PAGE鎮(zhèn)政府檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強鎮(zhèn)政府檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為鎮(zhèn)政府各項工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鎮(zhèn)政府各部門、各下屬單位在工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鎮(zhèn)政府檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由鎮(zhèn)政府綜合檔案室負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.齊全完整原則各部門、各下屬單位應(yīng)將工作中形成的具有保存價值的各種文件材料，按照規(guī)定及時歸檔，保證檔案的齊全完整。3.分類科學(xué)原則檔案分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，按照科學(xué)的分類方法進(jìn)行整理，便于查找和利用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。二、歸檔范圍（一）文書檔案1.上級機關(guān)來文，包括上級黨委、政府及其部門下發(fā)的文件、通知、指示、批復(fù)等。2.鎮(zhèn)政府形成的文件，包括鎮(zhèn)黨委、政府的決議、決定、報告、請示、通知、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.鎮(zhèn)政府各部門形成的文件，包括部門的工作計劃、總結(jié)、報告、請示、通知、會議紀(jì)要、業(yè)務(wù)文件等。4.下級單位上報的文件，包括請示、報告、統(tǒng)計報表等。5.與鎮(zhèn)政府工作有關(guān)的其他文件材料，如合同、協(xié)議、介紹信、證明信等。（二）科技檔案1.基本建設(shè)項目檔案，包括項目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。2.設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。3.科研項目檔案，包括科研項目的立項報告、研究方案、實驗記錄、研究成果等。（三）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。3.財務(wù)報告，包括年度財務(wù)決算報告、季度財務(wù)報表等。4.其他會計資料，如銀行對賬單、稅務(wù)報表等。（四）聲像檔案1.照片檔案，包括反映鎮(zhèn)政府重大活動、重要事件、工作成果等方面的照片。2.錄音檔案，包括鎮(zhèn)政府重要會議、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作匯報等方面的錄音。3.錄像檔案，包括鎮(zhèn)政府重大活動、重要事件、工作成果等方面的錄像。（五）電子檔案1.鎮(zhèn)政府各部門在工作中形成的電子文件，如文檔、表格、圖片、視頻等。2.經(jīng)過數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案的電子副本。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門、各下屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集多份備份，以防止文件的丟失和損壞。（二）文件材料的整理1.文書檔案的整理應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行，采用年度機構(gòu)（問題）保管期限的分類方法，對歸檔文件進(jìn)行裝訂、分類、編號、編目、裝盒等操作。2.科技檔案的整理應(yīng)按照項目進(jìn)行，對項目文件進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等操作，并建立項目檔案目錄。3.會計檔案的整理應(yīng)按照會計年度進(jìn)行，對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等操作，并建立會計檔案目錄。4.聲像檔案的整理應(yīng)按照類別進(jìn)行，對照片、錄音、錄像等進(jìn)行分類、編號、編目、裝盒等操作，并建立聲像檔案目錄。5.電子檔案的整理應(yīng)按照電子文件的類別進(jìn)行，對電子文件進(jìn)行分類、編號、編目、存儲等操作，并建立電子檔案目錄。（三）文件材料的裝訂1.文書檔案的裝訂應(yīng)采用線裝或縫紉機軋邊裝訂的方式，確保文件的整齊、牢固。2.科技檔案、會計檔案、聲像檔案等的裝訂應(yīng)根據(jù)文件的特點和要求進(jìn)行，確保文件的安全、整齊。（四）文件材料的編號1.文書檔案的編號應(yīng)按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的順序進(jìn)行，采用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編號，如“2023黨政辦永久”。2.科技檔案的編號應(yīng)按照項目進(jìn)行，采用項目編號+文件順序號的方式進(jìn)行編號，如“項目001001”。3.會計檔案的編號應(yīng)按照會計年度進(jìn)行，采用會計憑證編號+會計賬簿編號+財務(wù)報告編號的方式進(jìn)行編號，如“2023記字001總字001財報001”。（五）文件材料的編目1.文書檔案的編目應(yīng)包括歸檔文件目錄、備考表等，歸檔文件目錄應(yīng)包括序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。2.科技檔案的編目應(yīng)包括項目檔案目錄、卷內(nèi)文件目錄等，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號、備注等項目。3.會計檔案的編目應(yīng)包括會計檔案目錄、卷內(nèi)文件目錄等，卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號、文件編號、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號！、備注等項目。4.聲像檔案的編目應(yīng)包括聲像檔案目錄、照片說明、錄音錄像文字說明等，照片說明應(yīng)包括照片編號、題名、拍攝時間！、拍攝地點、人物、背景、攝影者等項目，錄音錄像文字說明應(yīng)包括錄音錄像編號、題名、錄制時間、錄制地點、內(nèi)容摘要、錄制者等項目。5.電子檔案的編目應(yīng)包括電子檔案目錄、文件元數(shù)據(jù)等，文件元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件編號、題名、責(zé)任者、日期、密級、保管期限、格式、大小、存儲位置等項目。（六）文件材料的裝盒1.文書檔案的裝盒應(yīng)按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的順序進(jìn)行，每個檔案盒應(yīng)裝入同一年度、同一機構(gòu)（問題）、同一保管期限的歸檔文件，并在檔案盒上標(biāo)明年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等信息。2.科技檔案、會計檔案、聲像檔案等的裝盒應(yīng)根據(jù)文件的特點和要求進(jìn)行，確保文件的安全、整齊。四、歸檔時間（一）文書檔案1.當(dāng)年形成的文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些重要的緊急文件，應(yīng)及時歸檔。（二）科技檔案1.基本建設(shè)項目檔案，應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)完成歸檔工作。2.設(shè)備儀器檔案，應(yīng)在設(shè)備儀器驗收合格后一個月內(nèi)完成歸檔工作。3.科研項目檔案，應(yīng)在項目結(jié)題后兩個月內(nèi)完成歸檔工作。（三）會計檔案1.會計憑證，應(yīng)在會計年度終了后一個月內(nèi)裝訂成冊，并在次年上半年完成歸檔工作。2.會計賬簿，應(yīng)在會計年度終了后三個月內(nèi)歸檔。3.財務(wù)報告，應(yīng)在會計年度終了后四個月內(nèi)歸檔。（四）聲像檔案1.照片檔案，應(yīng)在拍攝后一個月內(nèi)整理歸檔。2.錄音檔案，應(yīng)在錄制后一個月內(nèi)整理歸檔。3.錄像檔案，應(yīng)在錄制后一個月內(nèi)整理歸檔。（五）電子檔案1.電子文件應(yīng)在形成后及時進(jìn)行整理歸檔。2.經(jīng)過數(shù)字化處理的紙質(zhì)檔案的電子副本，應(yīng)在紙質(zhì)檔案歸檔后一個月內(nèi)完成歸檔工作。五、歸檔程序（一）文件材料的收集與整理1.各部門、各下屬單位的文件材料收集人員應(yīng)按照歸檔范圍的要求，及時收集本部門、本單位的文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.初步整理后的文件材料應(yīng)移交本部門、本單位的檔案管理人員進(jìn)行進(jìn)一步整理。（二）檔案的移交1.各部門、各下屬單位的檔案管理人員應(yīng)按照歸檔時間的要求，將整理好的檔案移交鎮(zhèn)政府綜合檔案室。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、移交時間、移交人、接收人等信息。（三）檔案的驗收1.鎮(zhèn)政府綜合檔案室的檔案管理人員應(yīng)按照歸檔要求，對移交的檔案進(jìn)行驗收。2.驗收合格的檔案應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。3.驗收不合格的檔案，應(yīng)退回原部門、原單位進(jìn)行重新整理，直至驗收合格為止。六、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)1.鎮(zhèn)政府應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合國家有關(guān)檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)和要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。2.檔案應(yīng)排列整齊，編號清晰，不得隨意堆放。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。4.檔案庫房應(yīng)定期檢查檔案的保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自將檔案帶出庫房，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案鑒定與銷毀1.鎮(zhèn)政府綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.對于保管期限已滿或失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀原因、批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人等信息。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀的安全、徹底。七、檔案利用（一）利用范圍1.鎮(zhèn)政府各部門、各下屬單位因工作需要，可以查閱本部門、本單位形成的檔案。2.其他單位或個人因工作需要查閱鎮(zhèn)政府檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，申請表應(yīng)包括查閱人姓名？工作單位、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱申請表應(yīng)經(jīng)查閱人所在單位或部門負(fù)責(zé)人簽字同意，并加蓋單位公章。3.鎮(zhèn)政府綜合檔案室的檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，對查閱人進(jìn)行身份核實，并按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。4.查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。5.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。6.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)