PAGE兩隊(duì)一室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織“兩隊(duì)一室”（執(zhí)法辦案隊(duì)、社區(qū)警務(wù)隊(duì)、綜合指揮室）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和統(tǒng)計分析，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)“兩隊(duì)一室”涉及的各類檔案管理工作，包括但不限于工作文件、案件卷宗、社區(qū)警務(wù)資料、指揮調(diào)度記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)“兩隊(duì)一室”檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映“兩隊(duì)一室”工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便“兩隊(duì)一室”工作人員及相關(guān)部門查閱利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)“兩隊(duì)一室”檔案管理工作，制定檔案管理制度和工作流程，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，監(jiān)督檢查檔案管理工作落實(shí)情況。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。3.按照規(guī)定的程序和要求，為“兩隊(duì)一室”工作人員及相關(guān)部門提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。5.參與檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙藁蚴ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。（三）“兩隊(duì)一室”負(fù)責(zé)人職責(zé)1.組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)規(guī)定，提高檔案意識，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地形成和移交。2.對本部門形成的檔案進(jìn)行初審，審核檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，簽署審核意見。3.根據(jù)工作需要，合理安排人員查閱、借閱本部門檔案，督促本部門人員及時歸還檔案。4.配合檔案管理部門做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.執(zhí)法辦案隊(duì)：各類案件的受理、立案、偵查、審訊、結(jié)案等過程中形成的法律文書、證據(jù)材料、工作記錄、審批文件等。2.社區(qū)警務(wù)隊(duì)：社區(qū)治安防范、人口管理、矛盾糾紛排查化解、安全檢查等工作中形成的各類臺賬、報表、工作記錄、宣傳資料等。3.綜合指揮室：指揮調(diào)度指令、警情信息、視頻監(jiān)控資料、數(shù)據(jù)分析報告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，及時收集本部門工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.檔案資料應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造、損毀或丟失。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保兩種載體的信息一致。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類。執(zhí)法辦案隊(duì)檔案可分為刑事案件、行政案件等類別；社區(qū)警務(wù)隊(duì)檔案可分為治安管理、人口管理等類別；綜合指揮室檔案可分為指揮調(diào)度、警情分析等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存和查閱。四、檔案的保管（一）保管場所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照分類編號順序排列上架存放，保持檔案的整齊有序。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立備份機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對電子檔案進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限。一般分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種。具體保管期限如下：1.執(zhí)法辦案隊(duì)：涉及重大案件、重要人物的檔案，保管期限為永久。一般刑事案件、行政案件檔案，保管期限為長期。一般性工作文件、臨時性案件材料等，保管期限為短期。2.社區(qū)警務(wù)隊(duì)：涉及社區(qū)重點(diǎn)人員、重大治安事件的檔案，保管期限為永久。社區(qū)治安管理、人口管理等常規(guī)工作檔案，保管期限為長期。臨時性工作記錄、宣傳資料等，保管期限為短期。3.綜合指揮室：涉及重大指揮調(diào)度事件、重要警情分析報告的檔案，保管期限為永久。日常指揮調(diào)度記錄、一般性警情信息等，保管期限為長期。臨時性數(shù)據(jù)報表、工作簡報等，保管期限為短期。（四）檔案清查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案賬目相符。清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄并報告，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.“兩隊(duì)一室”工作人員因工作需要查閱本部門檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.其他部門人員因工作需要查閱“兩隊(duì)一室”檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱理由、查閱范圍等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員只能在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱檔案后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意，檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完好情況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價值、歷史價值等因素，按照國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，對檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確已失去保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的“兩隊(duì)一室”檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。同時，定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，對系統(tǒng)進(jìn)行定期殺毒、備份，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。（四）信息資源共享利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)“兩隊(duì)一室”檔