PAGE辦公室文職檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室文職檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司辦公室文職人員所涉及的各類(lèi)檔案管理工作，包括但不限于文件、資料、記錄、報(bào)表等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理各類(lèi)文職檔案，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司的各項(xiàng)工作和活動(dòng)。3.完整性原則：全面收集、整理各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。二、檔案管理職責(zé)（一）辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司辦公室文職檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)建立檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期檢查檔案保管情況，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司要求，及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀等工作。6.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.負(fù)責(zé)檔案檢索系統(tǒng)的維護(hù)和更新，確保檔案查閱的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)。6.協(xié)助辦公室做好檔案的鑒定、銷(xiāo)毀等工作。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交辦公室。2.配合辦公室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行保密，不得擅自泄露檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類(lèi)文件，包括上級(jí)文件、公司發(fā)文、部門(mén)文件等。2.公司各類(lèi)會(huì)議記錄、紀(jì)要。3.公司各類(lèi)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。4.公司各類(lèi)合同、協(xié)議。5.公司各類(lèi)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)資料。6.公司各類(lèi)人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等資料。7.公司各類(lèi)財(cái)務(wù)檔案，包括憑證、賬簿、報(bào)表等。8.公司各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案，如銷(xiāo)售檔案、采購(gòu)檔案、生產(chǎn)檔案等。9.其他與公司工作相關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)形成的文件、資料、記錄等收集齊全，并按照要求進(jìn)行整理。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，如分為行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查閱。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等信息，便于查閱。四、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照類(lèi)別、編號(hào)順序排列。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)定期進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）保管環(huán)境1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲(chóng)、防潮等。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，防止檔案發(fā)霉、損壞。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括公司成立以來(lái)的重要文件、合同、協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的檔案包括公司一定時(shí)期內(nèi)的重要文件、資料等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案包括一般性文件、資料等，保管期限一般為1年至5年。（四）檔案清查1.辦公室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管情況等。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到辦公室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、損毀檔案。3.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整、無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.外部單位或個(gè)人借閱公司檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。3.外部人員查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶離公司。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和重要性，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得隨意銷(xiāo)毀。（二）鑒定程序1.辦公室組織檔案管理人員和相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)每一份檔案進(jìn)行評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定意見(jiàn)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀登記表》上記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》等相關(guān)資料存檔。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)檔案信息進(jìn)行保密。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施。3.檔案查閱、借閱場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)區(qū)域，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入。4.檔案管理人員不得擅自向他人泄露檔案信息，如有違反，將依法追究責(zé)任。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案存放地點(diǎn)的安全