PAGE鄉(xiāng)扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)鄉(xiāng)扶貧檔案管理，確保扶貧工作檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本鄉(xiāng)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)在扶貧工作中形成的各類(lèi)文件材料、記錄、報(bào)表、照片、影像等檔案資料的管理。包括但不限于扶貧項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收過(guò)程中產(chǎn)生的文件；貧困對(duì)象識(shí)別、幫扶、退出等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料；扶貧資金管理、使用的憑證等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則扶貧檔案由鄉(xiāng)扶貧工作辦公室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)禁弄虛作假。3.規(guī)范有序原則按照規(guī)定的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、裝訂和存放，便于查找和利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員接觸檔案，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私的檔案要嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）鄉(xiāng)扶貧工作辦公室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定和完善本鄉(xiāng)扶貧檔案管理的具體辦法和操作規(guī)程。2.負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本鄉(xiāng)各部門(mén)扶貧檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整和準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)扶貧檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度，配備必要的檔案管理設(shè)施和設(shè)備，保證檔案管理工作的正常開(kāi)展。4.定期對(duì)扶貧檔案進(jìn)行檢查、鑒定和統(tǒng)計(jì)，對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。5.積極開(kāi)發(fā)利用扶貧檔案信息資源，為扶貧決策、工作指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等提供依據(jù)和參考。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在扶貧工作中形成的各類(lèi)文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交鄉(xiāng)扶貧工作辦公室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，確保檔案資料的安全和完整。3.配合鄉(xiāng)扶貧工作辦公室做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)、銷(xiāo)毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識(shí)，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)扶貧檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、上架、保管等具體工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.建立健全檔案管理臺(tái)賬，及時(shí)記錄檔案的收進(jìn)、移出、借閱、利用等情況，做到賬目清晰、手續(xù)完備。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，保證賬物相符。4.積極開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，為扶貧工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。根據(jù)工作需要，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，協(xié)助做好檔案查閱、借閱等工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施和設(shè)備的日常維護(hù)和管理，確保檔案庫(kù)房的安全、整潔和溫濕度適宜。對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行定期維護(hù)和更新，保證檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門(mén)下發(fā)的涉及扶貧工作的文件、政策法規(guī)、規(guī)劃計(jì)劃、通知通報(bào)等。2.本鄉(xiāng)制定的扶貧工作實(shí)施方案、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.扶貧項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、工程圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.貧困對(duì)象識(shí)別、精準(zhǔn)幫扶、動(dòng)態(tài)管理過(guò)程中形成的貧困戶(hù)申請(qǐng)書(shū)、家庭情況調(diào)查表、幫扶手冊(cè)、脫貧計(jì)劃、脫貧驗(yàn)收表等。5.扶貧資金管理方面的文件、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。6.扶貧工作中的會(huì)議記錄、紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、照片、影像資料等。7.其他與扶貧工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門(mén)在扶貧工作中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)收集到的文件材料要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性和有效性。對(duì)不符合要求的文件，要及時(shí)補(bǔ)充或更正。3.收集的文件材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。對(duì)破損或褪色的文件，要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類(lèi)按照扶貧工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合管理類(lèi)、項(xiàng)目管理類(lèi)、貧困對(duì)象管理類(lèi)、資金管理類(lèi)、宣傳培訓(xùn)類(lèi)等類(lèi)別。每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。綜合管理類(lèi)：包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。項(xiàng)目管理類(lèi)：包括扶貧項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的文件材料。貧困對(duì)象管理類(lèi)：包括貧困對(duì)象識(shí)別、幫扶、退出等方面的資料。資金管理類(lèi)：包括扶貧資金的申請(qǐng)、撥付、使用、監(jiān)督等相關(guān)文件和憑證。宣傳培訓(xùn)類(lèi)：包括扶貧工作的宣傳報(bào)道、培訓(xùn)資料等。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)采用“年度類(lèi)別流水號(hào)”的形式，例如：2023項(xiàng)目管理類(lèi)001，表示2023年形成的項(xiàng)目管理類(lèi)第1份檔案。3.裝訂對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)要注意整齊、牢固，不得壓字、掉頁(yè)。對(duì)于紙張規(guī)格不一致或不宜裝訂的檔案材料，可采用袋裝或盒裝等方式進(jìn)行保管。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。四、檔案的保管與利用（一）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門(mén)下發(fā)的涉及扶貧工作的重要文件、政策法規(guī)。本鄉(xiāng)制定的扶貧工作長(zhǎng)期規(guī)劃、綜合性政策文件。扶貧項(xiàng)目的重大決策文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。反映扶貧工作重大事件、重要成果的文件材料。涉及扶貧資金的重要審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)決算等。2.長(zhǎng)期保管的檔案上級(jí)黨委、政府及有關(guān)部門(mén)下發(fā)的一般性扶貧工作文件。本鄉(xiāng)制定的扶貧工作年度計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。扶貧項(xiàng)目的實(shí)施方案、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目審批文件等。貧困對(duì)象識(shí)別、幫扶、退出等環(huán)節(jié)的主要文件材料。扶貧資金管理方面的一般性文件、賬目、憑證等。3.短期保管的檔案臨時(shí)性的扶貧工作通知、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。扶貧項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的一般性文件材料，如施工日志、監(jiān)理報(bào)告等。貧困對(duì)象管理中的一般性資料，如臨時(shí)性幫扶措施記錄等。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜架上，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。4.建立檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將重要檔案資料進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。同時(shí)，要做好電子檔案的備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）利用規(guī)定1.本鄉(xiāng)內(nèi)部人員因工作需要查閱扶貧檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到鄉(xiāng)扶貧工作辦公室辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記和審批。3.外單位人員因工作需要查閱扶貧檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)鄉(xiāng)扶貧工作辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱范圍和手續(xù)按照本鄉(xiāng)內(nèi)部人員查閱規(guī)定執(zhí)行。4.涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私的扶貧檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得查閱、借閱和傳播。五、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)扶貧檔案進(jìn)行鑒定，由鄉(xiāng)扶貧工作辦公室組織相關(guān)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管期限、保存價(jià)值進(jìn)行審查和評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，結(jié)合扶貧工作的發(fā)展變化和實(shí)際需要，對(duì)檔案進(jìn)行全面分析和判斷，確定檔案的保管期限和存毀意見(jiàn)。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，詳細(xì)記錄鑒定的過(guò)程、依據(jù)和結(jié)果。鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)，并報(bào)鄉(xiāng)扶貧工作辦公室負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。（二）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組鑒定并報(bào)鄉(xiāng)扶貧工作辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2