PAGE醫(yī)保統(tǒng)籌檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)保統(tǒng)籌檔案管理，確保醫(yī)保統(tǒng)籌業(yè)務(wù)的規(guī)范運行，維護參保人員的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)保行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及醫(yī)保統(tǒng)籌業(yè)務(wù)的所有部門及工作人員在醫(yī)保統(tǒng)籌檔案的收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家關(guān)于醫(yī)保統(tǒng)籌及檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：醫(yī)保統(tǒng)籌檔案應如實反映醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理過程和參保人員信息，保證檔案內(nèi)容完整無缺漏。3.安全保密原則：采取有效措施確保醫(yī)保統(tǒng)籌檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護參保人員隱私。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理和查詢提供便利。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善醫(yī)保統(tǒng)籌檔案管理制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門醫(yī)保統(tǒng)籌檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中保管醫(yī)保統(tǒng)籌檔案，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對醫(yī)保統(tǒng)籌檔案進行檢查、鑒定、統(tǒng)計，確保檔案質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定向醫(yī)保行政部門及其他相關(guān)部門移交檔案。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門醫(yī)保統(tǒng)籌業(yè)務(wù)檔案的收集、整理，確保檔案資料齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交歸檔。3.在業(yè)務(wù)辦理過程中，配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作。（三）檔案管理人員職責1.熟悉醫(yī)保統(tǒng)籌業(yè)務(wù)和檔案管理知識，嚴格按照檔案管理流程進行操作。2.負責醫(yī)保統(tǒng)籌檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等具體工作。3.維護檔案保管環(huán)境，確保檔案安全。4.為檔案利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.參保人員基本信息檔案，包括身份證、戶口本、醫(yī)?？ǖ认嚓P(guān)資料。2.醫(yī)保參保登記、變更、注銷等業(yè)務(wù)檔案，如申請表、審批表、相關(guān)證明材料等。3.醫(yī)保費用報銷檔案，包括報銷申請表、病歷、費用清單、發(fā)票等。4.醫(yī)?；鸨O(jiān)管檔案，如檢查記錄、違規(guī)處理決定書等。5.醫(yī)保政策宣傳、培訓等相關(guān)檔案資料。6.其他與醫(yī)保統(tǒng)籌業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應在業(yè)務(wù)辦理完畢后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對收集的電子檔案，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并做好備份存儲。（三）收集流程1.業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員在業(yè)務(wù)辦理完成后，對相關(guān)檔案資料進行初步整理，填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案資料及移交清單一并提交給本部門負責人審核。3.部門負責人審核無誤后，在移交清單上簽字確認，并將檔案資料移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門接收檔案資料時，核對移交清單與檔案資料的一致性，對不符合要求的檔案資料及時退回業(yè)務(wù)部門補充完善。四、檔案整理（一）分類標準1.按照醫(yī)保業(yè)務(wù)類別分為參保登記類、費用報銷類、基金監(jiān)管類等。2.每類業(yè)務(wù)再根據(jù)具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行細分，如參保登記類可分為新參保登記、續(xù)保登記、信息變更登記等。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類標準對檔案資料進行排序，去除無關(guān)材料，對破損、褪色的檔案進行修復或復制。采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒、檔案袋進行裝訂和存放，并在檔案盒、檔案袋上標注檔案類別、年度、保管期限等信息。2.電子檔案：按照分類標準建立電子文件夾，將電子檔案資料按照業(yè)務(wù)類別和時間順序進行存儲。對電子檔案進行命名規(guī)范，確保文件名能夠準確反映檔案內(nèi)容。同時，建立電子檔案索引目錄，方便快速查找。（三）編目要求1.紙質(zhì)檔案編目應包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。案卷封面應填寫檔案類別、年度、保管期限、案卷題名等信息；卷內(nèi)目錄應詳細記錄每份檔案資料的題名、日期、頁號等；備考表應記錄檔案的整理情況、存在問題及處理意見等。2.電子檔案編目應建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，記錄電子檔案的文件名、存儲路徑、日期、大小等信息，便于檢索和查詢。五、檔案保管（一）保管場所1.應設(shè)置專門的醫(yī)保統(tǒng)籌檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等安全防護設(shè)施。2.庫房應保持清潔、通風良好，溫度、濕度應符合檔案保管要求。（二）保管期限1.醫(yī)保統(tǒng)籌檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.參保人員基本信息檔案、醫(yī)?；鸨O(jiān)管檔案等重要檔案應永久保管；醫(yī)保參保登記、變更、注銷等業(yè)務(wù)檔案保管期限為[X]年；醫(yī)保費用報銷檔案保管期限為[X]年。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、存放位置等信息。2.定期對檔案進行清查盤點，確保賬實相符。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理，并做好記錄。3.對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進行，形成鑒定報告，經(jīng)公司/組織負責人批準后實施銷毀。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部業(yè)務(wù)部門在辦理醫(yī)保業(yè)務(wù)時查閱相關(guān)檔案資料。2.參保人員查詢本人醫(yī)保檔案信息。3.醫(yī)保行政部門、審計部門等相關(guān)單位依法查閱醫(yī)保統(tǒng)籌檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案。查閱紙質(zhì)檔案應在檔案查閱室進行，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助；查閱電子檔案應通過檔案管理系統(tǒng)進行操作，檔案管理人員應指導利用者正確使用系統(tǒng)。2.借閱：因工作需要確需借閱醫(yī)保統(tǒng)籌檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、歸還時間等信息。2.每次檔案利用完畢后，檔案管理人員應及時將檔案歸還原位，并檢查檔案是否完好無損。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的醫(yī)保統(tǒng)籌檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲、檢索、利用等功能。2.通過信息化手段提高檔案管理效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為醫(yī)保業(yè)務(wù)的快速發(fā)展提供有力支持。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：支持將紙質(zhì)檔案資料和電子檔案資料進行數(shù)字化錄入，確保錄入信息準確無誤。2.分類整理功能：按照預設(shè)的分類標準對檔案進行自動分類整理，生成電子目錄和索引。3.存儲管理功能：對電子檔案進行安全存儲，支持多格式存儲，定期進行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復功能。4.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案類別、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行快速檢索，方便檔案利用者查找所需檔案。5.利用管理功能：記錄檔案的查閱、借閱情況，對利用權(quán)限進行管理，并生成利用統(tǒng)計報表。6.安全保密功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對不同人員的操作權(quán)限進行嚴格控制，防止檔案信息泄露。采用加密技術(shù)對電子檔案進行加密存儲，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作流程進行檔案管理工作。3.建立檔案信息化安全管理制度，加強對系統(tǒng)用戶的管理和培訓，提高用戶的安全意識，防止因操作不當導致檔案信息泄露或系統(tǒng)故障。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部應定期對醫(yī)保統(tǒng)籌檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全情況、檔案利用服務(wù)情況等。2.檔案管理部門應定期開展自查自糾工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題，并形成自查報告。（二）考核評價1.建立醫(yī)保統(tǒng)籌檔案管理工作考核評價機制，對各部門及檔案管理人員的檔案管理工作進行考核評價?？己嗽u價結(jié)果作為部門和個人年度績效考核的重要