PAGE機(jī)要部門(mén)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)要部門(mén)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司機(jī)要部門(mén)的檔案管理工作，包括各類(lèi)文件、資料、記錄等的收集、整理、保管、查閱和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機(jī)要部門(mén)檔案由專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保機(jī)要檔案不被泄露。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，為公司各部門(mén)提供便捷的檔案查閱服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）機(jī)要部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)機(jī)要部門(mén)檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.審核檔案管理制度和流程，確保其符合法律法規(guī)和公司要求。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題，為檔案管理工作提供必要的資源支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立檔案檢索系統(tǒng)，確保檔案查閱的便捷性。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.積極為公司各部門(mén)提供檔案查閱服務(wù)，解答有關(guān)檔案方面的咨詢(xún)。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件資料的收集、整理和初步分類(lèi)，定期移交機(jī)要部門(mén)。2.協(xié)助機(jī)要部門(mén)做好檔案的查閱和利用工作，提供相關(guān)信息和線索。3.監(jiān)督本部門(mén)人員對(duì)檔案的使用情況，確保檔案的安全和完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司形成的各類(lèi)文件，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.公司內(nèi)部各部門(mén)之間往來(lái)的文件、資料。4.反映公司歷史沿革、重大事件、重要活動(dòng)的文件、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)產(chǎn)生的文件資料收集齊全，確保無(wú)遺漏。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)移交機(jī)要部門(mén)。3.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（三）整理原則1.遵循文件形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類(lèi)，可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)文件進(jìn)行編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保護(hù)文件的原貌，不得影響文件的閱讀和使用。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.機(jī)要部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。2.檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于分類(lèi)存放檔案。貨架應(yīng)合理布局，充分利用空間。（三）檔案存放1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案整齊排列存放在檔案柜或貨架上。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重大合同協(xié)議、歷史沿革資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為15年至50年，包括一般性的行政文件、業(yè)務(wù)文件等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，包括臨時(shí)性的文件、資料等。（五）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到機(jī)要部門(mén)查閱。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)機(jī)要部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員憑有效證件到機(jī)要部門(mén)辦理查閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.檔案管理人員根據(jù)查閱人員的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出機(jī)要部門(mén)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.如需將檔案用于公司內(nèi)部的宣傳、培訓(xùn)、研究等活動(dòng)，應(yīng)經(jīng)機(jī)要部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的方式使用。3.未經(jīng)公司同意，不得將檔案提供給外部單位或個(gè)人使用。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由機(jī)要部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀；對(duì)仍有一定保存價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》。2.《檔案銷(xiāo)毀審批表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并由監(jiān)銷(xiāo)人員在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將電子檔案的相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。3.檔案檢索系統(tǒng)開(kāi)發(fā)：開(kāi)發(fā)檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、編號(hào)等檢索，方便用戶快速查找所需檔案。4.檔案利用系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案利用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、下載、打印等功能，提高檔案利用的便捷性。（三）信息化管理要求1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備安