PAGE縣住建局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強縣住建局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在住建局各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣住建局機關(guān)各科室、局屬各單位以及下屬各相關(guān)部門在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則住建局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映住建局各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集和整理住建局在不同時期、不同工作領(lǐng)域形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。（四）管理職責(zé)1.局辦公室負責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實施。集中管理住建局各類檔案，對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。負責(zé)向縣檔案局報送檔案管理工作情況，接受檔案局的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。2.各科室、局屬各單位負責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理、立卷工作，并定期移交局辦公室。明確一名檔案管理人員，負責(zé)本科室、本單位檔案管理的日常工作，確保檔案的及時歸檔和安全保管。配合局辦公室做好檔案的查詢、利用等工作，提供真實、準確的檔案信息。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類住建局制定的各類規(guī)章制度、規(guī)范性文件、會議紀要、工作計劃、總結(jié)、報告等。住建局與上級主管部門、其他單位之間的往來文件、函件、通知等。住建局內(nèi)部的工作請示、批復(fù)、批示、簽報等。2.業(yè)務(wù)工作類城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的文件、圖紙、資料。房地產(chǎn)市場管理、住房保障、物業(yè)管理等工作中形成的各類檔案。工程質(zhì)量監(jiān)督、安全監(jiān)管、竣工驗收等工作的相關(guān)資料。城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、市政工程管理等方面的檔案。3.人事管理類干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案、獎懲檔案等。人員招聘、調(diào)配、培訓(xùn)、晉升等工作的相關(guān)文件和記錄。4.財務(wù)管理類財務(wù)預(yù)算、決算報表、財務(wù)審計報告、會計憑證、賬簿等。資金使用計劃、項目經(jīng)費管理文件等。5.其他類住建局組織的各類活動、會議、培訓(xùn)等形成的照片、音像資料等。涉及住建局工作的重要合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。（二）收集要求1.各科室、局屬各單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本科室、本單位在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字、蓋章等手續(xù)齊全。3.對電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，同時做好備份工作。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事管理類、財務(wù)管理類、其他類等五大類。每大類下再根據(jù)具體情況進行細分，如業(yè)務(wù)工作類可分為城鄉(xiāng)建設(shè)、房地產(chǎn)管理、工程質(zhì)量監(jiān)督等小類。2.編號對每一份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度+類別+流水號”的方式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示業(yè)務(wù)工作類中的城鄉(xiāng)建設(shè)小類，“001”表示該小類下的第一份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。對每份檔案編寫頁號，頁號應(yīng)標(biāo)注在每頁的右上角。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。對破損、褪色的檔案應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。三、檔案的保管與保護（一）保管場所1.局辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材、防盜門窗等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、編號、保管期限等信息，確保檔案的安全保管。（三）保護措施1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)定期進行消毒、殺蟲處理，防止檔案霉變、蟲蛀。2.對電子檔案，應(yīng)定期進行備份，并采用安全可靠的存儲設(shè)備進行存儲。同時，要做好電子檔案的病毒防護和數(shù)據(jù)恢復(fù)工作，防止電子檔案丟失或損壞。3.嚴格限制檔案的查閱和使用范圍，對涉及機密的檔案應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。四、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時的原則，確保檔案的利用符合法律法規(guī)和工作需要。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足住建局內(nèi)部工作的需要，為各項業(yè)務(wù)工作提供支持和服務(wù)。3.在檔案利用過程中，應(yīng)注意保護檔案的安全和完整，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。（二）利用方式1.查閱住建局內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在科室、單位負責(zé)人簽字同意后，到局辦公室辦理查閱手續(xù)。局辦公室檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在科室、單位負責(zé)人和局辦公室負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在科室（單位）、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）檔案名稱及編號、歸還日期等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。2.根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容價值、保管期限等因素，對檔案進行科學(xué)合理的鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由局辦公室負責(zé)人擔(dān)任組長，各科室、局屬各單位檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，判斷檔案的保存價值。2.根據(jù)檔案的保存價值，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。3.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)鑒定工作小組審核、局辦公室負責(zé)人批準后，進行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，銷毀人員應(yīng)嚴格按照批準的銷毀清單進行銷毀，確保銷毀徹底，防止檔案流失。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員和銷毀人員在銷毀清單上簽字確認。3.銷毀清單應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[X]年。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為住建局內(nèi)部各科室、局屬各單位提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，圖像格式應(yīng)為常見的圖片格式（如JPEG、TIFF等）。對數(shù)字化檔案進行質(zhì)量檢查，確保圖像清晰、完整、可讀。同時，對數(shù)字化檔案進行命名、分類、標(biāo)注等處理，建立與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子目錄。2.系統(tǒng)建設(shè)選用功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊。對檔案信息化管理系統(tǒng)進行定制化開發(fā)，滿足住建局檔案管理的特殊需求。同時，要做好系統(tǒng)的安全防護工作，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止檔案信息泄露。3.數(shù)據(jù)備份與安全定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進