PAGE農(nóng)商行信貸檔案制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)商行信貸檔案管理，規(guī)范信貸業(yè)務(wù)操作流程，有效防范信貸風(fēng)險，確保信貸資產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)商行各級分支機構(gòu)辦理的各類信貸業(yè)務(wù)所形成的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：信貸檔案應(yīng)如實反映信貸業(yè)務(wù)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集與信貸業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料，保證檔案資料完整無缺。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號、裝訂等應(yīng)符合統(tǒng)一規(guī)范要求。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信貸檔案信息泄露。二、信貸檔案的分類與內(nèi)容（一）客戶基本資料檔案1.借款人主體資格證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明等。2.借款人公司章程、驗資報告、股權(quán)結(jié)構(gòu)證明等。3.借款人近三年財務(wù)報表及近期財務(wù)狀況說明，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.借款人法定代表人及主要管理人員的個人信用報告、工作經(jīng)歷、經(jīng)營業(yè)績等資料。5.借款人的開戶許可證、貸款卡信息等。（二）信貸業(yè)務(wù)資料檔案1.信貸業(yè)務(wù)申請書，包括借款人基本情況、申請貸款金額、用途、期限、還款來源等內(nèi)容。2.信貸業(yè)務(wù)調(diào)查報告，詳細闡述借款人經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、市場前景、貸款風(fēng)險評估等情況。3.信貸業(yè)務(wù)審批文件，如授信審批書、貸款審批表、擔(dān)保審批書等，明確審批意見及決策依據(jù)。4.借款合同、擔(dān)保合同等法律文件，明確借貸雙方及擔(dān)保方的權(quán)利義務(wù)。5.貸款發(fā)放憑證，記錄貸款發(fā)放金額、日期、方式等信息。6.貸后檢查報告，定期對借款人經(jīng)營情況、資金使用情況、還款能力變化等進行跟蹤檢查并形成報告。（三）擔(dān)保資料檔案1.保證人資料，包括保證人主體資格證明、財務(wù)報表、信用狀況等。2.抵押物資料，如房產(chǎn)證、土地證、車輛行駛證等產(chǎn)權(quán)證書，抵押物評估報告，抵押合同等。3.質(zhì)押物資料，如存單、債券、股權(quán)等質(zhì)押物清單，質(zhì)押合同，出質(zhì)人同意質(zhì)押的證明文件等。（四）信貸管理過程資料檔案1.信貸業(yè)務(wù)受理、調(diào)查、審查、審批、發(fā)放、貸后管理等環(huán)節(jié)的工作記錄，如面談記錄、實地考察記錄、審查意見記錄等。2.信貸業(yè)務(wù)臺賬，詳細記錄每筆信貸業(yè)務(wù)的基本信息、發(fā)放與回收情況、逾期情況等。3.信貸資產(chǎn)分類資料，包括分類依據(jù)、分類結(jié)果及調(diào)整記錄等。4.不良貸款管理資料，如不良貸款認(rèn)定審批表、清收處置方案、訴訟文件等。三、信貸檔案的收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)在信貸業(yè)務(wù)發(fā)生過程中及時收集相關(guān)資料，確保資料的真實性、完整性和及時性。2.對于外部提供的資料，應(yīng)要求提供方加蓋公章或相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.收集的資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，如有涂改應(yīng)加蓋校對章或相關(guān)人員簽字確認(rèn)。（二）整理要求1.按照信貸檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的資料進行分類整理。2.每份檔案資料應(yīng)編寫頁碼，并在首頁加蓋檔案章，注明檔案名稱、編號、日期等信息。3.對于紙張大小不一致的資料，應(yīng)進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.剔除無關(guān)的資料，確保檔案資料簡潔明了。四、信貸檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理后的信貸檔案應(yīng)及時歸檔，按照檔案編號順序存放于專用檔案柜中。2.歸檔時應(yīng)編制檔案目錄，注明檔案名稱、編號、存放位置等信息，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（二）保管要求1.設(shè)立專門的信貸檔案保管場所，配備必要的防火、防潮、防蟲蛀、防盜等設(shè)施。2.信貸檔案應(yīng)分類存放，不同類別檔案之間應(yīng)保持一定的間隔，便于查找和管理。3.定期對信貸檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量與目錄一致，檔案資料完整無缺。4.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進入檔案保管場所，查閱檔案應(yīng)履行必要的審批手續(xù)。五、信貸檔案的查閱與借閱（一）查閱要求1.內(nèi)部人員查閱信貸檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自將檔案帶離保管場所。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（二）借閱要求1.因工作需要借閱信貸檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，詳細說明借閱原因、期限、歸還方式等，經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并追究責(zé)任。六、信貸檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.明確檔案管理人員的保密職責(zé)，對違反保密規(guī)定的行為進行嚴(yán)肅處理。3.對涉及商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案保管場所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。2.定期對檔案保管設(shè)施進行檢查維護，確保防火、防潮、防蟲蛀、防盜等設(shè)施正常運行。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施，減少損失，并向上級報告。七、信貸檔案的銷毀（一）銷毀條件1.信貸業(yè)務(wù)已結(jié)清，且檔案保管期限已滿。2.檔案資料已失去保存價值，如已過訴訟時效、已被新的檔案資料替代等。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量及銷毀原因等。2.業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險管理部門等相關(guān)部門對銷毀申請進行審核，確認(rèn)檔案已無保存價值。3.經(jīng)農(nóng)商行分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織實施檔案銷毀工作。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)督