PAGE員工工會檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司員工工會檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在工會工作中的作用，依據國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工會及所屬各部門、分會在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統一管理原則公司工會設立專門的檔案管理機構或指定專人負責檔案管理工作，對公司工會檔案實行集中統一管理，確保檔案的完整性和系統性。2.真實性原則檔案應如實反映工會工作的實際情況，保證檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理工會工作中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密、員工個人隱私等敏感信息的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。（四）檔案定義本制度所稱員工工會檔案，是指公司工會在組織建設、會員管理、權益維護、文化活動、財務管理等各項工作中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構公司工會設立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責公司工會檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機構職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司員工工會檔案管理制度。2.負責公司工會各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的時效性和準確性。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為工會工作決策、會員服務、歷史研究等提供檔案信息支持。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司工會系統檔案管理人員的業(yè)務水平和全體員工的檔案意識。（三）各部門、分會職責1.負責本部門、分會在工作中形成的各類文件、資料、記錄的收集、整理，并定期移交公司工會檔案管理室。2.協助檔案管理室做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作，提供相關檔案信息資料。3.嚴格遵守公司員工工會檔案管理制度，妥善保管本部門、分會使用的檔案，防止檔案丟失、損壞或泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.工會組織建設方面的文件，包括工會成立、換屆選舉、機構設置、人員任免等相關材料。2.會員管理檔案，如會員登記表、會員證發(fā)放記錄、會員會費繳納記錄、會員獎懲情況等。3.權益維護工作檔案，包括員工訴求記錄、勞動爭議處理材料、集體合同簽訂與履行情況等。4.文化活動檔案，如活動方案、通知、照片、視頻、總結等。5.財務管理檔案，包括工會經費收支預算、決算報表、會計憑證、賬簿等。6.各類會議記錄、紀要、決議等文件材料。7.與上級工會、其他單位的往來文件、信函、協議等。8.其他具有保存價值的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門、分會應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應在文件材料形成后及時整理，按照檔案管理要求進行分類、編號，并移交公司工會檔案管理室。3.對于重要文件、緊急文件或需及時歸檔的文件，應優(yōu)先收集整理，確保檔案信息的時效性。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領域、內容性質等進行分類，一般可分為組織建設類、會員管理類、權益維護類、文化活動類、財務管理類、綜合類等類別。每個類別下可根據實際情況進一步細分二級類目。2.文件編號對每份檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性。編號可采用年度+類別+流水號的方式，如“2023組織建設001”，便于檔案的識別和查找。3.編目編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等項目。檔案目錄應一式兩份，一份裝訂在檔案盒內，一份單獨成冊，作為檔案檢索工具。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，保持檔案的原貌。四、檔案的保管與保護（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防鼠的地點，確保檔案存放環(huán)境安全。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，滿足檔案保管的基本要求。3.檔案庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。（二）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的數量準確、存放有序。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，保證檔案的完整性和可讀性。3.電子檔案應定期進行備份，備份存儲介質應異地存放，防止因自然災害、設備故障等原因導致檔案數據丟失。4.嚴格控制檔案庫房的溫度和濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。5.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案庫房的安全防范措施。2.檔案庫房應安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備，確保檔案庫房的安全監(jiān)控無死角。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應經檔案管理部門負責人批準，并進行登記。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因操作不當或疏忽大意導致檔案安全事故的發(fā)生。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、有效的原則，確保檔案信息的正確使用，不得損害公司利益和員工權益。2.檔案利用應優(yōu)先滿足工會工作需要，為工會組織建設、會員服務、權益維護等各項工作提供支持。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室查閱。檔案管理人員應根據查閱申請表提供相應的檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督。2.借閱確需借閱檔案的，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的用途、借閱期限等，經檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、損壞或丟失，歸還時應確保檔案的完好無損。3.復制對于因工作需要不能提供原件查閱或借閱的檔案，可提供檔案復印件。復制檔案應經檔案管理部門負責人批準，檔案管理人員應按照規(guī)定的程序進行復制，并在復印件上加蓋“檔案復制件”章。（三）利用登記檔案管理室應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人員、利用內容、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映工會組織重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務等具有長遠利用價值的檔案，如工會成立大會文件、重要會議記錄、重大活動資料、涉及公司核心利益的權益維護檔案等。2.長期保管的檔案在較長時間內對工會工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[X]年。如會員管理檔案、一般性文化活動檔案、常規(guī)性財務管理檔案等。3.短期保管的檔案在較短時間內對工會工作有參考價值的檔案，保管期限一般為[X]年。如臨時性會議文件、一般性通知等。（四）鑒定程序1.檔案管理室定期對已滿保管期限的檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組按照鑒定原則和保管期限劃分標準，對需鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對確定為無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，經檔案管理部門負責人審核、公司工會領導批準后，進行銷毀處理。（五）銷毀方法檔案銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，一般可采用焚燒、粉碎等方法。銷毀過程應進行現場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在《檔案銷毀審批表》上簽字確認。銷毀記錄應妥善保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立公司員工工會檔案管理信息系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內容1.檔案數字化對紙質檔案進行數字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案分類和編號規(guī)則進行存儲和管理。數字化掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.信息系統建設開發(fā)或選用適合公司工會檔案管理的信息系統，實現檔案的錄入、查詢、借閱、統計、鑒定、銷毀等功能的信息化管理。信息系統應具備權限管理、數據備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全可靠。3.數據維護定期對檔案管理信息系統中的數據進行維護，包括數據更新、數據清理、數據備份等工作，保證數據的準確性和完整性。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息系統的安全防護措施。2.對檔案管理信息系統的用戶進行權