PAGE地稅局檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)地稅局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在稅收工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于地稅局機(jī)關(guān)各部門、直屬機(jī)構(gòu)、派出機(jī)構(gòu)及其工作人員形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由局辦公室負(fù)責(zé)集中管理，各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交，接受辦公室的監(jiān)督指導(dǎo)。2.完整準(zhǔn)確、系統(tǒng)安全原則。確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，保證檔案的安全保管和有效利用。3.方便利用、服務(wù)稅收原則。以服務(wù)稅收工作為宗旨，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全局檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問(wèn)題。（二）辦公室作為檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)以下工作：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全局檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。3.指導(dǎo)各部門檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.組織檔案的移交、接收和銷毀工作。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，定期向辦公室移交。2.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作。3.配合辦公室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.稅收征管檔案：包括稅務(wù)登記、納稅申報(bào)、稅款征收、發(fā)票管理、稅務(wù)稽查等方面的文件材料。2.行政管理檔案：包括機(jī)關(guān)公文、會(huì)議記錄、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等。3.業(yè)務(wù)政策檔案：包括稅收政策法規(guī)、規(guī)范性文件、政策解讀等。4.其他檔案：如各類合同、協(xié)議、榮譽(yù)證書、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子檔案的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容，分為稅收征管類、行政管理類、業(yè)務(wù)政策類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）檔案裝具1.使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具，確保檔案存放有序、安全。2.對(duì)電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，備份應(yīng)異地存放。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要文件材料。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，短期保管的檔案保管期限為15年以下。3.各部門應(yīng)按照規(guī)定的保管期限對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和劃分。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理，并做好記錄。五．檔案的利用（一）利用范圍本局工作人員因工作需要可以查閱、借閱檔案，外單位因工作需要查閱本局檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱本局檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由辦公室安排專人陪同查閱。3.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室同意。4.借閱檔案應(yīng)限期歸還，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用登記對(duì)檔案的查閱、借閱情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱或借閱日期、查閱人或借閱人、檔案內(nèi)容、歸還日期等信息，以便統(tǒng)計(jì)和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和價(jià)值，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，由辦公室組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理人員基本要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉稅收業(yè)務(wù)和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，保守檔案機(jī)密，確保檔案安全。（二）檔案管理人員具體職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括收集、整理、保管、利用等。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立檔案檢索體系。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和統(tǒng)計(jì)，掌握檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況。4.負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)