PAGE求檔案室保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室工作人員、檔案查閱人員以及所有涉及檔案管理與使用的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案信息在存儲、傳輸、使用過程中的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級分類管理，明確不同級別檔案的保密要求和管理措施。4.最小化原則：嚴(yán)格限定接觸檔案信息的人員范圍，僅允許因工作需要的人員在必要的時間和范圍內(nèi)接觸檔案，確保信息知曉度最小化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、存儲和保管工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，對檔案信息進(jìn)行加密存儲和管理，防止檔案信息泄露。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中的問題。4.負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱的登記和審批工作，按照規(guī)定程序提供檔案服務(wù)。5.對檔案管理工作中涉及的保密事項進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時糾正違規(guī)行為。（二）各部門檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交至公司檔案室。2.協(xié)助檔案室管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。3.對本部門檔案的保密工作負(fù)責(zé)，確保檔案在本部門內(nèi)的安全與完整。（三）檔案查閱人員職責(zé)1.查閱檔案前，需填寫查閱申請表，明確查閱目的、內(nèi)容和時間范圍，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。2.嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱過程中，不得對檔案進(jìn)行涂改、標(biāo)記、拍照、復(fù)印等行為，如需復(fù)制檔案，需按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，及時將檔案歸還檔案室，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（四）檔案借閱人員職責(zé)1.借閱檔案前，需填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批。2.在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或泄露檔案內(nèi)容。3.如需延長借閱期限，需提前向檔案室提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。4.借閱期滿后，按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案室并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、入職離職資料、薪資福利記錄、績效考核檔案等。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售合同、采購訂單、項目文檔、技術(shù)資料等。5.其他檔案：如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、法律文件等不屬于上述分類的檔案。（二）檔案分級1.絕密級檔案：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大決策信息、未公開的技術(shù)秘密等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重的損失。2.機(jī)密級檔案：包含重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)資料、敏感客戶信息等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)產(chǎn)生較大影響。3.秘密級檔案：涉及一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，雖不屬于核心機(jī)密，但仍需妥善保管。4.普通級檔案：對公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)影響較小的一般性檔案，如日常行政文件、一般性業(yè)務(wù)記錄等。四、檔案存儲與保管（一）檔案室環(huán)境要求1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，如滅火器、防盜門、除濕機(jī)、防蟲藥、防鼠板等。3.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（二）檔案存儲方式1.檔案應(yīng)按照分類和分級進(jìn)行存放，不同級別的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯的標(biāo)識。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅固耐用，并定期檢查維護(hù)。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，采用加密存儲方式，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.各類檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般來說，行政檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等應(yīng)長期保存；業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度而定，一般為5年至20年不等。2.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和時間范圍，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱內(nèi)容和必要性進(jìn)行審批，如同意查閱，簽字后交檔案室負(fù)責(zé)人審核。3.檔案室負(fù)責(zé)人審核申請表，確認(rèn)查閱人員身份和查閱權(quán)限，如符合要求，批準(zhǔn)查閱申請，并安排查閱時間和地點(diǎn)。4.查閱人員在指定時間和地點(diǎn)查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案室的各項規(guī)定。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在查閱登記本上簽字確認(rèn)，檔案室管理人員對查閱情況進(jìn)行記錄。（二）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人根據(jù)借閱需求進(jìn)行審批，如同意借閱，簽字后交檔案室負(fù)責(zé)人審核。3.檔案室負(fù)責(zé)人審核申請表，評估借閱風(fēng)險，如認(rèn)為必要，可要求借閱人員提供擔(dān)?；蚝炗啽Ｃ軈f(xié)議。審核通過后，批準(zhǔn)借閱申請，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人員在檔案室管理人員處領(lǐng)取檔案，并在借閱登記本上簽字確認(rèn)。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案室管理人員對歸還檔案進(jìn)行檢查，如無損壞、丟失等情況，辦理歸還手續(xù)。（三）特殊情況處理1.如因工作緊急需要查閱或借閱檔案，無法按照正常流程辦理審批手續(xù)時，查閱或借閱人員應(yīng)向檔案室負(fù)責(zé)人說明情況，經(jīng)同意后可先行查閱或借閱，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦審批手續(xù)并說明原因。2.對于涉及多個部門或需要跨部門查閱、借閱的檔案，應(yīng)按照公司內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，由相關(guān)部門共同協(xié)商解決審批流程和使用權(quán)限問題。六、檔案保密措施（一）人員管理1.檔案室工作人員應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對涉及檔案管理的人員進(jìn)行定期的保密教育和考核，提高保密意識和業(yè)務(wù)水平。3.限制檔案室工作人員的訪問權(quán)限，僅允許其在工作范圍內(nèi)接觸和處理檔案信息，嚴(yán)禁將個人移動存儲設(shè)備等帶入檔案室。（二）物理安全1.檔案室應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)，設(shè)置權(quán)限管理，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入檔案室。2.檔案室門窗應(yīng)具備良好的防護(hù)性能，安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案室進(jìn)行24小時監(jiān)控，確保檔案存儲環(huán)境安全。3.對檔案存儲設(shè)備和傳輸線路進(jìn)行加密保護(hù)，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。（三）信息安全1.對電子檔案進(jìn)行加密存儲，設(shè)置不同級別的訪問密碼，確保只有授權(quán)人員能夠訪問。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，防止黑客攻擊和惡意軟件入侵。3.在檔案查閱、借閱過程中，對涉及敏感信息的操作進(jìn)行記錄，以便跟蹤和審計。（四）文件處理1.對檔案文件的起草、打印、復(fù)印、傳遞、銷毀等過程進(jìn)行嚴(yán)格管理，確保文件在流轉(zhuǎn)過程中的安全與保密。2.如需銷毀檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，采用合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立檔案保密監(jiān)督小組，定期對檔案室的保密工作進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案管理情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題，確保檔案管理工作符合保密制度要求。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因違反保密制度導(dǎo)