PAGE證照科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)證照科檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于證照科在工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、許可證、資質(zhì)證書、合同協(xié)議、文件資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則證照科檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映證照科的工作實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集、整理和保存與證照科工作相關(guān)的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為證照科工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）證照科負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)證照科檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，確保檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保障檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。5.按照規(guī)定的期限對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（三）其他人員職責(zé)1.各崗位工作人員應(yīng)及時將工作中形成的檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案的及時歸檔。2.在檔案查閱過程中，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類證照的申請、審批、頒發(fā)文件及相關(guān)材料。2.合同協(xié)議、合作意向書等涉及證照相關(guān)事項的文件。3.資質(zhì)證書、榮譽證書等相關(guān)證明文件。4.與證照管理工作有關(guān)的會議記錄、工作報告、請示批復(fù)等文件資料。5.其他需要歸檔保存的證照科工作文件。（二）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)在工作完成后及時將相關(guān)檔案資料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時性。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，將檔案分為證照類、合同協(xié)議類、文件資料類等類別。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查找。3.編目對檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，不得損壞檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，確保檔案資料符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案資料按照分類和編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案袋，并在檔案盒或檔案袋上標(biāo)明檔案編號、名稱、日期等信息。3.將檔案盒或檔案袋存放在檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)明檔案類別和存放位置。（二）保管期限1.永久保管涉及重要證照、重大合同協(xié)議、具有長期保存價值的文件資料等，應(yīng)永久保管。2.定期保管根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的定期保管期限，一般分為3年、5年、10年等。3.保管期限的確定由檔案管理人員根據(jù)檔案的實際情況提出初步意見，報證照科負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱證照科工作人員因工作需要查閱檔案的，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可以查閱相關(guān)檔案。2.外部查閱外單位人員因工作需要查閱檔案的，須持有單位介紹信或有效證明，經(jīng)證照科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)后，方可查閱。查閱涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，須經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.將《檔案查閱申請表》提交給檔案管理人員，檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進(jìn)行審核。3.審核通過后，檔案管理人員按照查閱人員的要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱人員查閱檔案時應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。（三）利用方式1.復(fù)印對于需要復(fù)印的檔案資料，查閱人員應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)檔案管理人員審核后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)印日期和用途。2.借閱對于需要借閱的檔案資料，查閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)檔案管理人員審核后，按照規(guī)定的期限進(jìn)行借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用價值，對檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由證照科負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員為成員。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、保管期限等因素，確定檔案的存毀價值。2.綜合分析法結(jié)合檔案的利用情況、社會需求等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的存毀價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.將《檔案銷毀申請表》提交給證照科負(fù)責(zé)人審批。3.審批通過后，檔案管理人員按照規(guī)定的程序?qū)M銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊，并在檔案銷毀清冊上注明檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定小組組長和證照科負(fù)責(zé)人簽字后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。5.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。6.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為證照科工作提供便捷的檔案服務(wù)。3.加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)選用合適的檔案管理軟件，建立檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.電子檔案安全管理采取加密、備份、訪問控制等措施，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，防止電子檔案信息泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理系統(tǒng)的操作方法，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運行。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存