PAGE執(zhí)法支隊(duì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)執(zhí)法支隊(duì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在執(zhí)法工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于執(zhí)法支隊(duì)各部門及全體工作人員在執(zhí)法活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由支隊(duì)綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映執(zhí)法活動(dòng)的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定支隊(duì)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)支隊(duì)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在執(zhí)法活動(dòng)中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和保管工作，確保檔案的安全和完整。3.配合綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案質(zhì)量。3.熟悉檔案業(yè)務(wù)，掌握檔案管理技能，不斷提高檔案管理水平。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.執(zhí)法文件：包括法律法規(guī)、規(guī)范性文件、執(zhí)法依據(jù)、執(zhí)法程序等。2.執(zhí)法文書：如行政處罰決定書、行政強(qiáng)制措施決定書、詢問筆錄、現(xiàn)場(chǎng)檢查筆錄等。3.案件材料：包括案件受理登記表、立案審批表、調(diào)查終結(jié)報(bào)告、案件討論記錄、處罰決定執(zhí)行情況等。4.執(zhí)法證件管理材料：執(zhí)法人員的證件申請(qǐng)、審批、發(fā)放、年檢等材料。5.執(zhí)法培訓(xùn)材料：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。6.執(zhí)法監(jiān)督檢查材料：檢查計(jì)劃、檢查記錄、整改報(bào)告等。7.其他與執(zhí)法工作相關(guān)的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、調(diào)研報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和保存，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為執(zhí)法業(yè)務(wù)類、綜合管理類、人事檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.裝訂：將文件材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，移交綜合檔案室歸檔。2.對(duì)于重大執(zhí)法案件或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在案件辦結(jié)或事項(xiàng)處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案移交綜合檔案室時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合檔案室檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，符合要求的予以接收歸檔，并在檔案移交清單上注明歸檔日期。（三）保管期限及劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：反映執(zhí)法支隊(duì)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)執(zhí)法工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)執(zhí)法工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)執(zhí)法工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案保管賬目，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，做到賬物相符。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.支隊(duì)內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合檔案室查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)支隊(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人員到綜合檔案室查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.利用檔案形成的各種資料，應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播、公布或用于其他非檔案利用目的。3.對(duì)于涉及敏感信息的檔案利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理，防止信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以鑒定銷毀。失去保存價(jià)值的檔案主要包括：已過保管期限且無利用價(jià)值的檔案；重復(fù)、無效的文件材料；與現(xiàn)行政策法規(guī)不符且無參考價(jià)值的檔案等。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，逐卷逐件地分析檔案的內(nèi)容和價(jià)值，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.將檔案銷毀清單報(bào)支隊(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并注明銷毀日期。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案存儲(chǔ)和利用要求。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、著錄、標(biāo)引等處理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和編輯，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行登記和管理，記錄借閱時(shí)間、借閱人員、歸還時(shí)間等信息，確保檔案借閱的規(guī)范和安全。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問，確保檔案信息安全。（四）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)1.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備