PAGE檔案三合一制度講解一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.完整準(zhǔn)確原則。確保檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，如實反映公司各項工作活動的真實情況。3.便于利用原則。優(yōu)化檔案整理和分類，提高檔案檢索效率，方便公司員工查閱和利用檔案。4.安全保密原則。采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司各部門及所屬單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架，建立科學(xué)的檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地填報檔案統(tǒng)計報表。6.開展檔案利用工作，為公司各項工作提供檔案信息支持，做好檔案借閱登記和歸還工作。7.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作活動中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向綜合檔案室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合綜合檔案室做好檔案整理、編目、鑒定等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理制度，確保本部門檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)讓檔案。4.根據(jù)工作需要，及時向綜合檔案室查閱檔案，辦理檔案借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在籌備、成立、運(yùn)營等各個階段形成的文件材料，包括公司章程、股東會決議、董事會決議、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。2.公司行政管理工作中形成的文件材料，如工作計劃、總結(jié)、報告、通知、會議紀(jì)要等。3.公司生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中形成的文件材料，如生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制文件、銷售合同、采購合同等。4.公司財務(wù)管理工作中形成的文件材料，如財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。5.公司人力資源管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。6.公司科技研發(fā)工作中形成的文件材料，如科研項目立項報告、研究成果報告、技術(shù)合同等。7.公司基本建設(shè)工作中形成的文件材料，如項目可行性研究報告、設(shè)計圖紙、工程預(yù)算、竣工驗收報告等。8.公司外事活動中形成的文件材料，如出國考察報告、外事協(xié)議等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，對破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和手工檢索。（四）整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類。對每份文件進(jìn)行編號、編目，填寫文件目錄。將文件材料裝訂成冊，編寫頁碼，裝入檔案盒。2.科技檔案整理按照項目進(jìn)行分類，每個項目下再按階段、專業(yè)進(jìn)行細(xì)分。對項目文件材料進(jìn)行編號、編目，繪制項目文件材料目錄。將項目文件材料整理歸檔，建立項目檔案卷。3.會計檔案整理按照會計年度、保管期限進(jìn)行分類。對會計憑證、賬簿、報表等進(jìn)行整理、裝訂，填寫會計檔案目錄。將會計檔案裝入檔案盒，妥善保管。4.人事檔案整理按照員工類別進(jìn)行分類，如干部檔案、工人檔案等。對員工檔案材料進(jìn)行審核、補(bǔ)充、整理，填寫檔案目錄。將員工檔案裝入檔案袋，存入檔案柜。四、檔案分類與編號（一）分類方案1.文書檔案分類年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類。保管期限分類法：將文件分為永久、長期、短期三種保管期限。機(jī)構(gòu)（問題）分類法：按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。2.科技檔案分類項目分類法：按照科研項目、建設(shè)項目等進(jìn)行分類。專業(yè)分類法：在項目分類基礎(chǔ)上，按照專業(yè)進(jìn)行細(xì)分，如工程技術(shù)、工藝設(shè)計等。3.會計檔案分類會計憑證分類：按照記賬憑證、原始憑證等進(jìn)行分類。會計賬簿分類：按照總賬、明細(xì)賬、日記賬等進(jìn)行分類。財務(wù)報表分類：按照年度報表、季度報表等進(jìn)行分類。4.人事檔案分類履歷材料分類：包括員工個人履歷、自傳等?？己瞬牧戏诸悾喝缈冃Э己?、年度考核等材料。培訓(xùn)材料分類：員工參加培訓(xùn)的相關(guān)記錄。獎懲材料分類：表彰獎勵、處分處罰等材料。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號采用年度保管期限流水號的形式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號項目編號+專業(yè)代碼+流水號。例如：KJ202301JG001，其中KJ202301為項目編號，JG為專業(yè)代碼（工程技術(shù)），001為流水號。3.會計檔案編號年度+類別代碼+流水號。例如：2023KZ001，2023表示會計年度，KZ表示會計賬簿類別，001為流水號。4.人事檔案編號員工編號+檔案材料類別代碼+流水號。例如：001LR001，001為員工編號，LR為履歷材料類別代碼，001為流水號。五、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）保護(hù)措施1.防火措施檔案庫房應(yīng)安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)和滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等。嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁堆放易燃、易爆物品。2.防潮措施控制檔案庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃，相對濕度保持在45%60%。對受潮的檔案應(yīng)及時進(jìn)行除濕處理，可采用通風(fēng)、晾曬、放置干燥劑等方法。3.防蟲措施在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等。定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時采取措施進(jìn)行防治。4.防盜措施檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。嚴(yán)格檔案庫房的出入管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。5.防光措施檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等，避免陽光直射檔案。對珍貴檔案應(yīng)采用特殊的防光包裝材料進(jìn)行保護(hù)。6.防塵措施檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃。檔案架應(yīng)定期擦拭，防止灰塵積累。7.防有害氣體措施檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，避免有害氣體對檔案的侵蝕?？砂惭b空氣凈化設(shè)備，改善庫房空氣質(zhì)量。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定原則以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)。全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。堅持歷史唯物主義觀點(diǎn)，從公司實際出發(fā)，客觀公正地進(jìn)行鑒定。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)對反映公司主要職能活動、歷史發(fā)展、重要業(yè)務(wù)等方面的文件材料，應(yīng)列為永久保管。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，可列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。對在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，可列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（二）鑒定組織與程序1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定程序綜合檔案室提出檔案鑒定意見，確定需要鑒定的檔案范圍。檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的保管期限。對擬銷毀的檔案，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。檔案鑒定小組簽署鑒定意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實施。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.定期填報檔案統(tǒng)計報表，及時準(zhǔn)確地反映公司檔案工作的基本情況。3.對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用工作1.建立檔案借閱制度，明確檔案借閱的范圍、程序、期限等。2.公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。3.綜合檔案室應(yīng)根據(jù)借閱申請，及時提供檔案，