PAGE電子心理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工心理健康管理，規(guī)范電子心理檔案的建立、使用與管理，充分發(fā)揮心理檔案在員工心理健康評(píng)估、干預(yù)及職業(yè)發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工電子心理檔案的管理。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工心理檔案信息安全，未經(jīng)員工書(shū)面同意，不得向任何第三方披露。2.科學(xué)性原則：采用科學(xué)的心理測(cè)評(píng)工具和方法，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、有效。3.實(shí)用性原則：檔案管理應(yīng)緊密圍繞員工心理健康管理需求，為人力資源決策、員工關(guān)懷等提供有力支持。二、電子心理檔案的內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息包括姓名、性別、年齡、部門(mén)、崗位、聯(lián)系方式等。（二）心理測(cè)評(píng)結(jié)果1.心理健康狀況評(píng)估：如焦慮、抑郁、壓力等方面的測(cè)評(píng)結(jié)果。2.個(gè)性特征分析：性格類型、氣質(zhì)特點(diǎn)等。3.職業(yè)心理測(cè)評(píng)：職業(yè)興趣、職業(yè)能力傾向等。（三）心理咨詢記錄1.咨詢預(yù)約信息：預(yù)約時(shí)間、咨詢師等。2.咨詢過(guò)程記錄：咨詢主題、溝通內(nèi)容、咨詢師建議等。3.咨詢效果評(píng)估：?jiǎn)T工對(duì)咨詢效果的反饋等。（四）心理危機(jī)事件記錄1.事件發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)。2.采取的干預(yù)措施及效果。（五）其他相關(guān)信息如員工心理健康相關(guān)的培訓(xùn)經(jīng)歷、參加的心理拓展活動(dòng)等。三、電子心理檔案的建立（一）測(cè)評(píng)安排1.定期組織全體員工進(jìn)行心理健康測(cè)評(píng)，一般每年一次。2.根據(jù)崗位特點(diǎn)和新員工入職情況，適時(shí)開(kāi)展專項(xiàng)測(cè)評(píng)。（二）測(cè)評(píng)實(shí)施1.選擇具有資質(zhì)的專業(yè)心理測(cè)評(píng)機(jī)構(gòu)或軟件進(jìn)行測(cè)評(píng)。2.測(cè)評(píng)前向員工詳細(xì)說(shuō)明測(cè)評(píng)目的、流程及注意事項(xiàng)，確保員工自愿、如實(shí)參與。3.測(cè)評(píng)過(guò)程嚴(yán)格按照測(cè)評(píng)工具的使用規(guī)范進(jìn)行操作，保證測(cè)評(píng)結(jié)果的準(zhǔn)確性。（三）信息錄入1.測(cè)評(píng)結(jié)束后，由專人負(fù)責(zé)將測(cè)評(píng)結(jié)果及相關(guān)信息準(zhǔn)確錄入電子心理檔案系統(tǒng)。2.心理咨詢記錄、心理危機(jī)事件記錄等由相關(guān)工作人員及時(shí)錄入，確保檔案信息的完整性。（四）檔案審核1.錄入后的電子心理檔案由心理健康管理部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。2.審核通過(guò)后的檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立索引，方便查詢和使用。四、電子心理檔案的使用（一）員工本人查詢1.員工有權(quán)通過(guò)公司指定的系統(tǒng)或方式查詢自己的電子心理檔案。2.查詢時(shí)需提供有效身份驗(yàn)證信息，確保查詢行為的合法性。（二）人力資源部門(mén)使用1.用于員工心理健康狀況分析，為員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供參考。2.在招聘、晉升、崗位調(diào)配等人力資源決策中，作為參考依據(jù)，輔助評(píng)估員工心理素質(zhì)與崗位匹配度。（三）心理健康管理部門(mén)使用1.制定個(gè)性化的心理健康干預(yù)方案，跟蹤員工心理健康狀況變化。2.對(duì)心理危機(jī)事件進(jìn)行分析總結(jié)，完善危機(jī)干預(yù)機(jī)制。（四）其他部門(mén)使用1.如員工所在部門(mén)在開(kāi)展團(tuán)隊(duì)建設(shè)、員工關(guān)懷活動(dòng)時(shí)，可參考員工心理檔案信息，更好地促進(jìn)團(tuán)隊(duì)和諧與員工成長(zhǎng)。2.但其他部門(mén)使用檔案信息時(shí)，需經(jīng)心理健康管理部門(mén)同意，并簽訂保密協(xié)議。五、電子心理檔案的安全管理（一）系統(tǒng)安全1.采用安全可靠的服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，確保電子心理檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全。2.定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和升級(jí)，安裝防火墻、防病毒軟件等安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。（二）用戶權(quán)限管理1.根據(jù)不同人員的工作職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限。例如，心理健康管理部門(mén)工作人員可進(jìn)行檔案錄入、修改、刪除等操作；員工本人只能查詢；其他部門(mén)人員經(jīng)授權(quán)可進(jìn)行有限度的查詢。2.定期對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行審核和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置合理、合規(guī)。（三）數(shù)據(jù)備份1.建立完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對(duì)電子心理檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。2.備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的異地位置，防止因本地災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（四）保密措施1.對(duì)接觸電子心理檔案的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密承諾書(shū)。2.在檔案查閱、使用過(guò)程中，嚴(yán)格限制知悉范圍，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸檔案信息。3.對(duì)涉及員工隱私的信息進(jìn)行加密處理，確保信息在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的保密性。六、電子心理檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.每年根據(jù)員工心理健康測(cè)評(píng)結(jié)果及工作生活變化情況，對(duì)電子心理檔案進(jìn)行更新。2.及時(shí)錄入新的心理咨詢記錄、心理危機(jī)事件記錄等信息，保證檔案內(nèi)容的時(shí)效性。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.心理健康管理部門(mén)定期對(duì)電子心理檔案進(jìn)行分析，關(guān)注員工心理健康狀況的動(dòng)態(tài)變化。2.根據(jù)分析結(jié)果，對(duì)需要重點(diǎn)關(guān)注的員工及時(shí)采取干預(yù)措施，并在檔案中記錄干預(yù)過(guò)程和效果。（三）數(shù)據(jù)清理1.定期清理過(guò)期、無(wú)效或重復(fù)的檔案數(shù)據(jù)，確保檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性。2.數(shù)據(jù)清理過(guò)程需進(jìn)行詳細(xì)記錄，以備審計(jì)和查詢。七、電子心理檔案的銷毀（一）銷毀條件1.員工離職、退休或因其他原因不再屬于公司管理范圍，且其電子心理檔案保存期限已滿。2.檔案內(nèi)容涉及的心理健康問(wèn)題已得到徹底解決，且經(jīng)過(guò)規(guī)定的審批流程同意銷毀。（二）銷毀流程1.由心理健康管理部門(mén)提出銷毀申請(qǐng)，說(shuō)明銷毀原因、檔案清單等。2.申請(qǐng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，安排專人進(jìn)行銷毀操作。3.銷毀過(guò)程需進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。4.銷毀記錄保存一定期限，以備查閱。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立專門(mén)的監(jiān)督小組，定期對(duì)電子心理檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案建立、使用、安全管理、更新維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）外部審計(jì)1.定期聘請(qǐng)專業(yè)審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)電子心理檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，確保制度執(zhí)行符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.根據(jù)審計(jì)意見(jiàn)，對(duì)制度和管理流程進(jìn)行優(yōu)化完善。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司心理健康管理部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1