PAGE交通系統(tǒng)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)交通系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在交通事業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于交通系統(tǒng)內(nèi)各單位、部門及相關(guān)工作人員在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則交通系統(tǒng)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免檔案分散、流失。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映交通工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。4.服務(wù)利用原則檔案管理工作應(yīng)注重服務(wù)交通事業(yè)發(fā)展，方便檔案的查閱、利用，提高檔案的使用價(jià)值。（四）管理職責(zé)1.檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立交通系統(tǒng)檔案管理中心，負(fù)責(zé)全系統(tǒng)檔案的集中管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案管理中心應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。2.各單位、部門職責(zé)各單位、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，并接受檔案管理中心的監(jiān)督和指導(dǎo)。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成交通系統(tǒng)各單位、部門在工作活動(dòng)中應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定和要求，及時(shí)形成各種文件材料，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。（二）收集范圍1.行政管理類檔案包括上級(jí)文件、本單位文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案涵蓋交通規(guī)劃、工程建設(shè)、運(yùn)輸管理、安全監(jiān)管、養(yǎng)護(hù)管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的文件材料。3.科技類檔案如科研項(xiàng)目文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)報(bào)告等。4.聲像類檔案包括照片、錄音、錄像等反映交通工作活動(dòng)的聲像資料。（三）收集要求1.各單位、部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確收集責(zé)任人，確保文件材料及時(shí)收集齊全。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)實(shí)行雙套制收集，即同時(shí)保存紙質(zhì)文件和電子文件。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，載體應(yīng)符合檔案保管要求。三、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、科技類、聲像類等一級(jí)類目。2.一級(jí)類目下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)，設(shè)置二級(jí)、三級(jí)類目，如行政管理類下可分為綜合管理、組織人事、紀(jì)檢監(jiān)察等二級(jí)類目。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和保管信息。2.電子檔案整理對(duì)電子文件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子文件的可讀性和可利用性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理期限各單位、部門應(yīng)在次年上半年完成上一年度檔案的整理工作，并及時(shí)移交檔案管理中心。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等，保障檔案保管環(huán)境符合要求。（三）檔案上架整理好的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，按照分類順序排列，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便檔案管理人員快速定位檔案。（四）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，不得銷毀；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年；短期保管的檔案保管期限為15年以下。（五）檔案清查定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍本系統(tǒng)內(nèi)工作人員因工作需要可查閱、借閱檔案；外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本系統(tǒng)內(nèi)查閱檔案查閱人應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理中心查閱。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.外單位查閱檔案外單位查閱檔案應(yīng)提前向檔案管理中心提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等。經(jīng)檔案管理中心負(fù)責(zé)人審核同意后，查閱人應(yīng)填寫查閱登記表，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)安排專人陪同，查閱人不得將檔案帶離檔案管理中心。（三）檔案借閱借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理中心負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，不得在檔案上涂改、標(biāo)記。（四）檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理中心負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理中心印章，并注明復(fù)制日期和出處。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理中心負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度以及現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍需保存。（三）鑒定程序1.檔案管理中心定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核，逐卷逐件進(jìn)行審查，確定是否符合銷毀條件。3.對(duì)經(jīng)過鑒定符合銷毀條件的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底消除。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由檔案鑒定小組人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立交通系統(tǒng)檔案管理信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）電子檔案管理1.電子文件的收集與歸檔各單位、部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)將電子文件收集歸檔，并確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，實(shí)行雙套制管理。2.電子檔案的存儲(chǔ)與備份電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.電子檔案的檢索與利用建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案管理人員和利用者快速查找所需檔案信息。利用者可通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查閱電子檔案，但應(yīng)遵守相關(guān)保密規(guī)定。（三）檔案管理系統(tǒng)功能檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編