PAGE檔案室陣地建設(shè)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室陣地建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。2.真實(shí)完整原則各部門及所屬單位應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案信息安全。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持，方便檔案利用者查閱和使用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置公司設(shè)立檔案室，隸屬于[具體部門名稱]，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門及所屬單位的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。4.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案信息支持。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（三）各部門及所屬單位職責(zé)1.各部門及所屬單位應(yīng)明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案工作的組織和協(xié)調(diào)。2.負(fù)責(zé)本部門及所屬單位各類文件材料的形成和積累，按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔，并及時(shí)移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.遵守公司檔案管理規(guī)章制度，維護(hù)檔案的安全和保密。三、檔案收集與歸檔（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的歷史記錄，包括但不限于以下幾類：行政管理類：公司設(shè)立、變更登記文件，公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄，工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告，規(guī)章制度，人事任免文件，合同協(xié)議，招投標(biāo)文件，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。經(jīng)營(yíng)管理類：市場(chǎng)調(diào)研資料，營(yíng)銷策劃方案，銷售合同，客戶信息，生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度記錄，質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，設(shè)備采購、維修記錄，物資采購合同等。技術(shù)研發(fā)類：科研項(xiàng)目立項(xiàng)、結(jié)題文件，技術(shù)方案、圖紙、專利證書，產(chǎn)品研發(fā)資料，技術(shù)改造記錄等?；窘ㄔO(shè)類：工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告，設(shè)計(jì)圖紙，施工文件，竣工驗(yàn)收文件等。黨群工作類：黨組織建設(shè)文件，黨員名冊(cè)，工會(huì)工作文件，共青團(tuán)工作文件等。2.國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定應(yīng)歸檔保存的數(shù)據(jù)、資料等。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)收集本部門及所屬單位形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成文件材料的損壞或丟失。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完整、格式規(guī)范，符合檔案整理要求。（三）歸檔程序1.各部門及所屬單位應(yīng)定期對(duì)收集的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類方案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制《歸檔文件目錄》。2.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)移交檔案室，移交時(shí)應(yīng)填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類，具體如下：1.年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，每年形成的檔案為一個(gè)類別。2.機(jī)構(gòu)分類：按公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置對(duì)檔案進(jìn)行分類，每個(gè)機(jī)構(gòu)形成的檔案為一個(gè)類別。3.保管期限分類：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）三種保管期限。（三）整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序進(jìn)行排列，在每一類目?jī)?nèi)，按文件形成時(shí)間先后順序排列。3.歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目項(xiàng)目包括：檔號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限、件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等。4.裝訂歸檔文件應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的裝訂材料，采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式，確保裝訂牢固、整齊美觀，不影響文件的閱讀和利用。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序上架存放，便于查找和利用。2.上架檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面清點(diǎn)，填寫《檔案清點(diǎn)登記表》，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫房、設(shè)備、人員等的安全管理。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全操作規(guī)程，不得擅自離崗，確保檔案庫房的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。對(duì)發(fā)生的檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并采取有效的措施進(jìn)行處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、實(shí)事求是、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和保管期限表。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，判斷檔案的保存價(jià)值。（四）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)逐卷（件）進(jìn)行審查，填寫《檔案鑒定意見書》，提出銷毀意見。3.將《檔案鑒定意見書》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（五）銷毀程序1.對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等情況。3.檔案管理人員的工作情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案管理工作中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄。2.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。八、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，確保檔案信息的合理利用。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門及所屬單位因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱、借閱檔案。3.個(gè)人因涉及個(gè)人權(quán)益等需要查閱、借閱檔案。（三）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.公司外部單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.個(gè)人查閱、借閱檔案，應(yīng)出具有效身份證件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.檔案借閱應(yīng)嚴(yán)格按照借閱期限歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或逾期不還。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.利用檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。（五）利用登記檔案室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、高效利用和安全存儲(chǔ)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化加工，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.檔案信息安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息安全防護(hù)機(jī)制，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問控制、防火墻等安全措施，確保檔案信息安全。（三）實(shí)施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.開展檔案數(shù)字化加工工作，按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.組織實(shí)施檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，進(jìn)行系統(tǒng)選型、開發(fā)、測(cè)試、上線運(yùn)行等工作。4.建立檔案信息安全保障體系，加強(qiáng)對(duì)檔案信息