PAGE債委會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)債委會檔案管理，確保債委會工作中形成的各類檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與債委會工作的各成員單位，包括但不限于各債權(quán)銀行、企業(yè)等相關(guān)機(jī)構(gòu)。（三）檔案定義本制度所稱債委會檔案是指債委會在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料，包括但不限于會議文件、決議、工作記錄、債權(quán)債務(wù)資料、企業(yè)財(cái)務(wù)信息、資產(chǎn)處置方案等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則債委會檔案由專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映債委會工作的全過程和實(shí)際情況。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞，確保檔案的安全性和保密性。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，為債委會決策和工作開展提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善債委會檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對債委會檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、檢索、利用等工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。5.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、歸檔等具體工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照檔案管理制度的要求，對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等處理，建立健全檔案目錄和索引。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，按照規(guī)定為利用者提供檔案服務(wù)。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)工作，錄入和維護(hù)檔案信息。（三）債委會成員單位職責(zé)1.各成員單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位與債委會工作相關(guān)檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.按照檔案管理制度的要求，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本單位在債委會工作中形成的檔案資料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案資料符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.債委會成立及運(yùn)作過程中形成的各類文件，如成立文件、章程、議事規(guī)則等。2.債委會會議文件，包括會議通知、議程、會議記錄、決議等。3.各成員單位提交的與債委會工作相關(guān)的報(bào)告、資料，如債權(quán)債務(wù)情況報(bào)告、企業(yè)經(jīng)營狀況分析報(bào)告等。4.涉及債委會工作的往來函件、傳真、電子郵件等。5.資產(chǎn)處置相關(guān)資料，如資產(chǎn)清查報(bào)告、評估報(bào)告、處置方案、成交確認(rèn)書等。6.企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等與債權(quán)債務(wù)相關(guān)的財(cái)務(wù)信息。7.其他與債委會工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各成員單位應(yīng)及時(shí)將本單位在債委會工作中形成的檔案資料收集齊全，并于規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，字跡工整，簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類整理。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類編號，編制檔案目錄，建立檔案索引，便于查找和利用。3.對于電子檔案，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，確保檔案資料的連續(xù)性和系統(tǒng)性。2.歸檔的檔案應(yīng)編制檔案號，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，做到標(biāo)識清晰、準(zhǔn)確。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸檔檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保歸檔檔案的質(zhì)量。（二）保管期限1.債委會檔案的保管期限分為永久、定期兩種。2.對于涉及重大債權(quán)債務(wù)關(guān)系、企業(yè)改制重組、資產(chǎn)處置等重要事項(xiàng)的檔案，應(yīng)永久保存。3.其他一般性檔案的保管期限為[X]年，期滿后經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管方式1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并分別存儲在不同的地點(diǎn)，確保電子檔案的安全性和可靠性。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.債委會成員單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱債委會檔案的，須經(jīng)債委會主任批準(zhǔn)，并履行相關(guān)手續(xù)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持批準(zhǔn)后的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容和范圍，查找相關(guān)檔案。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。3.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和債委會的相關(guān)規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.利用檔案形成的各類資料，如復(fù)印件、摘錄件等，應(yīng)注明出處和用途，并加蓋檔案管理部門的印章。3.檔案利用結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)債委會負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告?zhèn)瘯?。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立債委會檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性和有效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信