PAGE學(xué)校圖書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校圖書檔案管理，確保圖書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮圖書檔案在教學(xué)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校圖書館、各部門及各班級(jí)所涉及的圖書檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校圖書檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保圖書檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：圖書檔案應(yīng)如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類圖書檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的圖書檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、圖書管理（一）圖書采購1.采購計(jì)劃制定圖書館應(yīng)根據(jù)學(xué)校教學(xué)、科研和學(xué)生閱讀需求，每年定期制定圖書采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)廣泛征求各教學(xué)部門、教師和學(xué)生的意見，確保采購的圖書具有針對(duì)性和實(shí)用性。2.采購渠道選擇優(yōu)先選擇正規(guī)的圖書供應(yīng)商，確保圖書質(zhì)量和版權(quán)合法性。積極參加各類圖書展銷會(huì)、訂貨會(huì)，了解最新圖書出版信息，拓寬采購渠道。3.采購流程采購人員根據(jù)采購計(jì)劃進(jìn)行圖書采購，填寫采購申請(qǐng)單，注明圖書名稱、作者、出版社、ISBN號(hào)、數(shù)量、預(yù)算等信息。采購申請(qǐng)單經(jīng)圖書館負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)學(xué)校財(cái)務(wù)部門審批。財(cái)務(wù)部門審批通過后，采購人員按照審批意見進(jìn)行采購，確保采購過程的合規(guī)性。（二）圖書驗(yàn)收1.驗(yàn)收人員圖書驗(yàn)收工作由圖書館專業(yè)人員負(fù)責(zé)，必要時(shí)可邀請(qǐng)相關(guān)學(xué)科教師參與。2.驗(yàn)收內(nèi)容核對(duì)圖書的品種、數(shù)量、版本、ISBN號(hào)等是否與采購合同一致。檢查圖書的外觀質(zhì)量，包括封面、封底、裝訂、印刷質(zhì)量等，確保圖書無破損、缺頁、倒裝等問題。3.驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真填寫圖書驗(yàn)收記錄，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收日期、圖書名稱、數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果等。驗(yàn)收記錄作為圖書入賬的依據(jù)。（三）圖書編目1.編目人員圖書館應(yīng)配備專業(yè)的編目人員，負(fù)責(zé)圖書的編目工作。2.編目依據(jù)編目工作應(yīng)按照國家圖書館著錄規(guī)則和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保圖書編目的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.編目內(nèi)容為每本圖書編制詳細(xì)的書目數(shù)據(jù)，包括圖書的基本信息（如書名、作者、出版社、出版日期等）、分類號(hào)、主題詞、館藏信息等。將編目數(shù)據(jù)錄入圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)，建立圖書數(shù)據(jù)庫，方便讀者查詢和借閱。（四）圖書上架1.上架人員圖書上架工作由圖書館工作人員負(fù)責(zé)。2.上架原則按照?qǐng)D書分類法進(jìn)行上架，確保圖書排列有序，便于讀者查找。同一類圖書應(yīng)按照出版時(shí)間、作者姓氏筆畫等順序排列。3.上架標(biāo)識(shí)在書架上設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明圖書分類號(hào)、架位號(hào)等信息，方便讀者快速定位所需圖書。（五）圖書借閱1.借閱對(duì)象本校師生均可借閱圖書館圖書。2.借閱期限教師借閱期限一般為3個(gè)月，學(xué)生借閱期限一般為1個(gè)月。如需續(xù)借，應(yīng)在借閱期限屆滿前辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限與原借閱期限相同。3.借閱數(shù)量教師每次借閱圖書數(shù)量一般不超過10冊(cè)，學(xué)生每次借閱圖書數(shù)量一般不超過5冊(cè)。4.借閱流程讀者憑本人借閱證到圖書館借閱圖書。借閱人員在圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)中查詢所需圖書，并辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱證，不得轉(zhuǎn)借他人。如借閱證遺失，應(yīng)及時(shí)到圖書館掛失補(bǔ)辦。（六）圖書歸還1.歸還期限讀者應(yīng)在借閱期限屆滿前歸還所借圖書。2.歸還方式讀者可將圖書直接歸還至圖書館借閱處，也可通過圖書館自助還書設(shè)備進(jìn)行歸還。3.逾期處理讀者逾期未歸還圖書，圖書館將暫停其借閱權(quán)限，并按規(guī)定收取逾期滯納金。逾期滯納金標(biāo)準(zhǔn)為每冊(cè)每天0.1元。（七）圖書剔舊1.剔舊原則根據(jù)圖書的出版年代、使用頻率、破損程度等因素，定期對(duì)圖書進(jìn)行剔舊。剔舊圖書應(yīng)確保內(nèi)容已陳舊過時(shí)、失去使用價(jià)值或破損嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)。2.剔舊程序圖書館組織專業(yè)人員對(duì)擬剔舊圖書進(jìn)行審核，提出剔舊意見。剔舊意見經(jīng)圖書館負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批同意剔舊的圖書，應(yīng)進(jìn)行注銷處理，并做好記錄。三、檔案管理（一）檔案分類1.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、試卷、成績冊(cè)等。教學(xué)研究項(xiàng)目申報(bào)材料、結(jié)題報(bào)告、教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)材料等。2.科研檔案科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、論文發(fā)表情況等?？蒲谐晒b定材料、專利申請(qǐng)材料、科研獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)材料等。3.行政管理檔案學(xué)校行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。人事檔案、工資檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案等。4.學(xué)生檔案學(xué)生學(xué)籍檔案、成績單、獎(jiǎng)懲記錄、畢業(yè)實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等。學(xué)生就業(yè)檔案、校友檔案等。（二）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案材料。2.收集要求檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，并符合檔案整理要求。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料按時(shí)、足額收集。（三）檔案整理1.整理人員檔案整理工作由學(xué)校檔案管理部門或各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)。2.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、排列有序。3.整理方法對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等處理，使其成為系統(tǒng)、規(guī)范的檔案案卷。編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號(hào)等信息，方便檔案查詢和利用。（四）檔案歸檔1.歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案材料整理歸檔，移交學(xué)校檔案管理部門。2.歸檔程序檔案管理部門對(duì)各部門移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案整理質(zhì)量和完整性。審核合格的檔案，按照檔案保管期限進(jìn)行分類存放，并建立檔案檢索系統(tǒng)。（五）檔案保管1.保管場(chǎng)所學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括學(xué)校重要的歷史文件、規(guī)章制度、人事檔案等。長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，主要包括教學(xué)、科研、行政管理等方面的重要文件材料。短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要包括一般性的文件材料。3.保管要求檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。（六）檔案利用1.利用范圍本校師生因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱學(xué)校檔案。2.利用程序利用者填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、用途、期限等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)學(xué)校檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。3.利用限制涉及學(xué)校機(jī)密、個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案，未經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。（七）檔案鑒定與銷毀1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)學(xué)校定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，確定檔案的存毀。2.鑒定程序檔案管理部門組織成立檔案鑒定小組，對(duì)擬鑒定的檔案進(jìn)行審核。鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出檔案存毀意見，并填寫檔案鑒定表。檔案鑒定表經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案銷毀的依據(jù)。3.銷毀程序?qū)?jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限等信息。檔案銷毀清單經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。四、人員職責(zé)（一）圖書館工作人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)圖書采購、驗(yàn)收、編目、上架、借閱、歸還等日常管理工作。2.定期對(duì)圖書進(jìn)行盤點(diǎn)，確保圖書數(shù)量準(zhǔn)確、賬目清晰。3.維護(hù)圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)，及時(shí)更新圖書數(shù)據(jù)。4.開展圖書宣傳、推薦活動(dòng)，提高圖書利用率。5.協(xié)助學(xué)校開展讀書活動(dòng)，營造良好的讀書氛圍。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)學(xué)校檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案整理質(zhì)量。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案安全保管。6.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋檔案利用效果。7.參與檔案鑒定與銷毀工作，確保檔案鑒定和銷毀工作的合規(guī)性。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集、整理和保管工作。2.按照學(xué)校檔案管理要求，定期將本部門檔案材料移交學(xué)校檔案管理部門。3.協(xié)助學(xué)校檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息。4.參與學(xué)校檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高本部門人員的檔案意識(shí)。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查學(xué)校定期對(duì)圖書檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括圖書采購、驗(yàn)收