PAGE檔案三合一制度審核一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，規(guī)范檔案三合一制度的審核工作，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在檔案管理過(guò)程中對(duì)檔案三合一制度的審核工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、政策方針以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面審核原則對(duì)檔案三合一制度涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)、各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行全面、細(xì)致的審核，不留死角。3.客觀公正原則審核過(guò)程中應(yīng)秉持客觀、公正的態(tài)度，不受任何外部因素干擾，確保審核結(jié)果真實(shí)可靠。4.注重實(shí)效原則審核工作應(yīng)注重實(shí)際效果，通過(guò)審核及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，不斷完善檔案三合一制度，提高檔案管理水平。二、檔案三合一制度概述（一）檔案三合一制度的定義檔案三合一制度是指將檔案分類(lèi)方案、歸檔范圍和保管期限表有機(jī)結(jié)合，形成一個(gè)完整、統(tǒng)一的檔案管理制度體系。其中，檔案分類(lèi)方案明確了檔案的分類(lèi)方法和類(lèi)別設(shè)置；歸檔范圍規(guī)定了哪些文件材料應(yīng)納入檔案管理；保管期限表則確定了各類(lèi)檔案的保管期限。（二）檔案三合一制度的作用1.規(guī)范檔案管理流程為檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)提供明確的指導(dǎo)和依據(jù)，使檔案管理工作有章可循、有序進(jìn)行。2.提高檔案管理效率通過(guò)統(tǒng)一的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍和保管期限，減少檔案管理過(guò)程中的重復(fù)勞動(dòng)和混亂現(xiàn)象，提高工作效率。3.保障檔案質(zhì)量確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用，為公司的各項(xiàng)工作提供有力支持。三、審核機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）審核機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立檔案三合一制度審核工作領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“領(lǐng)導(dǎo)小組”），負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和組織檔案三合一制度的審核工作。領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)由公司分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，成員包括各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)審核工作辦公室，掛靠公司檔案室，負(fù)責(zé)審核工作的具體組織實(shí)施和日常協(xié)調(diào)工作。審核工作辦公室成員由檔案室工作人員及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。（二）領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.審定檔案三合一制度審核工作的總體方案和計(jì)劃。2.協(xié)調(diào)解決審核工作中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。3.對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行最終審定，并做出決策。（三）審核工作辦公室職責(zé)1.制定檔案三合一制度審核工作的具體實(shí)施方案和操作細(xì)則。2.組織開(kāi)展檔案三合一制度的審核工作，包括收集資料、實(shí)地檢查、數(shù)據(jù)分析等。3.對(duì)審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行梳理和分析，提出整改意見(jiàn)和建議。4.撰寫(xiě)審核報(bào)告，向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)審核工作情況和結(jié)果。5.負(fù)責(zé)審核工作資料的整理、歸檔和保管。四、審核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案分類(lèi)方案審核1.分類(lèi)依據(jù)是否合理審核分類(lèi)方案所采用的分類(lèi)依據(jù)是否符合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案形成規(guī)律，是否能準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)在聯(lián)系。2.類(lèi)別設(shè)置是否科學(xué)檢查類(lèi)別設(shè)置是否全面、系統(tǒng)，有無(wú)交叉、重復(fù)或遺漏現(xiàn)象；各類(lèi)別之間的層次關(guān)系是否清晰，邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)。3.分類(lèi)方法是否統(tǒng)一確保分類(lèi)方案在全公司范圍內(nèi)保持統(tǒng)一，避免因分類(lèi)方法不一致導(dǎo)致檔案管理混亂。（二）歸檔范圍審核1.涵蓋內(nèi)容是否完整審查歸檔范圍是否涵蓋了公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等各種載體形式。2.界定標(biāo)準(zhǔn)是否明確明確歸檔范圍中各類(lèi)文件材料的歸檔界限，避免出現(xiàn)可歸可不歸的模糊地帶，確保歸檔范圍的確定性和可操作性。3.與國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的符合性檢查歸檔范圍是否符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，是否存在違反規(guī)定的情況。（三）保管期限表審核1.保管期限劃分是否準(zhǔn)確審核保管期限表中對(duì)各類(lèi)檔案保管期限的劃分是否合理、準(zhǔn)確，是否充分考慮了檔案的重要程度、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求。2.與國(guó)家規(guī)定及行業(yè)慣例的一致性確保保管期限表與國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定以及行業(yè)通行的做法相一致，避免出現(xiàn)過(guò)長(zhǎng)或過(guò)短的不合理情況。3.動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制是否健全檢查保管期限表是否建立了動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制，能夠根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變化等因素及時(shí)對(duì)保管期限進(jìn)行調(diào)整。五、審核程序（一）準(zhǔn)備階段1.制定審核計(jì)劃審核工作辦公室根據(jù)公司檔案管理實(shí)際情況和工作安排，制定詳細(xì)的審核計(jì)劃，明確審核的目的、范圍、內(nèi)容、方法、步驟以及時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。2.組建審核小組根據(jù)審核工作需要，從檔案室及相關(guān)部門(mén)抽調(diào)熟悉檔案業(yè)務(wù)、具備一定專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)的人員組成審核小組，明確各成員的職責(zé)分工。3.收集審核資料審核小組收集與檔案三合一制度相關(guān)的各類(lèi)文件資料，包括公司現(xiàn)行的檔案管理制度、業(yè)務(wù)流程文件、以往的檔案整理成果等，為審核工作提供基礎(chǔ)依據(jù)。（二）實(shí)施階段1.資料審查審核小組對(duì)收集到的資料進(jìn)行詳細(xì)審查，對(duì)照檔案三合一制度的要求，檢查檔案分類(lèi)方案、歸檔范圍和保管期限表的編制是否規(guī)范、合理，內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確。2.實(shí)地檢查深入公司各部門(mén)，實(shí)地查看檔案的整理、保管情況，檢查檔案的分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等是否符合檔案三合一制度的規(guī)定，了解檔案管理工作的實(shí)際執(zhí)行情況。3.數(shù)據(jù)分析對(duì)公司歷年檔案的形成數(shù)量、利用情況等進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，評(píng)估檔案三合一制度在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中的效果，為審核工作提供數(shù)據(jù)支持。（三）總結(jié)階段1.撰寫(xiě)審核報(bào)告審核小組根據(jù)審核情況，撰寫(xiě)審核報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括審核工作概況、審核發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、整改建議等。審核報(bào)告應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、清晰，具有針對(duì)性和可操作性。2.組織審核結(jié)果反饋會(huì)議召開(kāi)審核結(jié)果反饋會(huì)議，向公司各部門(mén)通報(bào)審核情況，聽(tīng)取各部門(mén)的意見(jiàn)和建議，解答疑問(wèn)，確保審核結(jié)果得到有效傳達(dá)和理解。3.形成審核結(jié)論根據(jù)審核報(bào)告和反饋會(huì)議情況，領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)檔案三合一制度審核結(jié)果進(jìn)行最終審定，形成審核結(jié)論。審核結(jié)論分為通過(guò)審核、基本通過(guò)審核需整改和不通過(guò)審核三種情況。六、審核結(jié)果處理（一）通過(guò)審核若檔案三合一制度審核結(jié)果為通過(guò)審核，審核工作辦公室應(yīng)將審核報(bào)告及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，作為公司檔案管理的重要依據(jù)。同時(shí)，向公司各部門(mén)通報(bào)審核結(jié)果，要求繼續(xù)嚴(yán)格按照檔案三合一制度開(kāi)展檔案管理工作。（二）基本通過(guò)審核需整改對(duì)于基本通過(guò)審核但存在一些問(wèn)題需要整改的情況，審核工作辦公室應(yīng)向責(zé)任部門(mén)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改內(nèi)容、整改期限和整改要求。責(zé)任部門(mén)應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，并將整改情況書(shū)面報(bào)告審核工作辦公室。審核工作辦公室對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。（三）不通過(guò)審核若審核結(jié)果為不通過(guò)審核，公司應(yīng)高度重視，組織相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案三合一制度進(jìn)行全面修訂和完善。修訂后的檔案三合一制度應(yīng)重新提交審核，直至審核通過(guò)為止。在制度修訂和重新審核期間，公司應(yīng)采取臨時(shí)措施，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展，避免出現(xiàn)檔案管理混亂的情況。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.培訓(xùn)對(duì)象公司全體員工，重點(diǎn)是檔案管理人員、各部門(mén)兼職檔案員以及涉及檔案形成、整理、利用的相關(guān)崗位人員。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案三合一制度的基本概念、內(nèi)容要求、審核標(biāo)準(zhǔn)與程序、實(shí)際操作方法等，使員工了解檔案三合一制度的重要性和具體實(shí)施要求。3.培訓(xùn)方式采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)講解、案例分析、線上學(xué)習(xí)等多種方式相結(jié)合，確保培訓(xùn)效果。定期組織培訓(xùn)考核，檢驗(yàn)員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度。（二）宣傳1.宣傳渠道利用公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、工作簡(jiǎn)報(bào)、微信群等多種渠道，廣泛宣傳檔案三合一制度的相關(guān)知識(shí)和審核工作情況。2.宣傳內(nèi)容重點(diǎn)宣傳檔案三合一制度對(duì)公司發(fā)展的重要意義、審核工作的目的和作用、審核結(jié)果的應(yīng)用等，提高員工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視程度，營(yíng)造良好的檔案管理工作氛圍。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全檔案三合一制度審核工作監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督主體、監(jiān)督內(nèi)容和監(jiān)督方式。公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案三合一制度審核工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保審核工作嚴(yán)格按照規(guī)定程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。（二）檢查內(nèi)容1.審核工作程序的執(zhí)行情況檢查審核小組是否按照規(guī)定的審核程序開(kāi)展工作，各項(xiàng)審核環(huán)節(jié)是否落實(shí)到位。2.審核結(jié)果的真實(shí)性和準(zhǔn)確性對(duì)審核報(bào)告中反映的問(wèn)題和結(jié)論進(jìn)行核實(shí)，檢查審核結(jié)果是否客觀、公正，是否符合實(shí)際情況。3.整改措施的落實(shí)情況跟蹤責(zé)任部門(mén)對(duì)整改通知書(shū)中提出的整改措施的落實(shí)情況，確保問(wèn)題得到有效整改。（三）檢查結(jié)果處理對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。對(duì)整改不力或拒不整改的部門(mén)和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅