PAGE規(guī)范檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案資料管理，確保檔案資料的完整性、準確性、安全性和可利用性，提高公司/組織的管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理部門，對各類檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則檔案資料應如實反映公司/組織各項活動的實際情況，保證內(nèi)容真實、數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.安全保密原則加強檔案資料的安全防護措施，確保檔案資料不被泄露、篡改、丟失，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案資料失密、泄密事件發(fā)生。4.方便利用原則優(yōu)化檔案資料管理流程，提高檔案資料的檢索效率，為公司/組織各項工作提供便捷的檔案信息服務。二、檔案資料管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案資料管理制度，并組織實施。2.負責公司/組織各類檔案資料的集中統(tǒng)一管理，包括檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案資料管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的信息化管理，提高檔案資料的管理效率和利用水平。4.指導、監(jiān)督和檢查各部門檔案資料管理工作，定期對各部門檔案資料管理情況進行考核評價。5.組織開展檔案資料編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。6.負責檔案管理設施設備的配備、維護和更新，確保檔案資料的安全保管。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的及時、完整和準確。2.按照公司/組織檔案資料管理制度的要求，定期向檔案管理部門移交應歸檔的檔案資料。3.嚴格遵守檔案資料管理規(guī)定，妥善保管本部門暫存的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。4.積極配合檔案管理部門開展檔案資料的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，熟悉檔案管理業(yè)務，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)。2.負責檔案資料的日常管理工作，包括檔案資料的收集、整理、分類、編目、上架、保管等。3.嚴格執(zhí)行檔案資料管理制度，確保檔案資料的安全和保密，對違反規(guī)定的行為及時制止并報告。4.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，負責檔案資料的信息化錄入、檢索、統(tǒng)計等工作。5.積極為公司/組織各部門提供檔案資料利用服務，按照規(guī)定辦理檔案資料的查閱、借閱、復印等手續(xù)。6.定期對檔案資料進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案資料管理中存在的問題，并做好記錄。三、檔案資料的分類與編號（一）檔案資料分類1.行政檔案類包括公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議紀要、決議，工作計劃、總結(jié)，行政公文、函件，人事檔案、勞動合同，印章管理文件等。2.財務檔案類涵蓋會計憑證、賬簿、報表，財務預算、決算資料，審計報告、驗資報告，稅務申報資料，資金管理文件等。3.業(yè)務檔案類根據(jù)公司/組織業(yè)務范圍不同進行分類，如銷售業(yè)務檔案包括銷售合同、訂單、客戶資料、市場調(diào)研報告等；采購業(yè)務檔案包括采購合同、供應商資料、采購訂單等；生產(chǎn)業(yè)務檔案包括生產(chǎn)計劃、工藝流程、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告等。4.技術檔案類包含產(chǎn)品研發(fā)資料、技術方案、設計圖紙、技術標準、專利證書、技術改造文件等。5.基建檔案類涉及公司/組織基本建設項目的立項、規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件資料，如項目可行性研究報告、設計圖紙、施工記錄、工程決算等。6.設備檔案類包括設備購置合同、設備清單、設備說明書、設備安裝調(diào)試記錄、設備維修保養(yǎng)記錄、設備報廢文件等。（二）檔案資料編號1.檔案資料編號采用“分類號+年度號+流水號”的結(jié)構(gòu)。2.分類號按照上述檔案資料分類類別進行編制，用大寫字母表示，如“A”代表行政檔案類，“B”代表財務檔案類等。3.年度號采用公元紀年，用四位數(shù)字表示，如“2023”代表2023年度。4.流水號按照檔案資料形成的先后順序依次編號，用阿拉伯數(shù)字表示，如“001”“002”等。5.例如，一份2023年度行政檔案類的第5份文件，其編號為“A2023005”。四、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍各部門應按照檔案資料管理制度的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料。具體收集范圍包括但不限于：1.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。2.本公司/組織制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。3.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書、委托書等。4.會議記錄、紀要、決議、提案等。5.人事任免、調(diào)動、獎懲等文件。6.財務報表、憑證、賬簿、審計報告等。7.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務活動中形成的文件資料。8.基本建設項目、設備購置等過程中產(chǎn)生的文件資料。9.各類聲像資料，如照片、錄音、錄像等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保收集工作的及時、準確。2.收集的檔案資料應齊全完整，內(nèi)容真實，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對收集到的檔案資料應進行初步整理，剔除重復、無用的材料，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類按照檔案資料的分類標準，對收集到的檔案資料進行分類，同類檔案資料集中在一起。2.編號對分類后的檔案資料進行編號，編號應準確、規(guī)范，便于查找和管理。3.編目編制檔案資料目錄，目錄應包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速檢索。4.裝訂對紙張較多、需要長期保存的檔案資料進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于翻閱。五、檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔期限1.各部門應在檔案資料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門歸檔。2.對于一些重要的、時效性較強的檔案資料應及時歸檔，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）歸檔程序1.各部門檔案資料管理人員填寫《檔案資料移交清單》，詳細列出移交檔案資料的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案資料進行核對、驗收，確認無誤后在《檔案資料移交清單》上簽字蓋章。3.檔案管理部門按照檔案資料的分類和編號順序，將歸檔的檔案資料上架存放，并更新檔案管理信息系統(tǒng)。（三）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對檔案資料應進行科學分類存放，不同類別的檔案資料應分開存放，并設置明顯的標識。4.定期對檔案資料進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案資料的賬實相符。5.對破損、褪色、變質(zhì)的檔案資料應及時進行修復或復制，確保檔案資料的完整性。六、檔案資料的利用與借閱（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱檔案資料。檔案資料的利用范圍包括但不限于：1.為公司/組織決策提供參考依據(jù)。2.解決工作中的實際問題。3.開展業(yè)務培訓、學習交流等活動。4.進行項目申報、資質(zhì)認證等工作。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案資料的部門或個人應填寫《檔案資料查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的檔案資料名稱、編號、用途、查閱/借閱期限等信息。2.《檔案資料查閱/借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，為查閱、借閱人員提供相應的檔案資料，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。4.查閱、借閱人員應在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案資料，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱人員應愛護檔案資料，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標注、污損檔案資料。2.查閱、借閱檔案資料應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案資料帶出檔案庫房。3.如需復印檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。復印的檔案資料應與原件內(nèi)容一致，復印件應加蓋檔案管理部門印章。4.查閱、借閱人員對查閱、借閱的檔案資料負有保密責任，不得泄露檔案資料的內(nèi)容。七、檔案資料的數(shù)據(jù)化管理（一）數(shù)據(jù)化管理目標建立完善的檔案資料數(shù)據(jù)化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計和分析，提高檔案資料的管理效率和利用價值。（二）數(shù)據(jù)化管理流程1.數(shù)據(jù)錄入檔案管理人員按照檔案資料的分類和編號順序，將檔案資料的目錄信息和全文內(nèi)容錄入檔案管理信息系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應準確、完整，確保與紙質(zhì)檔案資料一致。2.數(shù)據(jù)審核對錄入的數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)的準確性和規(guī)范性。審核內(nèi)容包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、內(nèi)容等信息。3.數(shù)據(jù)存儲將審核通過的數(shù)據(jù)存儲到檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，存儲方式應安全可靠，便于數(shù)據(jù)的查詢和調(diào)用。4.數(shù)據(jù)檢索利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，根據(jù)關鍵詞、分類號、日期等條件快速檢索所需的檔案資料。檢索結(jié)果應準確、全面，能夠滿足用戶的需求。5.數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析通過檔案管理信息系統(tǒng)對檔案資料的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，如檔案資料的數(shù)量、類別、年度分布等情況，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立健全檔案資料數(shù)據(jù)安全管理制度，加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改、丟失等安全事故發(fā)生。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.設置不同的用戶權(quán)限，對檔案資料數(shù)據(jù)的訪問進行嚴格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應的檔案資料數(shù)據(jù)。4.加強對檔案管理人員的數(shù)據(jù)安全培訓，提高其安全意識和操作技能，確保數(shù)據(jù)安全管理工作的有效開展。八、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案資料的鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案資料進行定期鑒定，確定檔案資料的存毀價值。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案資料的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動，是否具有歷史查考價值。2.檔案資料的保存期限是否已滿，是否已失去保存價值。3.檔案資料的完整性和準確性，是否存在重復、無效等情況。（四）銷毀程序1.鑒定小組對檔案資料進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案資料銷毀申請表》，注明銷毀檔案資料的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案資料銷毀申請表》經(jīng)公司