PAGE檔案文件命名管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案文件的管理，確保檔案文件的命名規(guī)范、統(tǒng)一，便于檔案文件的存儲(chǔ)、檢索和利用，提高公司檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案文件的命名管理。3.基本原則規(guī)范性原則：檔案文件的命名應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，遵循統(tǒng)一的命名規(guī)則和格式。準(zhǔn)確性原則：檔案文件的命名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容、性質(zhì)和主題，便于識(shí)別和檢索。唯一性原則：每一份檔案文件都應(yīng)有唯一的命名，避免重名和混淆。簡潔性原則：檔案文件的命名應(yīng)簡潔明了，避免使用過于復(fù)雜和冗長的名稱。二、命名規(guī)則1.文件類型標(biāo)識(shí)在檔案文件命名的開頭，應(yīng)使用特定的字符或縮寫來標(biāo)識(shí)文件的類型，如：“合同”：可縮寫為“HT”“報(bào)告”：可縮寫為“BG”“通知”：可縮寫為“TZ”“會(huì)議紀(jì)要”：可縮寫為“JYK”“工作計(jì)劃”：可縮寫為“GZH”“工作總結(jié)”：可縮寫為“GJN”“財(cái)務(wù)報(bào)表”：可縮寫為“CWB”“技術(shù)文檔”：可縮寫為“JSWD”“項(xiàng)目文檔”：可縮寫為“XMWD”“人事檔案”：可縮寫為“RSDA”具體的文件類型標(biāo)識(shí)應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行確定，并在公司內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一公布。2.年度標(biāo)識(shí)在文件類型標(biāo)識(shí)之后，應(yīng)緊跟年份標(biāo)識(shí)，采用公元紀(jì)年全稱，如“2023”。3.月份標(biāo)識(shí)月份標(biāo)識(shí)緊跟在年度標(biāo)識(shí)之后，采用兩位數(shù)字表示，如“01”代表一月，“02”代表二月，以此類推。4.日期標(biāo)識(shí)日期標(biāo)識(shí)緊跟在月份標(biāo)識(shí)之后，采用兩位數(shù)字表示，如“01”代表1日，“15”代表15日等。5.部門標(biāo)識(shí)部門標(biāo)識(shí)應(yīng)使用公司內(nèi)部統(tǒng)一的部門名稱縮寫或代碼，如：“行政部”：可縮寫為“XZ”“財(cái)務(wù)部”：可縮寫為“CW”“人力資源部”：可縮寫為“RL”“市場部”：可縮寫為“SC”“研發(fā)部”：可縮寫為“YF”“生產(chǎn)部”：可縮寫為“SCB”“銷售部”：可縮寫為“XS”具體的部門標(biāo)識(shí)應(yīng)根據(jù)公司的組織架構(gòu)和部門設(shè)置進(jìn)行確定，并在公司內(nèi)部進(jìn)行統(tǒng)一公布。6.流水號標(biāo)識(shí)流水號標(biāo)識(shí)用于區(qū)分同一部門、同一時(shí)間段內(nèi)形成的不同檔案文件，采用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次遞增。7.主題關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)主題關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)應(yīng)準(zhǔn)確概括檔案文件的主要內(nèi)容和主題，使用簡潔明了的詞語或短語，一般不超過五個(gè)關(guān)鍵詞。主題關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)應(yīng)緊跟在流水號標(biāo)識(shí)之后，各關(guān)鍵詞之間用下劃線“_”隔開。8.示例以行政部于2023年5月10日發(fā)布的第3號通知為例，其命名應(yīng)為：TZ_20230510_XZ_0003_行政通知三、命名要求1.準(zhǔn)確性要求檔案文件的命名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的核心內(nèi)容，使查閱者能夠通過文件名快速了解文件的主題和主要信息。對于涉及多個(gè)主題的文件，應(yīng)選擇最能代表文件整體內(nèi)容的關(guān)鍵詞作為主題關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)。2.完整性要求檔案文件的命名應(yīng)包含文件類型標(biāo)識(shí)、年度標(biāo)識(shí)、月份標(biāo)識(shí)、日期標(biāo)識(shí)、部門標(biāo)識(shí)、流水號標(biāo)識(shí)和主題關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)等全部要素，確保文件名的完整性。對于一些重要的檔案文件，如合同、報(bào)告等，還應(yīng)在文件名中適當(dāng)體現(xiàn)文件的版本號、修訂日期等信息，以保證文件的準(zhǔn)確性和可追溯性。3.一致性要求公司各部門及全體員工應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的命名規(guī)則對檔案文件進(jìn)行命名，確保文件名的一致性和規(guī)范性。在同一項(xiàng)目或業(yè)務(wù)流程中形成的系列檔案文件，其命名應(yīng)保持一定的連貫性和規(guī)律性，便于管理和查閱。4.可讀性要求檔案文件的命名應(yīng)使用簡潔易懂的語言和字符，避免使用生僻字、繁體字、異體字以及過于復(fù)雜的符號和縮寫。文件名中的漢字應(yīng)使用規(guī)范的簡體中文，英文單詞應(yīng)使用正確的拼寫和語法，數(shù)字應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。四、命名流程1.文件起草與形成各部門員工在起草或形成檔案文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，按照本制度規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行初步命名。在文件起草過程中，如對文件名的確定存在疑問或需要進(jìn)一步討論，可及時(shí)與本部門的檔案管理人員或上級領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商。2.部門審核與確認(rèn)文件起草完成后，起草人應(yīng)將文件提交給所在部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件的命名是否符合本制度規(guī)定、是否準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容等進(jìn)行審核，并在文件名審核通過后簽字確認(rèn)。對于一些重要的檔案文件，部門負(fù)責(zé)人還應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，確保文件名的準(zhǔn)確性和完整性。3.檔案管理部門備案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核確認(rèn)后的檔案文件，由起草人將文件電子版提交給公司檔案管理部門進(jìn)行備案。檔案管理部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的命名規(guī)則對文件名進(jìn)行再次審核，確保文件名符合要求。檔案管理部門在備案過程中，如發(fā)現(xiàn)文件名存在問題，應(yīng)及時(shí)與文件起草部門溝通，要求其進(jìn)行修改和完善。4.最終命名與存儲(chǔ)經(jīng)檔案管理部門審核通過后的檔案文件，由檔案管理部門按照最終確定的文件名進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引，以便于檢索和利用。在檔案文件存儲(chǔ)過程中，檔案管理部門應(yīng)定期對文件名進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文件名的一致性和規(guī)范性。五、特殊情況處理1.歷史遺留文件對于公司在本制度發(fā)布之前已經(jīng)形成的歷史遺留檔案文件，如文件名不符合本制度規(guī)定的，檔案管理部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行重新命名，并建立相應(yīng)的對照表，注明原文件名和新文件名，以便于查閱和追溯。2.臨時(shí)文件與非正式文件對于一些臨時(shí)性的文件或非正式文件，如會(huì)議記錄草稿、工作便簽等，在文件形成過程中可暫不按照本制度規(guī)定的命名規(guī)則進(jìn)行命名，但應(yīng)在文件使用完畢后及時(shí)清理，避免造成文件堆積和混亂。3.聯(lián)合發(fā)文與多部門協(xié)作文件對于聯(lián)合發(fā)文或涉及多個(gè)部門協(xié)作形成的檔案文件，其命名應(yīng)在文件類型標(biāo)識(shí)之后，依次列出聯(lián)合發(fā)文部門或協(xié)作部門的標(biāo)識(shí)，各部門標(biāo)識(shí)之間用“+”號隔開。例如，由行政部、財(cái)務(wù)部和人力資源部聯(lián)合發(fā)布的一份通知，其命名應(yīng)為：TZ_20230510_XZ+CW+RL_0001_聯(lián)合通知4.電子文件與紙質(zhì)文件的對應(yīng)對于同時(shí)存在電子文件和紙質(zhì)文件的檔案，其文件名應(yīng)保持一致，以便于對應(yīng)和查找。在紙質(zhì)文件上應(yīng)注明電子文件的存儲(chǔ)路徑和文件名，在電子文件中應(yīng)注明紙質(zhì)文件的存放位置和編號。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案文件的命名情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保各部門嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的命名規(guī)則對檔案文件進(jìn)行命名。檔案管理部門在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)文件名不符合要求的，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，并記錄整改情況。2.外部監(jiān)督公司應(yīng)積極配合上級主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等相關(guān)機(jī)構(gòu)對公司檔案管理工作的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)檔案文件，并確保文件名符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司應(yīng)認(rèn)真對待，及時(shí)整改，并將整改情況向上級主管部門報(bào)告。3.考核與獎(jiǎng)懲將檔案文件命名管理工作納入公司績效考核體系，對嚴(yán)格按照本制度規(guī)定進(jìn)行命名管理、檔案文件命名規(guī)范準(zhǔn)確的部門和個(gè)人給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。對違反本制度規(guī)定、檔案文件命名混亂的部門和個(gè)人進(jìn)行批評教育，并責(zé)令其限期整改。如因文件名不規(guī)范導(dǎo)致檔案文件查找困難、影響工作效率或造成其他不良后果的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)計(jì)劃公司檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案文件命名管理培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織各部門員工參加培訓(xùn)，確保員工熟悉和掌握本制度規(guī)定的命名規(guī)則和要求。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括命名規(guī)則的講解、實(shí)際案例分析、操作演示等，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式。2.宣傳推廣公司應(yīng)通過內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等多種渠道，對本制度規(guī)定的檔案文件命名管理要求進(jìn)行宣傳推廣，提高全體員工對檔案文件命名管理工作的重視程度。檔案管理部門應(yīng)及時(shí)解答員工在檔案文件命名過程中