PAGE經(jīng)營活動檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司經(jīng)營活動檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營活動中形成的各類檔案，包括但不限于合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)報表、市場調(diào)研資料、客戶信息等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對經(jīng)營活動檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司經(jīng)營活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄露，對涉及公司機密的檔案嚴格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負責(zé)公司經(jīng)營活動檔案的日常管理工作，其職責(zé)如下：1.制定和完善公司檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負責(zé)接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計公司經(jīng)營活動檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.負責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。7.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助解決檔案利用過程中的問題。（二）各部門兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負責(zé)本部門經(jīng)營活動檔案的收集、整理和移交工作，其職責(zé)如下：1.負責(zé)收集本部門在經(jīng)營活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門的文件材料進行初步整理，分類存放。3.定期將本部門整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同協(xié)議類：包括各類買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議、招投標文件等。2.業(yè)務(wù)文件類：包括項目策劃書、可行性研究報告、業(yè)務(wù)往來信函、會議紀要、工作指令等。3.財務(wù)報表類：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、財務(wù)審計報告等。4.市場調(diào)研資料類：包括市場調(diào)研報告、行業(yè)分析報告、競爭對手資料等。5.客戶信息類：包括客戶基本資料、客戶需求記錄、客戶反饋意見等。6.其他類：包括公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等相關(guān)證照文件，以及公司內(nèi)部規(guī)章制度、員工培訓(xùn)資料等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在經(jīng)營活動中形成的文件材料，確保文件材料的真實性、完整性和準確性。2.對于重要的文件材料，應(yīng)一式多份，分別保存于不同的載體上，如紙質(zhì)、電子等，以防止文件丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成部門、時間、內(nèi)容等因素進行分類，建立科學(xué)合理的分類體系。例如，可分為合同協(xié)議類、業(yè)務(wù)文件類、財務(wù)報表類、市場調(diào)研資料類、客戶信息類等大類，每大類下再根據(jù)具體情況細分小類。2.編號：對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字編碼的方式，如年份+流水號等。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查閱和檢索。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。四、檔案的保管（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要經(jīng)營活動和歷史面貌，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是在較長時間內(nèi)對公司經(jīng)營活動有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司經(jīng)營活動有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。2.電子檔案：應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)分別存儲在不同的物理位置。同時，應(yīng)建立電子檔案的存儲目錄和索引，便于檢索和利用。3.磁性介質(zhì)檔案：如錄音帶、錄像帶、磁盤等，應(yīng)存放在防磁、防潮、防塵的環(huán)境中，并定期進行檢查和復(fù)制，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準，一般溫度控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，如滅火器、防火門、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護。3.庫房內(nèi)嚴禁吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，及時準確地提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，防止檔案被涂改、損壞或丟失。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供的借閱內(nèi)容，及時準確地提供檔案，并辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.涉及公司機密的檔案，如未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，不得查閱和借閱。2.因工作需要，外單位人員查閱或借閱公司檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱或借閱，并嚴格控制查閱或借閱范圍。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人、法務(wù)部門負責(zé)人等組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度的要求，對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門負責(zé)組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀記錄》，注明銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.檔案銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司經(jīng)營活動檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)錄入和整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.應(yīng)定期對檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份