PAGE交警隊檔案三合一制度一、總則（一）目的為進一步加強交警隊檔案管理工作，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準確性和安全性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結(jié)合交警隊實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于交警隊各部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案，包括交通事故檔案、車輛管理檔案、駕駛?cè)斯芾頇n案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。交警隊檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則。檔案內(nèi)容必須真實、準確、完整，如實反映交警隊業(yè)務(wù)活動的全過程。3.安全保密原則。加強檔案安全保密措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為交警隊各項工作提供有力支持。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善交警隊檔案管理制度。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點、核對，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和有效性。7.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，規(guī)范填寫檔案材料，保證檔案內(nèi)容的真實性和準確性。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，及時歸還檔案。4.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.認真履行檔案管理職責，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高檔案管理水平。4.定期對檔案進行盤點、清查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)檔案管理工作的需要。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.交通事故檔案：包括事故現(xiàn)場勘查記錄、事故認定書、調(diào)解書、賠償憑證等。2.車輛管理檔案：包括車輛注冊登記、轉(zhuǎn)移登記、抵押登記、注銷登記等相關(guān)材料。3.駕駛?cè)斯芾頇n案：包括駕駛證申請、考試、核發(fā)、審驗、換證等相關(guān)材料。4.其他業(yè)務(wù)檔案：如交通違法處理檔案、交通設(shè)施建設(shè)檔案等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)使用A4紙打印或書寫，字跡清晰，內(nèi)容完整。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準進行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和性質(zhì)，將檔案分為交通事故檔案、車輛管理檔案、駕駛?cè)斯芾頇n案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：將檔案材料按照一定順序進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品等。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的安全和完整。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行排列上架，便于查找和利用。電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護。（三）保管期限1.交通事故檔案、車輛管理檔案、駕駛?cè)斯芾頇n案等業(yè)務(wù)檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.對于重要的、具有長期保存價值的檔案，應(yīng)適當延長保管期限。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.建立檔案清查臺賬，記錄清查情況和處理結(jié)果。五、檔案利用（一）利用范圍1.內(nèi)部利用：供交警隊各部門在工作中查閱、參考。2.外部利用：根據(jù)法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，為司法機關(guān)、行政機關(guān)、社會組織等提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部利用：由利用部門填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人簽字后，到檔案管理部門查閱檔案。2.外部利用：利用單位應(yīng)出具單位介紹信、查閱人有效身份證件等相關(guān)材料，經(jīng)交警隊分管領(lǐng)導簽字批準后，到檔案管理部門查閱檔案。查閱人不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復制、拍照檔案，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細登記。2.登記內(nèi)容包括利用時間、利用部門、利用人姓名、檔案名稱、查閱內(nèi)容等。（四）歸還與催還1.檔案查閱、借閱完畢后，利用人應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整和安全。2.對于逾期未歸還的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時進行催還。如因特殊原因不能按時歸還，利用人應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負責對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和交警隊實際情況，制定檔案鑒定標準。2.檔案鑒定標準應(yīng)明確各類檔案的保管期限、鑒定方法、銷毀程序等內(nèi)容。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行審核，確定檔案的保管期限和價值。3.對于確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)交警隊分管領(lǐng)導簽字批準后，進行銷毀。（四）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀時間、地點、方式等信息，并由監(jiān)銷人簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的交警隊檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為交警隊各項工作提供更加便捷的檔案利用服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)功能開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管利用、鑒定銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全保密。（三）數(shù)據(jù)維護與更新1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，確