PAGE養(yǎng)護施工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強養(yǎng)護施工檔案管理，確保養(yǎng)護施工檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為養(yǎng)護施工工作提供可靠的依據和支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有養(yǎng)護施工項目檔案的管理，包括但不限于公路養(yǎng)護、橋梁養(yǎng)護、市政設施養(yǎng)護等各類養(yǎng)護施工活動所形成的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映養(yǎng)護施工活動的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋養(yǎng)護施工全過程的各類文件資料，確保檔案的全面性。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數據、文字等表述清晰、規(guī)范。4.系統(tǒng)性原則：對檔案進行科學分類、編號和整理，保持內在聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.及時性原則：及時收集、整理和歸檔養(yǎng)護施工檔案，確保檔案的時效性。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善養(yǎng)護施工檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導和督促各部門做好養(yǎng)護施工檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理養(yǎng)護施工檔案，建立檔案數據庫，實現檔案信息的電子化存儲和檢索。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的安全和有效利用。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和交流活動，提高檔案管理人員的業(yè)務水平。（二）項目負責人職責1.負責本項目養(yǎng)護施工檔案工作的組織和協(xié)調，確保檔案工作與施工進度同步。2.指導項目技術人員做好施工過程中各類文件資料的收集、整理和保管工作。3.審核項目檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，及時向檔案管理部門移交檔案。（三）項目技術人員職責1.負責收集、整理施工過程中形成的各類原始記錄、技術文件、試驗檢測報告等資料，并及時交項目負責人審核。2.按照檔案管理要求，對資料進行分類、編號和裝訂，確保資料的整齊規(guī)范。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔和移交工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.養(yǎng)護施工項目前期文件，包括項目立項批復、可行性研究報告、設計文件、招投標文件等。2.施工過程中的文件，如施工組織設計、施工方案、技術交底記錄、原材料及構配件質量證明文件、試驗檢測報告、工程變更通知、施工日志、安全檢查記錄等。3.工程質量驗收文件，如分項分部工程質量檢驗評定表、單位工程竣工驗收報告等。4.工程結算與審計文件，如工程結算書、審計報告等。5.其他與養(yǎng)護施工項目有關的文件資料，如會議紀要、來往信函等。（二）收集要求1.項目技術人員應在文件形成后及時收集，確保文件的完整性和真實性。2.對于外來文件，如設計變更通知、監(jiān)理指令等，應及時簽收，并進行登記。3.收集的文件資料應字跡清晰、圖表整潔，簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集的文件資料進行分類。2.對每一類文件資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。3.對文件資料進行裝訂，裝訂應牢固、整齊，便于查閱。4.編制檔案目錄，目錄應包括文件編號、文件題名、日期、頁號等內容。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.綜合類：包括項目立項批復、可行性研究報告、招投標文件、合同協(xié)議等。2.施工技術類：包括施工組織設計、施工方案、技術交底記錄、試驗檢測報告等。3.工程質量類：包括分項分部工程質量檢驗評定表、單位工程竣工驗收報告等。4.安全管理類：包括安全檢查記錄、安全事故報告等。5.工程變更類：包括工程變更通知、變更圖紙等。6.工程結算類：包括工程結算書、審計報告等。7.其他類：包括會議紀要、來往信函等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度+項目編號+類別編號+順序號”的格式。2.年度：采用公元紀年，取四位數字表示，如“2023”。3.項目編號：根據公司項目管理編號規(guī)則確定，如“YX001”。4.類別編號：按照分類方案中的類別，用兩位數字表示，如“01”表示綜合類。5.順序號：按照文件資料的排列順序，用三位數字表示，如“001”。例如：“2023YX00101001”表示2023年YX001項目綜合類的第一份文件。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.項目負責人應在養(yǎng)護施工項目結束后[X]個工作日內，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應在收到檔案后[X]個工作日內，進行審核和歸檔。（二）保管期限1.養(yǎng)護施工項目檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括項目立項批復、可行性研究報告、工程竣工驗收報告等重要文件。3.長期保管的檔案包括施工技術文件、工程質量文件等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括安全檢查記錄、工程變更通知等，保管期限為[X]年。（三）保管方式1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設備、溫濕度控制設備等。2.檔案應按照類別和保管期限進行存放，便于查找和管理。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，定期進行檢查和維護。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，方可查閱。2.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，經公司分管領導簽字同意后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.查閱檔案如需復印或摘錄，應經檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱和利用情況進行記錄。2.利用檔案的部門或個人應在利用結束后[X]個工作日內，將檔案利用情況反饋給檔案管理部門。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.檔案管理部門應定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、項目負責人和相關技術人員組成。2.檔案鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限和重要程度，對檔案進行鑒定。2.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，可予以銷毀；對保管期限未滿但已失去利用價值的檔案，經鑒定小組審核后，可進行降密或銷毀處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組提出銷毀意見后，應填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領導審批。2.經批準后，檔案管理部門應指定專人負責檔案