PAGE工程建設檔案管理制度一、總則（一）目的為加強工程建設檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設、維護、改造以及企業(yè)發(fā)展提供可靠的依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有工程建設項目，包括新建、改建、擴建等各類工程項目。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映工程建設全過程的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容真實。2.完整性原則：涵蓋工程建設各個環(huán)節(jié)形成的各類文件材料，確保檔案全面無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設的內(nèi)在規(guī)律和檔案形成的自然規(guī)律，對檔案進行科學分類、系統(tǒng)整理。4.時效性原則：及時收集、整理、歸檔工程建設檔案，保證檔案信息的及時性和有效性。5.保密性原則：對涉及國家機密、企業(yè)商業(yè)秘密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工程建設檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導、監(jiān)督各工程項目部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理工程建設檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的有效存儲和便捷查詢。4.定期對工程建設檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量和安全。5.組織開展檔案利用工作，為工程建設、生產(chǎn)運營、技術研發(fā)等提供檔案服務。（二）工程項目部門職責1.負責本部門工程項目檔案工作的組織和實施，明確專人負責檔案管理。2.按照檔案管理要求，及時收集、整理本部門工程項目建設過程中形成的各類文件材料，并進行初步分類和編目。3.定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核、驗收工作。4.在工程建設過程中，配合檔案管理部門做好檔案的專項檢查和整改工作。（三）相關人員職責1.工程項目負責人：對本項目檔案工作負總責，確保檔案工作與工程建設同步進行，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的重大問題。2.檔案管理人員：熟悉檔案管理業(yè)務，認真履行檔案收集、整理、保管、利用等職責，保證檔案工作質量。3.工程技術人員：在工程建設過程中，及時形成并向檔案管理人員移交準確、完整的文件材料，對所提供檔案材料的真實性和完整性負責。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項目前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復等。2.工程設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更通知等。3.工程施工文件：施工組織設計、施工方案、技術交底、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄、材料設備質量證明文件（包括產(chǎn)品合格證、質量檢驗報告、質量保證書等）、施工日志、工程照片、錄像等。4.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、監(jiān)理月報、監(jiān)理通知單、工程質量評估報告等。5.工程竣工驗收文件：竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質量保修書、工程竣工圖等。6.其他與工程建設有關的文件：如招投標文件、合同協(xié)議、會議紀要、來往信函等。（二）收集要求1.各工程項目部門應明確檔案收集責任人，負責及時收集本部門在工程建設過程中產(chǎn)生的各類文件材料。2.對于外來文件，如設計文件、技術資料、設備資料等，應在收到后及時登記，并移交檔案管理人員。3.工程建設過程中的各項活動應同步形成文件材料，做到隨做隨記，不得事后補記。4.收集的文件材料應字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質文件應使用耐久性強的書寫材料，電子文件應采用通用格式存儲，并確保其真實性和完整性。（三）整理原則1.遵循工程建設的自然規(guī)律和文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、項目階段、形成時間等進行分類整理，同一類別的文件應集中排列，不同類別的文件應分開存放。3.每份文件應編制清晰、準確的檔號，檔號應反映文件的類別、項目編號、保管期限等信息，便于查找和管理。（四）整理方法1.分類按照工程建設程序，將檔案分為項目前期、工程設計、工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等類別。每個類別下再根據(jù)文件的具體內(nèi)容進行細分，如工程施工類可分為建筑工程、安裝工程、裝飾裝修工程等子類別。2.組卷同一項目、同一類別的文件材料應按照一定的邏輯順序進行組卷，卷內(nèi)文件應排列有序，一般按照文件形成的時間先后順序排列，重要文件在前，次要文件在后。卷內(nèi)文件應保持相對獨立和完整，不同來源、不同載體的文件不得混裝在同一卷內(nèi)。3.編目卷內(nèi)文件應編制卷內(nèi)目錄，目錄應包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等內(nèi)容，序號應按照文件排列順序編寫，文件題名應準確反映文件內(nèi)容，日期應填寫文件的形成日期，頁號應填寫每份文件在卷內(nèi)的起止頁碼。備注欄可填寫需要說明的事項。案卷應編制案卷封面、卷內(nèi)備考表和案卷目錄。案卷封面應填寫工程名稱、項目名稱、案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容；卷內(nèi)備考表應填寫卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、組卷情況說明、立卷人、檢查人等信息；案卷目錄應包括案卷號、案卷題名、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程項目部門應在工程建設項目階段性結束或全部竣工后，按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交歸檔。2.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，清單應包括案卷號、案卷題名、編制日期、保管期限、密級等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認。3.檔案管理部門應對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案應及時退回工程項目部門進行整改，直至符合要求為止。（二）保管期限1.工程建設檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括工程建設項目的重要文件材料，如項目建議書、可行性研究報告、項目立項批復、工程竣工驗收報告、竣工決算報告、工程質量保修書等，這些檔案是企業(yè)的重要歷史資料，對企業(yè)的發(fā)展具有重要的參考價值。長期保管的檔案一般為工程建設過程中形成的較為重要的文件材料，如工程設計文件、施工組織設計、工程質量檢驗記錄、隱蔽工程驗收記錄等，保管期限為[X]年。短期保管的檔案為工程建設過程中形成的一般性文件材料，如施工日志、工程照片、錄像等，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和行業(yè)標準執(zhí)行，同時結合公司/組織的實際情況進行綜合考慮。（三）保管方式1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準要求。3.對紙質檔案應進行分類存放，按照檔案的類別、保管期限、項目編號等順序排列，便于查找和管理。4.對電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質，分別存儲在不同的地點，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，確保電子檔案的安全性和完整性。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、及時、有效的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.檔案利用應根據(jù)實際工作需要，嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準不得擅自查閱、借閱、復制檔案。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案的，查閱人應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案，如需摘錄或復制檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，借閱人應填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應承擔相應的賠償責任。3.復制：因工作需要復制檔案的，復制人應填寫檔案復制申請表，注明復制目的、復制內(nèi)容、復制份數(shù)等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。檔案管理部門應按照規(guī)定的程序進行復制，并對復制件進行核對和登記。復制件應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱的檔案名稱及卷號、歸還日期等信息。登記冊應妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。2.檔案鑒定應根據(jù)檔案的保管期限、價值大小、現(xiàn)實利用需求等因素進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織檔案管理部門應成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（三）鑒定方法1.鑒定小組應按照檔案鑒定的原則和方法，對到期檔案進行逐卷審查，分析檔案的內(nèi)容、價值和現(xiàn)實利用需求。2.對于保管期限已滿但仍有利用價值的檔案，應延長其保管期限；對于已無利用價值的檔案，應提出銷毀意見。3.鑒定小組應填寫檔案鑒定意見書，詳細說明檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結果等內(nèi)容，并由鑒定小組成員簽字確認。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確需銷毀的檔案，檔案管理部門應編制檔案銷毀清冊，清冊應包括檔案名稱、卷號、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字。2.檔案銷毀清冊應報公司/組織主管領導審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀現(xiàn)場進行拍照或錄像，確保銷毀工作的真實性和徹底性。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的工程建設檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質量。2.通過信息化手段，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為工程建設、生產(chǎn)運營、技術研發(fā)等提供更加便捷、高效的檔案服務。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案整理要求進行分類、編目、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息、文件內(nèi)容等錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理。3.檔案檢索與利用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準確地查找所需檔案信息，并提供在線查閱、下載、打印等服務，方便用戶利用檔案。4.檔案安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶權限管理、防火墻等安全措施，確保檔案信息的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案