PAGE萬(wàn)科交房檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)萬(wàn)科交房檔案的管理，確保交房檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司的運(yùn)營(yíng)管理、客戶服務(wù)及后續(xù)項(xiàng)目提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于萬(wàn)科集團(tuán)旗下所有房地產(chǎn)項(xiàng)目交房檔案的管理工作，包括但不限于各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：交房檔案應(yīng)如實(shí)反映交房過(guò)程中的各項(xiàng)信息，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋交房過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料，做到不遺漏、不缺失。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，便于查詢和使用。5.保密性原則：對(duì)于涉及客戶隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、交房檔案的分類與內(nèi)容（一）客戶資料1.購(gòu)房合同：包括商品房買賣合同及其補(bǔ)充協(xié)議等。2.客戶身份證明：身份證、護(hù)照等有效證件復(fù)印件。3.客戶聯(lián)系方式：電話、郵箱、地址等。4.付款憑證：購(gòu)房款支付記錄，如發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)賬憑證等。5.交房通知書(shū)：向客戶發(fā)送的交房通知文件。6.客戶反饋意見(jiàn)：交房過(guò)程中客戶提出的意見(jiàn)、建議及投訴記錄。（二）工程資料1.竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收合格的證明文件。2.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告：房屋質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告等。3.消防驗(yàn)收文件：消防設(shè)施驗(yàn)收合格的相關(guān)資料。4.規(guī)劃驗(yàn)收文件：項(xiàng)目規(guī)劃驗(yàn)收的證明材料。5.環(huán)保驗(yàn)收文件：環(huán)保設(shè)施驗(yàn)收合格的文件。6.房屋實(shí)測(cè)報(bào)告：對(duì)房屋面積、戶型等進(jìn)行實(shí)測(cè)的報(bào)告。（三）交房流程文件1.交房流程表：詳細(xì)記錄交房各環(huán)節(jié)的操作流程及時(shí)間安排。2.交房簽到表：客戶簽到記錄，包括簽到時(shí)間、房號(hào)等信息。3.交房費(fèi)用清單：列出交房時(shí)需繳納的各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)。4.鑰匙領(lǐng)取登記表：客戶領(lǐng)取房屋鑰匙的記錄。5.物品交接清單：交房時(shí)交付給客戶的物品清單及交接記錄。（四）物業(yè)服務(wù)資料1.物業(yè)服務(wù)合同：與客戶簽訂的物業(yè)服務(wù)協(xié)議。2.物業(yè)服務(wù)手冊(cè)：包含物業(yè)服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、流程等的手冊(cè)。3.物業(yè)費(fèi)繳納記錄：客戶物業(yè)費(fèi)繳納情況的記錄。4.物業(yè)維修記錄：交房后房屋維修的相關(guān)記錄。5.小區(qū)配套設(shè)施資料：如停車位、綠化、公共設(shè)施等相關(guān)資料。（五）其他資料1.交房現(xiàn)場(chǎng)照片及視頻：記錄交房現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況，包括房屋外觀、內(nèi)部裝修、交房?jī)x式等。2.媒體報(bào)道及宣傳資料：與交房相關(guān)的媒體報(bào)道、公司宣傳資料等。3.重要會(huì)議紀(jì)要：交房籌備過(guò)程中重要會(huì)議的紀(jì)要文件。4.其他與交房相關(guān)的文件、資料：根據(jù)實(shí)際情況確定的其他具有保存價(jià)值的資料。三、交房檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)交房檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.在交房過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)及時(shí)將各自工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案資料移交至檔案管理部門。3.對(duì)于客戶提交的資料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。（二）整理方法1.分類整理：按照本制度規(guī)定的檔案分類，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類存放。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每份檔案或每組檔案賦予唯一的編號(hào)，便于識(shí)別和查詢。3.編制目錄：根據(jù)檔案分類編制詳細(xì)的目錄，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。4.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。5.電子檔案整理：電子檔案應(yīng)按照分類建立文件夾，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，并建立相應(yīng)的電子目錄索引。四、交房檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，由檔案管理人員進(jìn)行審核，確保檔案整理符合要求。2.審核通過(guò)的檔案按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行歸檔，填寫(xiě)歸檔登記表，注明檔案名稱、編號(hào)、歸檔日期等信息。3.將歸檔后的檔案移交至專門的檔案存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行存放。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、貨架等。檔案應(yīng)按照類別、年份、項(xiàng)目等進(jìn)行有序排列存放，便于查找和調(diào)閱。2.電子檔案存儲(chǔ)：采用服務(wù)器存儲(chǔ)和備份存儲(chǔ)相結(jié)合的方式，確保電子檔案的安全。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。同時(shí)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理和索引查詢。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問(wèn)題。五、交房檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱交房檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及客戶隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)客戶書(shū)面同意，不得查閱。3.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱交房檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱理由和用途，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人提交查閱申請(qǐng)表或查閱申請(qǐng)函。2.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)。3.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢，不得擅自將檔案帶出查閱現(xiàn)場(chǎng)或進(jìn)行其他違規(guī)操作。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字確認(rèn)，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)無(wú)誤后，將檔案歸還至原存儲(chǔ)位置。（三）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱交房檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、交房檔案的保管期限與銷毀（一）保管期限1.購(gòu)房合同、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、房屋實(shí)測(cè)報(bào)告等重要檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.交房通知書(shū)、客戶反饋意見(jiàn)、物業(yè)服務(wù)合同等檔案保管期限為[X]年。3.交房簽到表、交房費(fèi)用清單、鑰匙領(lǐng)取登記表等檔案保管期限為[X]年。4.其他檔案根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。（二）銷毀流程1.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門組織專人對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。6.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案銷毀登記表上進(jìn)行登記，注明已銷毀檔案的相關(guān)信息。七、交房檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及客戶隱私、公司商業(yè)機(jī)密等敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.未經(jīng)授權(quán)，不得向任何單位或個(gè)人泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。4.對(duì)接觸敏感檔案的人員進(jìn)行背景審查和保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理