PAGE文書(shū)檔案行政管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書(shū)檔案管理，確保文書(shū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高公司行政管理效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)文書(shū)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書(shū)檔案由行政部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的文書(shū)檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.及時(shí)歸檔原則：各項(xiàng)文書(shū)材料形成后，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔，不得積壓。4.保密安全原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保文書(shū)檔案的安全與保密。二、文書(shū)檔案管理職責(zé)（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文書(shū)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)文書(shū)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對(duì)公司文書(shū)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的文書(shū)檔案管理工作。5.負(fù)責(zé)向公司領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)提供文書(shū)檔案查閱服務(wù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文書(shū)材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交行政部門(mén)。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)文書(shū)檔案管理的具體工作，接受行政部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.嚴(yán)格按照公司文書(shū)檔案管理制度的要求，做好本部門(mén)文書(shū)材料的日常管理工作，確保材料的真實(shí)、完整和及時(shí)歸檔。三、文書(shū)檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)公司文書(shū)檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括公司行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：涵蓋市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、項(xiàng)目文檔等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：如財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：包含技術(shù)方案、研發(fā)報(bào)告、專(zhuān)利文件等。5.對(duì)外聯(lián)絡(luò)類(lèi)：涉及公司與外部單位往來(lái)的函件、協(xié)議、合作項(xiàng)目文檔等。（二）編號(hào)1.文書(shū)檔案編號(hào)采用“年份+類(lèi)別代碼+流水號(hào)”的格式。例如，2023年行政管理類(lèi)的第5份文件編號(hào)為：2023XZ005。2.類(lèi)別代碼按照上述分類(lèi)分別設(shè)定，行政管理類(lèi)為XZ，業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)為YJ，財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)為CW，技術(shù)研發(fā)類(lèi)為JS，對(duì)外聯(lián)絡(luò)類(lèi)為WL。四、文書(shū)檔案的收集與整理（一）收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文書(shū)材料，確保材料齊全、完整。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)機(jī)關(guān)文件、平行單位函件等，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集，并進(jìn)行登記。3.收集的文書(shū)材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀。（二）整理1.行政部門(mén)對(duì)收集到的文書(shū)材料進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照分類(lèi)和編號(hào)要求進(jìn)行分類(lèi)排序。2.每份文書(shū)材料應(yīng)保持頁(yè)面整潔，如有破損或字跡不清的，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.去除文書(shū)材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等。4.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文書(shū)材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。五、文書(shū)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的文書(shū)材料整理后移交行政部門(mén)歸檔。2.對(duì)于重要的臨時(shí)性文件，應(yīng)在文件辦理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文書(shū)材料應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)檔案歸檔清單》，詳細(xì)注明文件名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息。2.行政部門(mén)對(duì)歸檔的文書(shū)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保清單信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，將檔案裝入檔案盒，并在盒脊上標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、起止編號(hào)等信息。3.將檔案盒存放在檔案柜中，按照類(lèi)別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。六、文書(shū)檔案的保管（一）保管環(huán)境1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，定期檢查維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）保管期限1.文書(shū)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為15年至50年，如重要合同、項(xiàng)目文檔等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，如一般性的文件、通知等。（三）檔案清查1.行政部門(mén)每年應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行一次清查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、文書(shū)檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱文書(shū)檔案，需填寫(xiě)《文書(shū)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門(mén)查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱公司文書(shū)檔案，需持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱登記1.行政部門(mén)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、部門(mén)、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）歸還要求查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還行政部門(mén)，并在《文書(shū)檔案查閱申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。行政部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)追究查閱人員的責(zé)任。八、電子文書(shū)檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門(mén)在工作中形成的電子文書(shū)材料，應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類(lèi)和編號(hào)要求進(jìn)行整理，并定期移交行政部門(mén)。2.電子文書(shū)材料應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用通用的文件格式進(jìn)行存儲(chǔ)，如PDF、DOC、XLS等。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.行政部門(mén)應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，將電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如磁帶、光盤(pán)等，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案的利用與安全1.公司內(nèi)部人員利用電子檔案，需通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，并按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行查閱和下載。2.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限和密碼，防止電子檔案被非法訪問(wèn)、篡改或泄露。定期對(duì)電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行病毒查殺和安全檢查，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。九、文書(shū)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定1.行政部門(mén)定期對(duì)保管期滿(mǎn)的文書(shū)檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（二）銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定確需銷(xiāo)毀的文書(shū)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《文書(shū)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，