PAGE檔案管理制度及規(guī)范圖表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案的安全保管。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門(mén)和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)。6.定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行檢查、評(píng)估和總結(jié)，提出改進(jìn)措施和建議。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理，并定期移交綜合管理部。2.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。3.對(duì)本部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行自查，確保檔案的規(guī)范管理。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。3.做好檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.積極參與檔案管理的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等；公司內(nèi)部管理制度、工作流程、通知、通報(bào)等；公司行政辦公會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。2.人力資源類：?jiǎn)T工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、薪酬福利、勞動(dòng)合同、人事檔案等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、憑證、賬簿等；審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。4.市場(chǎng)營(yíng)銷類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷策劃方案、銷售合同、客戶資料等。5.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利證書(shū)、軟件著作權(quán)等。6.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制文件、設(shè)備管理文件、安全生產(chǎn)文件等。7.物資采購(gòu)類：采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、物資驗(yàn)收文件等。8.合同協(xié)議類：各類經(jīng)濟(jì)合同、合作協(xié)議、租賃合同等。9.其他類：不屬于上述分類的其他檔案資料。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“分類代碼+年度+流水號(hào)”的方式。2.分類代碼：按照檔案分類，分別用兩位字母表示，如行政管理類為“XG”，人力資源類為“RL”等。3.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如2023年表示為“2023”。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從0001開(kāi)始依次編號(hào)。5.例如，行政管理類2023年形成的第10份檔案編號(hào)為“XG20230010”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的要求。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止丟失。（二）整理方法1.檔案整理應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保檔案分類準(zhǔn)確。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。4.對(duì)于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（二）保管場(chǎng)所1.公司設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，用于存放檔案資料。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（三）檔案保管措施1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限等信息。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。六、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部查閱。2.查閱重要檔案資料，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司綜合管理部審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）檔案復(fù)制1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理復(fù)制手續(xù)。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用符合檔案管理要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制質(zhì)量。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制章”，并注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要銷毀。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。八、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將工作中形成的電子檔案資料收集整理，并移交綜合管理部。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，采用電子文件夾和文件名進(jìn)行標(biāo)識(shí)，確保分類準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)清晰。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行檢查和更新。（二）電子檔案的存儲(chǔ)與保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保存儲(chǔ)安全。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線查閱、借閱、復(fù)制等功能。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可讀性。（三）電子檔案的利用與安全1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱電子檔案，