PAGE專項(xiàng)工程檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專項(xiàng)工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為公司專項(xiàng)工程建設(shè)、運(yùn)營(yíng)及維護(hù)提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有專項(xiàng)工程項(xiàng)目，包括但不限于新建、改建、擴(kuò)建、技術(shù)改造、設(shè)備更新等各類(lèi)專項(xiàng)工程。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)專項(xiàng)工程檔案管理工作，各專項(xiàng)工程建設(shè)部門(mén)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔等具體工作。2.全過(guò)程管理原則。專項(xiàng)工程檔案管理貫穿于項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收及運(yùn)行維護(hù)的全過(guò)程。3.真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性原則。確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映專項(xiàng)工程實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，資料完整齊全。4.便于利用原則。檔案整理應(yīng)科學(xué)規(guī)范，便于查詢、檢索和利用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善專項(xiàng)工程檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.對(duì)各專項(xiàng)工程建設(shè)部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管和統(tǒng)計(jì)公司專項(xiàng)工程檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.組織檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。5.提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助開(kāi)展檔案利用工作。（二）專項(xiàng)工程建設(shè)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本專項(xiàng)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體檔案管理工作，并接受公司檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照檔案管理要求，及時(shí)將整理好的檔案移交公司檔案管理部門(mén)。4.配合公司檔案管理部門(mén)做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對(duì)本專項(xiàng)工程項(xiàng)目檔案管理工作負(fù)總責(zé)，確保檔案管理工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，督促相關(guān)人員做好檔案收集、整理等工作。3.審核檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)重要檔案資料進(jìn)行把關(guān)。（四）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)專項(xiàng)工程檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。2.按照檔案管理規(guī)定，及時(shí)將檔案移交公司檔案管理部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助做好檔案的查閱、借閱登記等工作。4.負(fù)責(zé)檔案保管場(chǎng)所的安全、衛(wèi)生等工作，確保檔案安全。三、檔案收集（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、項(xiàng)目選址意見(jiàn)書(shū)等。2.設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更等相關(guān)圖紙、文件。3.施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工技術(shù)交底、工程質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.調(diào)試文件，包括設(shè)備調(diào)試記錄、系統(tǒng)調(diào)試報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等。6.項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)文件，包括設(shè)備運(yùn)行記錄、維修記錄、技術(shù)改造文件等。7.其他與專項(xiàng)工程相關(guān)的文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往信函、合同協(xié)議等。（二）收集要求1.各專項(xiàng)工程建設(shè)部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集相關(guān)文件資料。2.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對(duì)重要文件資料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。4.檔案收集過(guò)程中應(yīng)做好記錄，注明文件資料的名稱、來(lái)源、日期、份數(shù)等信息。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件資料形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類(lèi)科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。3.便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.按照專項(xiàng)工程項(xiàng)目類(lèi)別進(jìn)行一級(jí)分類(lèi)，如建筑工程、電氣工程、設(shè)備安裝工程等。2.每類(lèi)項(xiàng)目再按照文件資料的性質(zhì)、階段等進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)，如建筑工程可分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件等。3.二級(jí)分類(lèi)下的文件資料按照時(shí)間順序或重要程度等進(jìn)行排列。（三）組卷要求1.同一來(lái)源、同一性質(zhì)、同一時(shí)間的文件資料應(yīng)組成一卷或數(shù)卷。2.卷內(nèi)文件應(yīng)排列整齊，編目清晰，裝訂牢固。3.卷內(nèi)文件應(yīng)按照順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置應(yīng)統(tǒng)一。（四）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。2.編號(hào)由項(xiàng)目代碼、分類(lèi)代碼、卷號(hào)等組成。3.項(xiàng)目代碼采用專項(xiàng)工程項(xiàng)目名稱的首字母縮寫(xiě)，分類(lèi)代碼按照上述分類(lèi)方法編寫(xiě)，卷號(hào)按照組卷順序依次編寫(xiě)。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目立項(xiàng)后及時(shí)歸檔。2.設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)完成并審核通過(guò)后歸檔。3.施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步歸檔，每月定期整理歸檔一次。4.調(diào)試文件應(yīng)在調(diào)試工作完成后歸檔。5.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)歸檔。6.項(xiàng)目運(yùn)行維護(hù)文件應(yīng)定期歸檔，每年歸檔一次。（二）歸檔程序1.專項(xiàng)工程建設(shè)部門(mén)檔案管理人員按照整理要求對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目，填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、編號(hào)、日期等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.檔案管理人員將整理好的檔案及檔案移交清單一并移交公司檔案管理部門(mén)。4.公司檔案管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知專項(xiàng)工程建設(shè)部門(mén)進(jìn)行整改。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)、編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行專柜保管，并采取加密存儲(chǔ)等措施，確保檔案安全。3.檔案庫(kù)房應(yīng)建立庫(kù)存檔案臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保賬實(shí)相符。（三）保管期限1.專項(xiàng)工程檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等重要文件資料。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括設(shè)計(jì)文件、施工文件、設(shè)備運(yùn)行記錄等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括一般性文件資料，保管期限為[X]年。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。4.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并做好銷(xiāo)毀記錄。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱專項(xiàng)工程檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司檔案管理部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密或重要項(xiàng)目的檔案，查閱人應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司專項(xiàng)工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.查閱人如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱專項(xiàng)工程檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位借閱公司專項(xiàng)工程檔案，原則上不予辦理。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照公司相關(guān)規(guī)定簽訂借閱協(xié)議。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大利用范圍。2.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司專項(xiàng)工程檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.通過(guò)信息化手段提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)系統(tǒng)漏洞，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況，確保能夠及時(shí)恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各專項(xiàng)工程建設(shè)部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。3.專項(xiàng)工程建設(shè)部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供檔案管理情況。