PAGE檔案形成與收集制度研究一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本檔案形成與收集制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的形成與收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.完整準確原則各部門及員工應按照規(guī)定及時、準確地形成和收集檔案，保證檔案內容的完整性和真實性，能夠全面反映公司/組織的工作歷程和業(yè)務活動。3.便于利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項工作對檔案信息的需求。4.依法依規(guī)原則檔案管理工作必須嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理活動的合法性和規(guī)范性。二、檔案形成（一）文件材料的形成要求1.內容真實各部門及員工在工作中形成的文件材料應如實反映工作實際情況，不得弄虛作假、偽造數(shù)據(jù)或文件。2.格式規(guī)范文件材料應按照公司/組織規(guī)定的格式進行制作，包括字體、字號、排版、編號等，確保文件的規(guī)范性和可讀性。3.簽署完備涉及重要事項、決策、合同等文件材料，必須按照規(guī)定進行簽署，明確責任人和相關權限，確保文件的有效性。4.字跡清晰文件材料的字跡應清晰、工整，不得使用褪色、模糊或難以辨認的書寫工具，以保證檔案的長期保存和查閱。（二）文件材料的形成流程1.起草承辦部門或人員根據(jù)工作需要起草文件材料，確保文件內容準確、完整、符合邏輯。起草過程中應充分考慮文件的適用范圍、目的和要求，廣泛征求意見，進行必要的修改和完善。2.審核文件材料起草完成后，應提交部門負責人進行審核。審核內容包括文件的內容準確性、格式規(guī)范性、簽署完備性等。審核通過后，方可進入下一流程。3.簽發(fā)重要文件材料需經(jīng)公司/組織領導簽發(fā)。簽發(fā)人應認真審閱文件內容，對文件的質量和合法性負責，并簽署明確意見。4.印發(fā)經(jīng)簽發(fā)后的文件材料由專門的文印部門按照規(guī)定格式和數(shù)量進行印發(fā)。印發(fā)過程中應嚴格控制文件的發(fā)放范圍，確保文件的安全和保密。（三）電子文件的形成1.電子文件的生成各部門及員工在工作中應按照規(guī)定及時生成電子文件，電子文件應與紙質文件同步形成，并確保內容一致。電子文件的格式應符合公司/組織規(guī)定和長期保存要求，推薦使用通用的、開放性的文件格式，如PDF、DOCX等。2.電子文件的整理電子文件應按照一定的分類方法進行整理，建立清晰的文件夾結構和文件名命名規(guī)則。文件名應準確反映文件的內容和主題，便于檢索和識別。同時，應定期對電子文件進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子文件的元數(shù)據(jù)管理電子文件應具備完整的元數(shù)據(jù)，包括文件的標題、作者、日期、來源、格式、大小等信息。元數(shù)據(jù)應與電子文件一并保存，以便在需要時能夠準確地描述和檢索文件。三、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議文件、工作計劃與總結、人事檔案、行政事務文件等。規(guī)章制度：涵蓋公司/組織制定的各項管理制度、規(guī)定、辦法等，如考勤制度、財務制度、采購制度等。會議文件：包括會議通知、會議紀要、會議決議等，記錄公司/組織重要會議的決策過程和結果。工作計劃與總結：各部門及員工的年度、季度、月度工作計劃和總結，反映工作進展和成果。人事檔案：員工的個人基本信息、履歷、考核評價、獎懲記錄等。行政事務文件：如公文處理記錄、印章使用記錄、辦公用品采購記錄等。2.業(yè)務經(jīng)營類檔案包括市場營銷、生產(chǎn)管理、財務管理、質量管理、客戶服務等業(yè)務活動中形成的文件材料。市場營銷：市場調研報告、銷售合同、廣告宣傳資料、客戶信息等。生產(chǎn)管理：生產(chǎn)計劃、工藝流程文件、產(chǎn)品質量檢驗報告、設備維護記錄等。財務管理：財務報表、會計憑證、審計報告、預算文件等。質量管理：質量標準文件、質量檢驗記錄、質量改進報告等?？蛻舴眨嚎蛻敉对V處理記錄、客戶滿意度調查結果、服務合同及協(xié)議等。3.項目建設類檔案包括公司/組織承擔的各類項目建設過程中形成的文件材料，如項目立項文件資料、項目設計文件、項目施工文件、項目驗收文件等。項目立項文件資料：項目可行性研究報告、項目立項批復、項目招投標文件等。項目設計文件：初步設計、施工圖設計、設計變更文件等。項目施工文件：施工組織設計、工程進度報告、工程質量檢驗記錄、工程簽證等。項目驗收文件：項目竣工驗收報告、項目決算審計報告、項目交付使用文件等。4.科技研發(fā)類檔案包括公司/組織的科研項目立項、研究、實驗、成果鑒定等過程中形成的文件材料，如科研項目申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)記錄、專利申請文件、科技成果鑒定證書等。5.聲像檔案包括公司/組織在工作活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料，如公司重大活動照片、項目建設影像資料、產(chǎn)品宣傳視頻等。6.電子檔案包括上述各類檔案的電子版本，以及公司/組織內部辦公系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)中產(chǎn)生的具有保存價值的電子文件。（二）收集時間1.定期收集各部門應按照規(guī)定的時間周期，定期將本部門形成的檔案材料收集整理后移交檔案管理部門。一般情況下，月度檔案應在次月上旬收集移交，季度檔案應在季度末收集移交，年度檔案應在次年一季度內收集移交。2.即時收集對于一些重要的、緊急的或具有特殊時效性的文件材料，應在文件形成后即時收集移交檔案管理部門，確保檔案的完整性和及時性。例如，重大合同簽訂后、重要會議結束后、突發(fā)事件處理完畢后等，相關部門應立即將文件材料移交檔案管理部門。（三）收集方式1.部門移交各部門指定專人負責檔案材料的收集整理工作，并按照規(guī)定的時間和要求將檔案材料移交檔案管理部門。移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門定期催交檔案管理部門應定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和催交，確保各部門按時完成檔案移交工作。對于逾期未移交的部門，應及時發(fā)出催交通知，督促其盡快移交檔案。3.特殊情況的收集對于因人員變動、部門撤銷等特殊原因導致檔案收集困難的情況，檔案管理部門應及時與相關部門溝通協(xié)調，采取有效的措施確保檔案的完整收集。例如，安排專人負責接收、整理和保管相關檔案，或者組織專門的檔案清理和移交工作。四、檔案整理（一）分類標準檔案管理部門應根據(jù)檔案的形成來源、內容性質、時間順序等因素，制定科學合理的分類標準。一般可按照以下類別進行分類：1.行政管理類2.業(yè)務經(jīng)營類3.項目建設類4.科技研發(fā)類5.聲像檔案類6.電子檔案類在每一大類下，還可根據(jù)具體情況進一步細分二級類目和三級類目，如行政管理類可細分為規(guī)章制度、會議文件、人事檔案等二級類目，人事檔案再細分為員工基本信息、履歷、考核評價等三級類目。（二）編號規(guī)則為便于檔案的管理和檢索，檔案管理部門應制定統(tǒng)一的編號規(guī)則。編號應具有唯一性、系統(tǒng)性和邏輯性，能夠清晰地反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。例如，可采用以下編號格式：[檔案類別代碼][年度][保管期限代碼][流水號]其中，檔案類別代碼用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類，“YW”表示業(yè)務經(jīng)營類等；年度用四位數(shù)字表示，如“2023”表示2023年；保管期限代碼用一位字母表示，如“L”表示長期，“M”表示中期，“S”表示短期；流水號用四位數(shù)字表示，從0001開始依次編號。（三）裝訂與編目1.裝訂紙質檔案應按照一定的順序進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，不得使用釘書針裝訂。2.編目檔案編目是對檔案內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程，包括編制卷內文件目錄、備考表、檔案封面等。卷內文件目錄應包括序號、文號、責任者、題名、日期、頁號等項目，備考表應記錄卷內文件的缺損、修改、補充等情況，檔案封面應填寫全宗名稱、類目名稱、案卷題名、年度、保管期限、件（頁）數(shù)、歸檔號等信息。五、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保存。庫房內應有適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設備檔案庫房應配備必要的保管設備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計、空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品等，以滿足檔案保管的需要。檔案密集架應排列整齊，便于檔案的存放和檢索；溫濕度計應定期校準，確保測量數(shù)據(jù)的準確性；消防器材應定期檢查和維護，保證其性能良好。（三）檔案存儲方式1.紙質檔案存儲紙質檔案應按照分類編號順序存放在檔案密集架或檔案柜中，不同類別的檔案應分開存放，并在檔案架（柜）上標明檔案類別、年度和保管期限等信息，便于查找和管理。2.電子檔案存儲電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份。備份存儲設備應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。同時，應建立電子檔案的存儲目錄和索引，便于快速檢索和調用。3.聲像檔案存儲聲像檔案應按照類別分別存儲在光盤、磁帶等存儲介質上，并建立相應的目錄和索引。存儲介質應標明檔案的類別、年度、題名、日期等信息，同時應定期對聲像檔案進行檢查和維護，確保其質量和可讀性。（四）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。如公司/組織的重要規(guī)章制度、重大決策文件、歷史沿革資料、重要人事任免文件等。2.長期保管對公司/組織在一定時期內具有查考利用價值的檔案，應長期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司/組織的年度工作計劃與總結、重要業(yè)務合同、項目建設資料（除永久保存部分）等。3.短期保管對公司/組織在較短時間內具有查考利用價值的檔案，應短期保管。保管期限一般為15年以下。如一般性的業(yè)務文件、臨時性的工作記錄等。檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定和公司/組織的實際情況進行，確保檔案既能滿足當前工作的需要，又能為今后的歷史研究和工作查考提供依據(jù)。（五）檔案清查與盤點檔案管理部門應定期對檔案進行清查與盤點，確保檔案的數(shù)量準確、質量完好、存儲安全。清查與盤點工作一般每年進行一次，主要檢查檔案的數(shù)量、完整性、存儲狀況等，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。清查與盤點結束后，應編制檔案清查報告，記錄清查情況和處理結果。六、檔案利用（一）利用范圍本公司/組織內部員工因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱、復制檔案。查閱、借閱、復制檔案應填寫相應的申請表，注明利用目的、檔案名稱、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理相關手續(xù)。外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱、復制本公司/組織檔案的，應按照國家有關規(guī)定和公司/組織的審批程序辦理相關手續(xù)。一般情況下，需經(jīng)公司/組織領導批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可查閱、借閱、復制檔案。（二）利用方式1.查閱員工可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案。查閱時應遵守檔案管理部門的規(guī)定，保持安靜，不得擅自涂改、標記、抽取、撤換檔案材料。如需復印檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的收費標準支付復印費用。2.借閱因工作需要確需將檔案借出使用的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、歸還日期等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自拆封、涂改、丟失檔案。歸還檔案時，應確保檔案的完整和無損，如有損壞或丟失，應承擔相應的賠償責任。3.復制根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復制服務。復制檔案應使用耐久性好的復印設備和材料，確保復制件的質量清晰、可讀。復制件應加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復制件”字樣，與原件具有同等法律效力。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用者的姓名、部門、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、查閱日期、借閱期限、歸還日期等信息。利用登記應及時、準確、完整，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史觀點、慎重決定的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。在鑒定過程中，應充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，嚴格按照國家有關規(guī)定和公司/組織的實際情況進行鑒定。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要銷毀等。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定工