PAGE研培檔案管理制度一、總則（一）目的為加強研培檔案管理，確保研培檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮研培檔案在研培工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有與研培活動相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于研培計劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員資料、考核記錄、研培效果評估等各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：研培檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映研培活動的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理研培活動過程中產(chǎn)生的各類文件資料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進行保密管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善研培檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)研培檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和利用等工作。3.定期對研培檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。4.對檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。5.參與制定研培檔案的數(shù)字化方案，推進檔案數(shù)字化建設(shè)。（二）研培業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)本部門研培活動中各類文件資料的形成、積累和整理，并及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好研培檔案的收集、整理和利用工作，提供必要的信息和資料。3.對本部門移交的研培檔案的真實性、完整性負責(zé)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴格遵守檔案管理各項制度。2.負責(zé)研培檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管和利用等。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為研培工作提供服務(wù)。5.保守檔案機密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.研培計劃、方案、大綱、教材、講義、課件等教學(xué)資料。2.學(xué)員報名登記表、學(xué)員信息表、培訓(xùn)簽到表、考勤記錄等學(xué)員資料。3.研培過程中的考核試卷、作業(yè)、成績登記表、考核評估報告等考核記錄。4.研培效果評估報告、學(xué)員反饋意見、總結(jié)表彰材料等研培效果評估資料。5.研培活動的照片、視頻、音頻等聲像資料。6.與研培活動相關(guān)的會議紀要、通知、協(xié)議、合同等文件資料。7.其他與研培活動有關(guān)的文件資料。（二）收集要求1.研培業(yè)務(wù)部門應(yīng)在研培活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將本部門產(chǎn)生的各類文件資料整理齊全，并移交檔案管理部門。2.移交的文件資料應(yīng)符合檔案管理要求，字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。3.檔案管理部門應(yīng)及時對移交的文件資料進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與研培業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補充或完善。四、檔案整理（一）分類原則1.按研培項目分類：將研培檔案按照不同的研培項目進行分類，每個研培項目作為一個獨立的類別。2.按文件資料性質(zhì)分類：在每個研培項目類別下，再按照文件資料的性質(zhì)進行細分，如教學(xué)資料、學(xué)員資料、考核記錄、研培效果評估資料等。（二）分類方法1.教學(xué)資料類：按照研培項目名稱、課程名稱、教材版本等進行分類編號。2.學(xué)員資料類：按照學(xué)員姓名、學(xué)員編號、研培項目名稱等進行分類編號。3.考核記錄類：按照研培項目名稱、考核時間、考核科目等進行分類編號。4.研培效果評估資料類：按照研培項目名稱、評估時間、評估方式等進行分類編號。5.聲像資料類：按照研培項目名稱、拍攝時間、拍攝內(nèi)容等進行分類編號。6.其他文件資料類：按照文件資料的性質(zhì)和內(nèi)容進行分類編號。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、密級、頁數(shù)、備注等項目。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊，并一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份供查閱使用。3.檔案目錄應(yīng)定期更新，確保與檔案實際情況一致。五、檔案保管（一）保管期限1.永久保管：對公司/組織具有重要歷史價值、長遠利用價值的研培檔案，如研培發(fā)展規(guī)劃、重大研培項目資料等，實行永久保管。2.定期保管：對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的研培檔案，實行定期保管。定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年三種。3.保管期限的確定應(yīng)根據(jù)研培檔案的重要程度、利用價值等因素綜合考慮，并嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。2.電子檔案保管：建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、備份和管理。電子檔案應(yīng)定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.聲像檔案保管：聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別進行保管，如照片應(yīng)沖洗或掃描成電子文件后存儲，視頻、音頻應(yīng)刻錄成光盤后存儲，并注明相關(guān)信息。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進行檢查和維護。3.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。4.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱研培檔案。2.外部單位因合作、調(diào)研等需要查閱、借閱研培檔案，但須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案資料供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱：因工作需要借閱研培檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、污損、丟失檔案。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、所在部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、查閱或借閱期限等信息。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對保管期滿的研培檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、研培業(yè)務(wù)部門負責(zé)人、相關(guān)專家等組成。檔案鑒定小組負責(zé)對保管期滿的研培檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對檔案的形成背景、內(nèi)容價值、歷史意義等進行全面審查，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考利用情況：查閱檔案的利用記錄，了解其在公司/組織內(nèi)部和外部的利用頻率和利用效果，判斷其是否仍具有現(xiàn)實利用價值。3.征求意見：征求檔案形成部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和利用者的意見，了解他們對檔案保存價值的看法。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的研培檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.檔案管理部門負責(zé)組織實施檔案銷毀工作，并指定專人進行監(jiān)銷。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止信息泄露。3.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期、銷毀檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員和檔案管理部門負責(zé)人簽字確認。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的研培檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的研培工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)研培檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進行分類存儲和管理。2.建立檔案管理系統(tǒng)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.嚴格遵守檔案信息化管理系統(tǒng)的操作規(guī)程，不得擅自修改、刪除系統(tǒng)數(shù)據(jù)。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司/組織內(nèi)部審計部門負責(zé)對研培檔案管理工作進行定期審計和監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.檔案管理部門應(yīng)定期對本部門的檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理工作的質(zhì)量和效率，如檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性等。3.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，如檔案管理知識的掌握程度、工作態(tài)度等。（三）問題整改