PAGE機關(guān)檔案歸檔制度隸屬一、總則（一）目的為了加強本機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本機關(guān)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由機關(guān)綜合檔案室負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則檔案應(yīng)如實反映本機關(guān)各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和準(zhǔn)確性。在檔案形成過程中，各部門應(yīng)嚴格按照有關(guān)規(guī)定和要求，認真做好文件材料的收集、整理和歸檔工作，防止虛假文件材料進入檔案。3.完整系統(tǒng)原則檔案應(yīng)保持其完整性和系統(tǒng)性，全面反映本機關(guān)各項工作活動的歷史面貌。在檔案整理過程中，應(yīng)按照檔案的形成規(guī)律和特點，對檔案進行科學(xué)分類、編號和編目，確保檔案之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng)性。4.便于利用原則檔案管理工作應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，便于檔案的查閱和利用。在檔案整理過程中，應(yīng)編制必要的檢索工具和參考資料，建立健全檔案利用制度，為機關(guān)各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案歸檔范圍（一）文書檔案1.上級機關(guān)文件包括上級機關(guān)發(fā)來的與本機關(guān)工作有關(guān)的各類文件、指示、通知、通報等。2.本機關(guān)文件本機關(guān)制發(fā)的各類文件，如決定、決議、指示、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函等。3.下級機關(guān)文件下級機關(guān)報送的各類文件，如請示、報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。4.會議文件本機關(guān)召開的各類會議形成的文件，如會議通知、議程、報告、決議、紀要等。5.人事檔案本機關(guān)工作人員的人事檔案，包括履歷表、自傳、鑒定、考核、任免、獎懲、工資、黨團關(guān)系等材料。6.財務(wù)檔案本機關(guān)的財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)計劃、預(yù)算、決算等材料。7.基建檔案本機關(guān)基本建設(shè)項目形成的檔案，包括項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等材料。8.設(shè)備檔案本機關(guān)購置的各類設(shè)備形成的檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、合格證、維修記錄等材料。（二）科技檔案1.科研項目檔案本機關(guān)承擔(dān)的科研項目形成的檔案，包括項目立項申請書、研究計劃、實驗記錄、研究報告、成果鑒定證書等材料。2.產(chǎn)品檔案本機關(guān)生產(chǎn)的產(chǎn)品形成的檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品說明書等材料。3.基建項目檔案本機關(guān)基本建設(shè)項目形成的檔案，包括項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等材料。4.設(shè)備檔案本機關(guān)購置的各類設(shè)備形成的檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、合格證、維修記錄等材料。（三）聲像檔案1.照片檔案本機關(guān)在工作活動中形成的照片檔案，包括工作照片、會議照片、活動照片等。2.錄音檔案本機關(guān)在工作活動中形成的錄音檔案，包括會議錄音、講話錄音等。3.錄像檔案本機關(guān)在工作活動中形成的錄像檔案，包括會議錄像、活動錄像等。（四）電子檔案1.本機關(guān)形成的各類電子文件，如辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。2.本機關(guān)購置的各類電子設(shè)備形成的檔案，如計算機設(shè)備、服務(wù)器設(shè)備、存儲設(shè)備等的說明書、維修記錄等材料。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)按照檔案歸檔范圍的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，并進行整理和分類。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行“雙套制”歸檔，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件。3.在文件材料收集過程中，應(yīng)注意文件材料的完整性和準(zhǔn)確性，防止文件材料的丟失和損壞。（二）文件材料的整理1.各部門應(yīng)按照檔案整理的基本原則和方法，對收集到的文件材料進行整理。整理工作應(yīng)包括分類、編號、編目、裝訂等環(huán)節(jié)。2.分類應(yīng)根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點，按照檔案門類和載體進行分類。編號應(yīng)按照檔案分類方案，對每一份檔案進行編號，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。編目應(yīng)按照檔案編號順序，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。裝訂應(yīng)按照檔案裝訂要求，對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。3.在文件材料整理過程中，應(yīng)注意保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于檔案的查閱和利用。（三）文件材料的歸檔1.各部門應(yīng)在每年年底前，將整理好的檔案移交機關(guān)綜合檔案室。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認。2.機關(guān)綜合檔案室應(yīng)按照檔案整理的要求，對接收的檔案進行進一步整理和完善，并按照檔案保管期限的要求，將檔案分別存入不同的檔案柜中。3.在檔案歸檔過程中，應(yīng)注意檔案的安全和保密，防止檔案的丟失和損壞。四、檔案保管期限（一）永久保管1.本機關(guān)制定的法規(guī)性文件。2.本機關(guān)召開的重要會議、舉辦的重大活動形成并具有長遠利用價值的文件材料。3.本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。4.本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。5.本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。6.本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。7.上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。8.同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。（二）定期保管定期保管的檔案期限分為30年、10年。1.本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。2.本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成酌一般性文件材料。3.本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。4.本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。5.本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。6.上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。7.同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。8.其他需要定期保管的文件材料。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由機關(guān)綜合檔案室負責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負責(zé)人和檔案管理人員為成員。檔案鑒定小組負責(zé)對本機關(guān)檔案的鑒定工作進行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限和利用價值，按照國家有關(guān)規(guī)定和本機關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組應(yīng)定期對本機關(guān)檔案進行鑒定，一般每年進行一次。2.在鑒定過程中,檔案管理人員應(yīng)按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進行初步審查，提出初步鑒定意見。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案管理人員的初步鑒定意見，對檔案進行集體審議，確定檔案的保管期限和處置意見。4.對于保管期限已滿的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本機關(guān)檔案處置辦法，提出銷毀、延長保管期限或繼續(xù)保存等處置意見。5.對于需要銷毀的檔案，檔案鑒定小組應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并報機關(guān)負責(zé)人審批。6.經(jīng)機關(guān)負責(zé)人審批同意后，檔案管理人員應(yīng)按照檔案銷毀清單，對檔案進行銷毀，并在檔案銷毀清單上簽字確認。六、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計，包括檔案的種類、數(shù)量、保管期限等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計，包括檔案的查閱人次、查閱卷次、利用效果等。3.檔案的銷毀情況統(tǒng)計，包括檔案的銷毀種類、數(shù)量、銷毀時間等。（二）統(tǒng)計方法檔案統(tǒng)計工作應(yīng)采用定期統(tǒng)計和不定期統(tǒng)計相結(jié)合的方法。定期統(tǒng)計應(yīng)每年進行一次，由機關(guān)綜合檔案室負責(zé)填寫檔案統(tǒng)計報表，并報機關(guān)負責(zé)人審核。不定期統(tǒng)計應(yīng)根據(jù)工作需要，隨時進行統(tǒng)計，并及時向機關(guān)負責(zé)人報告統(tǒng)計結(jié)果。（三）統(tǒng)計分析機關(guān)綜合檔案室應(yīng)根據(jù)檔案統(tǒng)計結(jié)果，進行統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，提出改進措施和建議，為機關(guān)檔案管理工作的決策提供依據(jù)。七、檔案利用（一）利用范圍本機關(guān)工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本機關(guān)檔案。外單位人員因特殊需要查閱、借閱本機關(guān)檔案的，須經(jīng)本機關(guān)負責(zé)人批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱本機關(guān)工作人員查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間、查閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理人員同意后，方可查閱檔案。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。2.借閱本機關(guān)工作人員借閱檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱目的等內(nèi)容，并經(jīng)檔案管理人員和部門負責(zé)人同意后，方可借閱檔案。借閱檔案時，應(yīng)向檔案管理人員出具借條，并按照規(guī)定的時間歸還檔案。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細登記，包括查閱人或借閱人的姓名、單位、查閱或借閱時間、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量、利用效果等內(nèi)容。檔案利用登記應(yīng)定期進行整理和歸檔，作為檔案統(tǒng)計和分析的依據(jù)。（四）利用反饋檔案管理人員應(yīng)及時了解檔案利用情況，收集利用者的反饋意見，對檔案利用效果進行跟蹤和評估。對于利用者提出的意見和建議，應(yīng)認真研究，及時改進檔案管理工作，提高檔案利用水平。八、檔案保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強對檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高檔案管理人員的保密意識和業(yè)務(wù)水平。2.對檔案的查閱、借閱、利用等環(huán)節(jié)，應(yīng)嚴格按照保密制度的規(guī)定進行管理，防止檔案信息的泄露。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案信息的安全。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全和保密。2.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在非工作時間查閱檔案，不