PAGE健全部門(mén)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本部門(mén)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門(mén)各科室在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：部門(mén)檔案由專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映部門(mén)工作實(shí)際情況，嚴(yán)禁虛假、偽造檔案。3.完整性原則：全面收集、整理部門(mén)工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對(duì)涉及部門(mén)機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱、利用效率，為部門(mén)工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置設(shè)立部門(mén)檔案管理室，配備專職檔案管理人員[X]名，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本部門(mén)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。3.對(duì)部門(mén)各科室形成的檔案進(jìn)行集中收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目等工作。4.建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案查閱利用。5.負(fù)責(zé)檔案的存儲(chǔ)保管，確保檔案的安全，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，做好防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等工作。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，并做好相關(guān)記錄。7.積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為部門(mén)工作提供檔案資料支持和服務(wù)。8.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高部門(mén)員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）各科室兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本科室檔案的收集、整理、初步分類工作，確保本科室檔案的齊全、完整。2.定期將本科室整理好的檔案移交至檔案管理室，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理室開(kāi)展檔案查閱利用工作，提供相關(guān)檔案信息。4.配合檔案管理室做好檔案管理的其他相關(guān)工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括部門(mén)綜合性文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等。2.業(yè)務(wù)工作類：根據(jù)部門(mén)業(yè)務(wù)范圍，分為[具體業(yè)務(wù)類別1]、[具體業(yè)務(wù)類別2]、……、[具體業(yè)務(wù)類別n]等類別，每個(gè)類別下再根據(jù)工作內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。3.財(cái)務(wù)類：涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.聲像類：包括照片、錄音、錄像等資料，記錄部門(mén)重要活動(dòng)、會(huì)議、項(xiàng)目等情況。5.電子類：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、報(bào)表等，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“20XX”。3.類別：根據(jù)檔案分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)工作類用“YW”表示，財(cái)務(wù)類用“CW”表示，聲像類用“SX”表示，電子類用“DZ”表示。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。例如，2023年形成的第5份行政管理類文件，編號(hào)為“2023XZ005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各科室應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室檔案的及時(shí)收集工作，確保檔案形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理室。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等各種載體形式，保證檔案的完整性。3.對(duì)于重要文件、緊急文件等應(yīng)優(yōu)先收集，并及時(shí)移交。（二）整理要求1.檔案管理室收到各科室移交的檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、排序、編頁(yè)、裝訂等操作，確保檔案整齊、牢固。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。4.聲像檔案應(yīng)注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、人物等信息，并進(jìn)行分類整理。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案管理室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備等。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊。2.對(duì)不同類型的檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。（三）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本部門(mén)實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.永久保管的檔案主要包括涉及部門(mén)核心業(yè)務(wù)、重要決策、歷史沿革等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件。3.定期保管的檔案在保管期限屆滿后，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，每年至少進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次局部檢查。2.清點(diǎn)和檢查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、質(zhì)量、存儲(chǔ)狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本部門(mén)員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。2.外單位人員查閱本部門(mén)檔案的，需持有單位介紹信，并經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由檔案管理室安排專人陪同查閱。3.涉及部門(mén)機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人到檔案管理室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)檔案，并做好查閱登記。3.查閱人應(yīng)在檔案管理室指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出室外，嚴(yán)禁涂改、損壞、抽取、撤換檔案。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理室，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在查閱登記本上注明歸還時(shí)間。（三）利用方式1.檔案管理室應(yīng)積極為部門(mén)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人的需求，提供檔案復(fù)印件、摘錄等資料。2.對(duì)于重要檔案的利用，檔案管理室可根據(jù)情況組織相關(guān)人員進(jìn)行專題研討或提供咨詢服務(wù)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷（件）審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.鑒定意見(jiàn)分為繼續(xù)保存、銷(xiāo)毀兩種，對(duì)于繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》。（二）銷(xiāo)毀程序1.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀工作。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理室和相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員共同監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告部門(mén)負(fù)責(zé)人。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.根據(jù)部門(mén)檔案管理工作需要，逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，提升檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用要求。2.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于檢索查詢。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管