PAGE單位內(nèi)部檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位內(nèi)部檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：?jiǎn)挝粰n案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集、整理單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及單位機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置單位設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管單位各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編目、數(shù)字化處理等，建立科學(xué)的檔案檢索體系，方便檔案的查詢利用。4.開(kāi)展檔案的鑒定工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，及時(shí)剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，為單位各部門(mén)和員工提供檔案利用服務(wù)，并做好登記和跟蹤工作。6.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為單位決策提供數(shù)據(jù)支持。7.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高單位全體員工的檔案意識(shí)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等具體工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行操作。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施，確保檔案的安全。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的使用，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和備份工作。5.為檔案利用者提供熱情、周到的服務(wù)，根據(jù)利用需求及時(shí)提供準(zhǔn)確有效的檔案信息。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁私自復(fù)制、外借檔案。7.配合上級(jí)檔案管理部門(mén)的工作，按時(shí)完成檔案移交、統(tǒng)計(jì)報(bào)表報(bào)送等任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書(shū)檔案：?jiǎn)挝辉谛姓芾?、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過(guò)程中形成的各類文件材料，包括請(qǐng)示、報(bào)告、通知、決定、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：?jiǎn)挝辉诳蒲?、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的圖紙、圖表、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。3.人事檔案：?jiǎn)T工的個(gè)人基本信息、履歷、考核、獎(jiǎng)懲、工資待遇等相關(guān)材料。4.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料。5.聲像檔案：?jiǎn)挝辉诟黜?xiàng)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等資料。6.實(shí)物檔案：?jiǎn)挝猾@得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章等具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地移交檔案室。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、損毀。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，需收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等詳細(xì)信息，并確保圖像清晰、聲音完整。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明名稱、來(lái)源、日期等信息，并妥善保管。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)保管期限。3.便于保管和利用，按照分類方案進(jìn)行整理，使檔案條理清晰、層次分明。（四）檔案整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)，并填寫(xiě)備考表。2.科技檔案：按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類，建立檔案卷內(nèi)目錄和備考表，對(duì)圖紙等特殊載體檔案進(jìn)行單獨(dú)整理和編號(hào)。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄和索引，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整。4.財(cái)務(wù)檔案：按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。5.聲像檔案：按照時(shí)間順序或內(nèi)容分類，編寫(xiě)文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景等信息，并進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)。6.實(shí)物檔案：進(jìn)行單獨(dú)編號(hào)，建立實(shí)物檔案清單，注明名稱、來(lái)源、日期、保管地點(diǎn)等信息。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防器材等。（二）檔案上架排列1.按照檔案類別、保管期限、年度等順序進(jìn)行上架排列，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)排列。3.檔案上架應(yīng)整齊有序，標(biāo)識(shí)清晰，注明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：凡是反映單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映單位一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為15年至50年。3.短期保管：凡是反映單位一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次局部檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、消毒等措施。3.對(duì)檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并分析原因，采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。（五）檔案數(shù)字化管理1.積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步更新，確保兩者信息一致。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置防火墻、加密存儲(chǔ)等措施，防止電子檔案信息泄露。4.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.單位內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本單位檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱本單位相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案室查閱檔案原件或數(shù)字化副本。2.借閱：因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。3.復(fù)制：根據(jù)利用者需求，可為其提供檔案復(fù)印件，但需注明用途并加蓋檔案室印章。（三）利用手續(xù)1.單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需提前向本單位提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。4.借閱檔案需填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。5.利用者應(yīng)在規(guī)定的地點(diǎn)查閱或使用檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（四）利用登記與跟蹤1.檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄利用者姓名、部門(mén)、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、期限、用途等信息。2.對(duì)借閱檔案的利用者進(jìn)行跟蹤，及時(shí)提醒其歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案逾期未還或有損壞情況，應(yīng)及時(shí)催還并追究相關(guān)責(zé)任。3.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合單位實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值評(píng)估。2.重點(diǎn)鑒定檔案是否反映單位主要職能活動(dòng)、是否具有歷史查考價(jià)值、是否涉及單位機(jī)密等。3.對(duì)于保管期限已滿且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可考慮進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.采用焚燒、粉碎等方式對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法