PAGE離退休處檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)離退休處檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于離退休處各類檔案的管理，包括但不限于離退休人員基本信息檔案、工資福利檔案、健康檔案、活動(dòng)檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：離退休處檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映離退休人員的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守檔案安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整和安全。3.按照規(guī)定的保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為離退休人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作。2.配合檔案管理人員做好檔案的查閱和利用工作。3.按照檔案管理要求，規(guī)范本部門檔案的形成和管理。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.離退休人員的個(gè)人基本信息，包括身份證、戶口本、學(xué)歷證書、工作經(jīng)歷等。2.工資福利相關(guān)材料，如工資表、養(yǎng)老金發(fā)放記錄、福利待遇變更文件等。3.健康檔案，包括體檢報(bào)告、病歷、疾病診斷證明等。4.離退休人員參加活動(dòng)的照片、視頻、文字資料等。5.其他與離退休人員相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料移交檔案管理人員，確保檔案的及時(shí)收集。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，不得涂改、偽造。3.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性。（三）整理方法1.按照檔案類別進(jìn)行分類，如個(gè)人基本信息檔案、工資福利檔案、健康檔案等。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，建立檔案目錄。3.將檔案材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的有序存放。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的及時(shí)入庫。2.歸檔的檔案應(yīng)裝訂整齊，編目準(zhǔn)確，便于查閱。3.對(duì)重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（二）保管期限1.離退休人員的個(gè)人基本信息檔案、工資福利檔案等永久性保存。2.健康檔案保存期限為離退休人員去世后[X]年。3.活動(dòng)檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保存期限，一般不少于[X]年。（三）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。4.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，確保檔案的安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.離退休人員本人可查閱自己的檔案。2.因工作需要查閱檔案的，需經(jīng)離退休處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請(qǐng)表。3.涉及個(gè)人隱私或機(jī)密的檔案，未經(jīng)離退休人員本人同意，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、原因和查閱時(shí)間。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，查找并提供相關(guān)檔案。3.查閱人員在檔案查閱室進(jìn)行查閱，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。4.查閱結(jié)束后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還原位。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害離退休人員的合法權(quán)益。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，需經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。3.檔案利用過程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定程序1.檔案管理人員提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定申請(qǐng)表。2.由離退休處負(fù)責(zé)人組織相關(guān)人員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。3.根據(jù)鑒定結(jié)果，確定需要銷毀的檔案清單。（三）銷毀規(guī)定1.對(duì)需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)離退休處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立離退休處檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案信息錄入管理信息系統(tǒng)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。八、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立檔案管理監(jiān)督檢查制度，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)。（二）問題整改1.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。