PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保管工作制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保管工作，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，結合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門、所屬事業(yè)單位及各村（居）委會的檔案保管工作。（三）基本原則1.集中統一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案實行集中統一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案應如實反映本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內容真實可靠。3.完整性原則全面收集和整理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取必要的安全防護措施，確保檔案實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理部門職責（一）綜合職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作規(guī)章制度，并組織實施。2.負責制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，指導、監(jiān)督和檢查各部門及各村（居）委會的檔案工作。3.組織開展檔案業(yè)務培訓，提高檔案工作人員的業(yè)務素質和工作能力。4.負責本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化建設，推進檔案管理現代化。（二）具體工作1.檔案收集負責接收和收集本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門及各村（居）委會在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案材料。定期對各部門及各村（居）委會的檔案收集情況進行檢查和指導，確保檔案材料及時、完整地收集歸檔。2.檔案整理按照國家檔案管理行業(yè)標準，對收集到的檔案材料進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其系統化、規(guī)范化。建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄、全宗介紹、分類方案等，方便檔案的查找和利用。3.檔案保管設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案實體安全。對檔案庫房進行定期檢查和維護，做好溫濕度記錄，及時處理檔案保管中出現的問題。建立電子檔案存儲系統，對電子檔案進行安全存儲和管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。4.檔案鑒定定期對已保管的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。組織檔案鑒定小組，按照檔案鑒定標準和程序，對檔案進行逐卷鑒定，確保鑒定工作的科學性和準確性。5.檔案統計建立檔案統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計分析，及時掌握檔案工作動態(tài)。定期向上級檔案管理部門報送檔案統計報表，為檔案管理決策提供依據。6.檔案利用建立檔案借閱制度，規(guī)范檔案借閱手續(xù)，嚴格控制檔案的借閱范圍和期限，確保檔案的安全。積極開展檔案利用服務工作，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供檔案信息支持，充分發(fā)揮檔案的作用。做好檔案查閱、借閱登記工作，對檔案利用情況進行跟蹤和反饋。三、檔案收集（一）收集范圍1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門在履行職能活動中形成的各種文件材料，包括上級文件、本級文件、會議文件、工作計劃、總結、統計報表、合同協議、人事檔案等。2.所屬事業(yè)單位在業(yè)務工作中形成的各類檔案，如科研項目檔案、教學檔案、醫(yī)療檔案、財務檔案等。3.各村（居）委會在村務管理、社區(qū)建設等工作中形成的文件材料，如村民會議記錄、財務收支憑證、土地承包合同、人口信息檔案等。4.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在重大活動、重要事件中形成的具有保存價值的文件材料，如項目建設檔案、突發(fā)事件處理檔案等。（二）收集要求1.各部門及各村（居）委會應指定專人負責檔案收集工作，按照檔案收集范圍，及時將本部門及本轄區(qū)內形成的檔案材料收集齊全，并定期向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門移交。2.檔案材料應齊全完整、真實準確，字跡清晰，載體完好。嚴禁擅自銷毀、涂改、偽造檔案材料。3.對重要的檔案材料，應同時收集紙質文件和電子文件，并確保兩者內容一致。電子文件應按照規(guī)定的格式和存儲要求進行整理和保存。（三）收集時間1.各部門及各村（居）委會應在每年年底前，將本年度形成的檔案材料整理完畢，并移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門。2.對于重大活動、重要事件形成的檔案材料，應在活動結束或事件處理完畢后及時收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合國家檔案管理行業(yè)標準，確保整理工作的規(guī)范化、標準化。（二）分類標準1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）分類。即先將檔案按年度分開，再根據保管期限分為永久、長期、短期，最后按機構（問題）進行排列。2.科技檔案按照項目專業(yè)分類。即先按項目名稱進行分類，再在每個項目下按專業(yè)進行細分，如科研項目檔案可分為科研課題、實驗記錄、研究報告等類別。3.會計檔案按照年度類別分類。即先按年度分開，再根據會計檔案的類別分為會計憑證、會計賬簿、財務報告等。4.人事檔案按照類別年度分類。即先按人事檔案的類別分為履歷材料、自傳材料、考核材料、任免材料等，再按年度進行排列。（三）編號方法1.文書檔案采用年度、保管期限、流水號相結合的編號方法。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案采用項目編號、專業(yè)代碼、流水號相結合的編號方法。例如：項目編號為202301的科研項目檔案中，實驗記錄類的第5份檔案編號為202301SYJL005。3.會計檔案采用年度、類別、冊號相結合的編號方法。例如：2023年度會計憑證類的第3冊編號為2023KJPC003。4.人事檔案采用類別代碼、年度、序號相結合的編號方法。例如：履歷材料類中，2023年度的第7份檔案編號為LLCL2023007。（四）編目要求1.編制檔案目錄檔案目錄應包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限、密級等項目，確保目錄內容準確、完整。2.編寫全宗介紹全宗介紹應包括本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的基本情況、檔案工作概況、檔案的形成和管理情況等內容，為檔案利用者提供全面的檔案信息。3.制定分類方案分類方案應明確各類檔案的分類標準、編號方法和排列順序，便于檔案的整理和管理。五、檔案保管（一）庫房建設與管理1.檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設施，如安裝火災自動報警系統、滅火器、除濕機、防蟲藥品、防盜門窗、遮光窗簾、空氣凈化器等。3.庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。4.定期對庫房進行檢查和維護，及時發(fā)現和處理庫房設施設備存在的問題，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。（二）檔案裝具選擇與使用1.檔案裝具應選用符合國家標準的檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案柜應排列整齊，便于檔案的查找和存取。檔案架應根據庫房空間合理布局，充分利用庫房面積。3.檔案裝具應標明檔案類別、編號、年度等信息，方便檔案的管理和識別。（三）檔案存儲方式1.紙質檔案應按照分類方案進行排列存放，同一類別的檔案應集中存放，便于查找和管理。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份存儲設備應異地存放，確保電子檔案數據的安全。3.磁性載體檔案應定期進行檢查和維護，防止數據丟失或損壞。（四）檔案安全防護措施1.建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責，加強對檔案安全工作的監(jiān)督和檢查。2.加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全保衛(wèi)人員，安裝監(jiān)控設備，確保庫房24小時有人值守。3.嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經批準不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房應進行登記，嚴禁攜帶易燃、易爆、易腐蝕等物品進入庫房。4.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現問題及時處理。對重要檔案應采取特殊的安全防護措施，如加密存儲、專人保管等。5.加強對檔案信息安全的管理，采取數據加密、訪問控制、防火墻等技術手段，防止檔案信息泄露。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責人擔任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定小組負責對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的鑒定工作進行組織和指導。（二）鑒定標準1.文書檔案永久保管的檔案：反映本鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要職能活動和歷史面貌的，對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作、國家建設和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：反映本鄉(xiāng)鎮(zhèn)一般工作活動，在較長時間內對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案。保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：反映本鄉(xiāng)鎮(zhèn)局部工作活動，在較短時間內對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有查考利用價值的檔案。保管期限為1年至15年。2.科技檔案對具有重要科研價值、技術創(chuàng)新成果或長期使用價值的科技檔案，應永久保管。對在一定時期內具有查考利用價值的科技檔案，可根據實際情況確定保管期限，一般為長期或短期。3.會計檔案會計憑證保管期限為30年。會計賬簿中總賬、明細賬、日記賬保管期限為30年，固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。財務報告中月度、季度、半年度財務會計報告保管期限為10年，年度財務會計報告永久保管。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理人員對擬鑒定的檔案進行初步審查，剔除明顯無保存價值的文件材料。2.詳細審查鑒定小組對初步審查后的檔案進行詳細審查，根據鑒定標準，確定檔案的保管期限。3.編制鑒定報告鑒定小組對鑒定結果進行匯總，編制鑒定報告，說明鑒定的依據、方法、結果等情況。4.審批鑒定報告經鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責人審核后，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)領導審批。（四）銷毀處理1.經批準銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。3.銷毀清冊應永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。七、檔案統計（一）統計內容1.檔案收進情況統計，包括檔案的數量、來源、年度等。2.檔案整理情況統計，如整理的檔案數量、分類情況、編號情況等。3.檔案保管情況統計，如庫房面積、檔案裝具數量、檔案存儲數量等。4.檔案鑒定情況統計，包括鑒定的檔案數量、保管期限調整情況等。5.檔案利用情況統計，如查閱檔案的人次、卷次、利用目的等。（二）統計方法1.建立檔案統計臺賬，對各項檔案統計內容進行詳細記錄。2.定期對檔案統計數據進行匯總和分析，形成檔案統計報表。3.檔案統計報表應按照規(guī)定的格式和內容填寫，確保數據準確、完整。（三）統計周期1.每月對檔案收進、整理、利用等情況進行統計，并填寫月度統計報表。2.每季度對檔案保管、鑒定等情況進行統計，并填寫季度統計報表。3.每年對全年檔案工作情況進行全面統計，編制年度統計報告。（四）統計分析與應用1.對檔案統計數據進行分析，及時發(fā)現檔案管理工作中存在的問題，如檔案收集不及時、整理不規(guī)范、利用效率低等，并提出改進措施。2.根據檔案統計分析結果，為檔案管理決策提供依據，如調整檔案保管期限、優(yōu)化檔案整理方案、加強檔案利用服務等。八、檔案利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關各部門及所屬事業(yè)單位因工作需要查閱檔案的。2.各村（居）委會因村務管理、社區(qū)建設等工作需要查閱檔案的。3.其他單位或個人因合法事由需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的，須經鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門批準。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應根據利用者的需求提供相應的檔案材料，并做好查閱登記工作。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數量、用途、借閱期限等信息，經鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制檔案利用者如需復制檔案材料，應經鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行復制。復制的檔案材料應加蓋檔案管理部門印章，注明復制日期、份數等信息。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，利用者應出示有效身份證件，并填寫查閱登記表，注明查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱檔案時，利用者應提交借閱申請表，經批準后，與檔案管理人員簽訂借閱協議，明確雙方的權利和義務。借閱者應妥善保管借閱的檔案，不得轉借、涂改、偽造、損毀檔案。3.復制檔案時，利用者應提交復制申請表，注明復制檔案的名稱、內容、用途等信息，經批準后，按照規(guī)定的收費標準繳納復制費用。