流程，確保檔案整理、存儲、查閱等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.個人簡歷：記錄員工從參加工作至今的工作經(jīng)歷，包括工作單位、職位、工作時間等詳細(xì)信息。2.身份證明：身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件等相關(guān)證明文件。3.入職資料：入職申請表、勞動合同、入職體檢報告等。（二）工作業(yè)績與考核1.績效考核記錄：每月、季度、年度績效考核結(jié)果及評價意見。2.工作成果證明：項目成果報告、獲獎證書、發(fā)表的專業(yè)文章等能體現(xiàn)員工工作業(yè)績的資料。（三）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)證書等信息。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)調(diào)整記錄。（四）薪酬福利1.薪資調(diào)整記錄：每次薪資調(diào)整的原因、時間、調(diào)整幅度等相關(guān)文件。2.福利享受情況：如社保繳納記錄、公積金繳納記錄、各類補貼領(lǐng)取記錄等。（五）獎懲情況1.獎勵記錄：公司內(nèi)部及外部獲得的各類獎勵，包括獎勵名稱、頒發(fā)單位、獎勵時間等。2.處罰記錄：因違反公司規(guī)定或相關(guān)法律法規(guī)受到的處罰，處罰原因、處罰時間及處罰決定等。（六）勞動合同變更勞動合同續(xù)簽、解除、終止等相關(guān)手續(xù)及文件。（七）其他重要信息員工認(rèn)為有必要納入個人檔案的其他重要資料，如特殊技能證書、重要會議紀(jì)要等。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《個人檔案信息登記表》，要求員工如實填寫個人基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將填寫完整的《個人檔案信息登記表》及相關(guān)證明材料提交至人力資源部門。人力資源部門對提交的資料進(jìn)行初步審核，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整。3.審核通過后，人力資源部門按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，將新員工檔案資料進(jìn)行整理、編號，并錄入公司/組織的檔案管理系統(tǒng)。（二）檔案資料收集1.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)及時收集本部門員工的工作業(yè)績、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等相關(guān)資料，并定期提交至人力資源部門。2.人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)定期從公司財務(wù)部門獲取員工薪酬福利調(diào)整記錄，從行政部門獲取員工勞動合同變更記錄，并將這些資料及時歸入員工個人檔案。3.員工本人應(yīng)主動向公司/組織提交與個人發(fā)展相關(guān)的重要資料，如培訓(xùn)證書、獲獎證書等，確保個人檔案信息的及時更新。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。同一類別的資料應(yīng)按照時間順序排列，確保資料的連貫性和邏輯性。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號規(guī)則應(yīng)在公司/組織內(nèi)部統(tǒng)一公布，并保持相對穩(wěn)定。3.對檔案資料中的復(fù)印件，應(yīng)確保清晰、完整，并與原件核對一致。如有必要，可在復(fù)印件上加蓋“與原件核對一致”章，并注明核對人及核對日期。（二）歸檔流程1.檔案管理人員將整理好的檔案資料按照編號順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明員工姓名、檔案編號、檔案類別等信息。2.將檔案盒存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)按照一定的規(guī)律進(jìn)行編號，便于快速查找。同時，建立檔案存放索引表，記錄每個檔案盒的存放位置及相關(guān)信息。3.檔案管理人員定期對檔案進(jìn)行盤點，檢查檔案資料的完整性和存放情況，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。五、檔案保管（一）保管環(huán)境1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。保管室內(nèi)應(yīng)安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，保持適宜的溫度和濕度。2.檔案柜應(yīng)擺放整齊，保持通風(fēng)良好，避免檔案資料受潮、發(fā)霉或損壞。（二）保管期限1.員工個人檔案應(yīng)長期保管，直至員工離職后按照國家法律法規(guī)規(guī)定的期限進(jìn)行保存。2.對于一些時效性較強的檔案資料，如績效考核記錄、培訓(xùn)記錄等，可根據(jù)實際情況確定保管期限，但最短不得少于[X]年。（三）檔案安全管理1.檔案保管室應(yīng)配備專人負(fù)責(zé)日常管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。管理人員應(yīng)定期對檔案保管室進(jìn)行安全檢查，確保安全設(shè)施正常運行。2.建立檔案借閱登記制度，對檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱人姓名、借閱時間、借閱目的、歸還時間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如遇特殊情況需要延期借閱，應(yīng)提前辦理相關(guān)手續(xù)。3.定期對檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。同時，建立備份數(shù)據(jù)的定期檢查和恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的個人檔案。員工如需查閱檔案，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容和查閱目的。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司/組織高層管理人員因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.其他部門因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)向人力資源部門提交《檔案查閱申請表》，說明查閱原因和查閱范圍，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人提交《檔案查閱申請表》后，人力資源部門檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案資料。2.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱員工個人檔案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)提前向人力資源部門申請并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。（四）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)審批通過后，到人力資源部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員按照借閱申請表的內(nèi)容，為借閱人提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案資料，并到人力資源部門辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員對歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。七、檔案信息變更與更新（一）信息變更申請員工個人基本信息、工作經(jīng)歷、薪酬福利等檔案信息發(fā)生變更時，應(yīng)及時向人力資源部門提交《檔案信息變更申請表》，說明變更內(nèi)容及變更原因，并提供相關(guān)證明材料。（二）審核與更新1.人力資源部門收到員工提交的《檔案信息變更申請表》后，對變更內(nèi)容及相關(guān)證明材料進(jìn)行審核。審核通過后，及時對檔案信息進(jìn)行更新，并在檔案管理系統(tǒng)中同步更新。2.對于涉及勞動合同變更、薪酬福利調(diào)整等重要信息變更的，人力資源部門應(yīng)與相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保信息變更的準(zhǔn)確性和一致性。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，按照國家法律法規(guī)規(guī)定的期限保存期滿的個人檔案，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。2.因自然災(zāi)害、不可抗力等原因?qū)е聶n案資料損壞、無法使用，且已無保存價值的，經(jīng)檔案管理部門鑒定、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程準(zhǔn)備1.檔案管理部門對擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和核對，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（三）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理部門專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等安全可靠的方法，確保檔案信息無