PAGE公司管理檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司管理檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類管理檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司管理檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項工作活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司工作中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司管理檔案的歸口管理部門，負責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，具體職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理規(guī)章制度，并組織實施。3.負責(zé)公司各類管理檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.負責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。7.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和價值。8.負責(zé)對公司各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案工作培訓(xùn)。（二）各部門各部門負責(zé)本部門管理檔案的收集、整理、立卷和保管工作，并指定專人負責(zé)檔案管理，具體職責(zé)如下：1.負責(zé)收集、整理本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.按照公司檔案管理要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等初步整理工作，并定期移交綜合管理部。3.負責(zé)本部門檔案的日常保管，做好檔案的安全保密工作。4.根據(jù)工作需要，向綜合管理部提出檔案查閱、借閱申請，并配合做好相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司管理檔案的收集范圍包括但不限于以下方面：1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件材料，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等。2.公司各類會議文件、記錄、紀要等。3.公司制定的各項規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司的工作計劃、總結(jié)、報告等。6.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。7.公司的財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。8.公司的審計檔案，如審計報告、審計工作底稿等。9.公司的項目檔案，如項目立項文件、可行性研究報告、項目驗收報告等。10.公司的知識產(chǎn)權(quán)檔案，如專利證書、商標注冊文件、著作權(quán)登記證書等。11.公司的宣傳檔案，如宣傳資料、新聞稿件、廣告策劃等。12.其他與公司管理活動相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門工作中形成的各類文件材料，確保檔案的及時、完整。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)按照檔案管理要求，對收集的文件材料進行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，并進行分類存放。3.對于重要文件材料，應(yīng)及時進行備份，確保檔案的安全性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照文件材料的內(nèi)容、形式等特征進行分類整理，便于管理和利用。3.同一事由的文件材料應(yīng)集中整理，不同事由的文件材料應(yīng)分開整理。（四）整理方法1.分類：根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將公司管理檔案分為行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、項目管理類、知識產(chǎn)權(quán)管理類、宣傳管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號格式可采用“類別代碼+年度+流水號”，如“XZGL2023001”表示行政管理類檔案中2023年度的第1份文件。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱和統(tǒng)計。4.裝訂：對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的文件材料進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用紙質(zhì)載體進行保管，按照檔案類別和編號順序排列上架存放，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案：采用電子載體進行保管，應(yīng)定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)按照檔案管理要求進行分類存儲，并建立電子檔案目錄，便于檢索和利用。（三）保管期限公司管理檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體保管期限根據(jù)檔案的重要性和價值確定，如下：1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年，如公司年度工作計劃、總結(jié)、重要會議記錄等。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下，如一般性的文件材料、臨時性的工作記錄等。（四）檔案清查綜合管理部應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，重點檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。清查結(jié)果應(yīng)形成報告，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時，應(yīng)在綜合管理部指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。3.公司外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提前向綜合管理部提交查閱申請，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并由綜合管理部人員陪同。4.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）檔案利用登記綜合管理部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、編號、查閱（借閱）目的、歸還日期等。檔案利用登記應(yīng)定期進行整理和統(tǒng)計，以便掌握檔案利用情況。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和科學(xué)性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管狀況等因素，對檔案進行全面審查和分析，判斷檔案的價值和保管期限。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的數(shù)據(jù)檔案，可采用電子數(shù)據(jù)清除等方式進行銷毀處理，但應(yīng)確保數(shù)據(jù)清除過程可追溯。3.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由檔案鑒定小組人員簽字確認。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出檔案銷毀意見后，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并說明銷毀理由。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由綜合管理部負責(zé)組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點進行，銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀申請表》、銷毀記錄等相關(guān)材料整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司管理檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等內(nèi)容。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱管理：能夠?qū)n案借閱申請、審批、歸還等流程進行管理，記錄借閱人員信息、借閱時間、歸還時間等。4.檔案統(tǒng)計分析：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。5.安全管理：具備完善的安全管理功能，如用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)錄入與維護1.綜合管理部應(yīng)安排專人負責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)清理、數(shù)據(jù)備份等，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性和可靠性。（四）信息化安全保障1.