PAGE甘肅文書檔案管理制度一、總則（一）目的為加強甘肅文書檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護，為公司/組織各項工作提供有力的支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于甘肅地區(qū)公司/組織內各部門、各分支機構在日常工作中形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責文書檔案的集中管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內容必須真實反映公司/組織的各項工作活動，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則應全面收集、整理各類文書檔案，保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要文件資料。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為公司/組織內部各部門及相關人員提供便捷的檔案利用服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立獨立的檔案管理部門，負責公司/組織文書檔案的全面管理工作。其職責包括：1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定、修訂文書檔案管理的各項規(guī)章制度，并組織實施。2.檔案的收集與整理指導和監(jiān)督各部門做好文件材料的收集、整理工作，定期對歸檔文件進行接收、分類、編號、編目等整理工作。3.檔案的保管與保護負責檔案庫房的建設與管理，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全存儲。采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，定期對檔案進行檢查和維護，對破損或變質的檔案及時進行修復或復制。4.檔案的利用服務建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司/組織內部各部門及相關人員提供檔案查閱、借閱服務。根據(jù)利用需求，及時準確地提供所需檔案，并做好利用登記工作。5.檔案的鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀處理。6.檔案信息化建設推進檔案管理信息化進程，利用信息技術手段提高檔案管理效率和服務水平。建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，并做好電子檔案的安全管理工作。（二）各部門兼職檔案員各部門設立兼職檔案員，負責本部門文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理的相關工作。其職責包括：1.負責本部門文件材料的日常收集及時收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表等，確保文件材料的齊全、完整。2.做好文件材料的整理工作按照檔案管理的要求，對本部門收集的文件材料進行分類、裝訂、編目等初步整理工作，便于移交檔案管理部門。3.定期向檔案管理部門移交檔案將整理好的檔案定期移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)，確保檔案移交的準確性和及時性。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作根據(jù)本部門工作需要，協(xié)助檔案管理部門查閱、借閱相關檔案，并及時歸還。同時，配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對等工作。三、文書檔案的收集與整理（一）文件材料的形成與積累1.各部門在工作活動中應明確專人負責文件材料的形成與積累確保文件材料的及時產(chǎn)生、妥善保管，防止文件材料的散失。2.文件材料的形成應遵循真實、準確、完整的原則內容應符合國家法律法規(guī)和公司/組織相關規(guī)定，字跡清晰、格式規(guī)范。（二）文件材料的收集范圍1.上級機關文件包括上級機關下發(fā)的各類文件、指示、通知、通報等。2.本公司/組織文件公司/組織制發(fā)的各類公文，如決定、決議、通知、報告、請示、批復、函等；會議文件，如會議通知、議程、報告、決議、紀要等；工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等；各類規(guī)章制度、辦法、細則等；人事檔案材料，如員工入職登記表、任免文件、考核材料、工資變動表等；財務檔案材料，如會計憑證、賬簿、報表等；合同協(xié)議檔案材料，如各類經(jīng)濟合同、合作協(xié)議等；科研項目檔案材料，如項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等；基本建設檔案材料，如工程規(guī)劃、設計圖紙、施工文件、竣工驗收報告等。3.下級機關文件下級機關上報的請示、報告、總結、統(tǒng)計報表等。4.其他文件與公司/組織業(yè)務相關的各類外部文件，如行業(yè)標準、技術規(guī)范、法律法規(guī)等；來往信函、傳真、電子郵件等；聲像檔案材料，如照片、錄音、錄像等；實物檔案材料，如獎杯、證書、獎章等。（三）文件材料的整理要求1.分類標準文書檔案采用年度機構保管期限分類法進行整理。即先將檔案按年度分開，再按機構（部門）進行分類，最后根據(jù)保管期限分為永久、長期、短期三類。2.裝訂要求歸檔文件應使用符合檔案保護要求的裝訂材料進行裝訂，保持文件的整齊、牢固。裝訂時應去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.編號要求歸檔文件應編制唯一的檔號，檔號由全宗號、年度、機構（部門）代碼、保管期限代碼、件號組成。全宗號為公司/組織檔案管理部門編制的代號；年度為文件形成的年度，采用公元紀年，以四位阿拉伯數(shù)字標注；機構（部門）代碼按照公司/組織內部機構設置進行編制；保管期限代碼分別為“Y”（永久）、“C”（長期，保管期限為30年）、“D”（短期，保管期限為10年）；件號為同一保管期限內歸檔文件的排列順序號。4.編目要求歸檔文件應進行編目，編目內容包括歸檔文件目錄、卷內文件目錄等。歸檔文件目錄應包含檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目；卷內文件目錄應包含順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等項目。編目應準確、清晰，便于檔案的查閱和檢索。（四）文件材料的歸檔時間1.當年形成的文件材料一般應在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的文件材料應在文件內容處理完畢后及時歸檔，按照其終結年份確定歸檔年度。（五）文件材料的移交各部門兼職檔案員應定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門，移交時應填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、數(shù)量、年度等信息，并雙方簽字確認。檔案管理部門接收檔案后，應對移交檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。四、文書檔案的保管（一）檔案庫房建設1.檔案庫房應選擇安全、干燥、通風、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵的地點確保檔案庫房的環(huán)境條件符合檔案保管要求。2.檔案庫房應配備必要的保管設備如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計、空調、除濕機、滅火器、防蟲藥品、防盜報警裝置等，以保證檔案的安全存儲。（二）檔案存放要求1.檔案應按照分類方案進行存放不同年度、機構（部門）、保管期限的檔案應分別存放，便于查找和管理。2.檔案應排列整齊同一類檔案應按照檔號順序依次排列，不得隨意堆放。3.電子檔案應進行備份存儲備份存儲介質應與電子檔案管理系統(tǒng)分開存放，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管的檔案凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，如公司章程、組織沿革、重要會議記錄、重大決策文件、財務審計報告、人事任免文件等，應列為永久保管。2.長期保管的檔案凡是在較長時間內對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，如一般性會議文件、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、規(guī)章制度等，保管期限為30年。3.短期保管的檔案凡是在較短時間內對公司/組織工作有參考價值的檔案，如一般性文件材料、臨時性通知等，保管期限為10年。（四）檔案保管期限的調整1.檔案保管期限應根據(jù)公司/組織發(fā)展和檔案實際利用情況進行適時調整對于已過保管期限但仍有重要價值的檔案，應延長保管期限；對于已無保存價值的檔案，應及時進行鑒定和銷毀。2.檔案保管期限的調整應按照規(guī)定程序進行由檔案管理部門提出調整意見，經(jīng)公司/組織相關領導審批后執(zhí)行。（五）檔案的定期檢查與維護1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查檢查內容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存儲環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題應及時采取措施進行處理。2.每年應對檔案進行一次全面清查核對檔案的數(shù)量、內容、保管期限等信息，確保檔案的準確性和完整性。3.對破損或變質的檔案應及時進行修復或復制修復或復制的檔案應與原件內容一致，并注明修復或復制情況，與原件一同保管。五、文書檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織相關規(guī)定，確保檔案利用活動的合法性。2.審批原則凡需查閱、借閱檔案的人員，應按照規(guī)定填寫檔案利用審批表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后方可辦理利用手續(xù)。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。利用完畢后，應及時歸還檔案，并辦理注銷手續(xù)。（二）利用范圍1.公司/組織內部各部門及相關人員因工作需要查閱、借閱本部門或其他部門相關檔案的人員。2.外部單位因審計、稅務、司法等工作需要，經(jīng)公司/組織相關領導批準，外部單位可以查閱、借閱相關檔案。（三）利用方式1.查閱公司/組織內部人員可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完好，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、污損等。2.借閱因工作需要借閱檔案的人員，應填寫檔案借閱審批表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)審批后到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內容。（四）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用日期、利用部門、利用人員、利用目的、檔案名稱、數(shù)量、期限等信息。利用登記應及時、準確、完整，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。（五）利用監(jiān)督檔案管理部門應加強對檔案利用過程的監(jiān)督，定期檢查檔案利用情況，如發(fā)現(xiàn)違反檔案利用規(guī)定的行為，應及時制止并按照規(guī)定進行處理。同時，應建立檔案利用反饋機制，及時了解檔案利用效果，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。六、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內容、來源、形式、時間等因素，確定檔案的保存價值。2.價值主導原則以檔案的實際利用價值為主要依據(jù)，判斷檔案是否具有保存意義。3.準確認定原則嚴格按照檔案保管期限劃分標準，準確認定檔案的保管期限，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務骨干及相關部門負責人組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，確保鑒定工作的科學性和公正性。（三）鑒定方法1.直接鑒定法鑒定人員應逐件審查檔案，根據(jù)檔案的內容、來源、形式、時間等因素，直接判斷檔案的保存價值。2.綜合評估法對于一些復雜的檔案，應綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值、學術價值等因素，進行綜合評估，確定其保存價值。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊經(jīng)鑒定小組鑒定后，對已過保管期限且無保存價值的檔案，應編制銷毀清冊。銷毀清冊應詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限、檔號等信息。2.審批銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核后，報公司/組織相關領導審批。3.銷毀實施