PAGE檔案管理制度時限一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，特制定本檔案管理制度時限。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。二、檔案分類及時限要求（一）行政檔案1.公司文件上級文件：包括國家、地方政府及行業(yè)主管部門下發(fā)的各類文件，應(yīng)在收到后[X]個工作日內(nèi)進行登記、編號，并按照文件內(nèi)容進行分類整理。保管期限為長期保存。公司發(fā)文：公司制發(fā)的各類文件，包括通知、決定、報告等，在文件印發(fā)后[X]個工作日內(nèi)，由發(fā)文部門將文件原稿及兩份復(fù)印件交綜合管理部門存檔。保管期限根據(jù)文件性質(zhì)確定，重要文件為長期保存，一般性文件為[X]年。2.會議文件公司級會議文件：如年度工作會議、董事會會議等形成的文件，會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，由會議組織部門將會議文件整理成冊，交綜合管理部門存檔。保管期限為長期保存。部門會議文件：各部門組織的會議文件，在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，由部門負責(zé)人將文件交綜合管理部門存檔。保管期限為[X]年。3.工作計劃與總結(jié)年度工作計劃與總結(jié)：各部門應(yīng)在每年[具體時間]前將本年度工作計劃和上一年度工作總結(jié)報送綜合管理部門存檔。保管期限為長期保存。季度工作計劃與總結(jié)：每季度末[具體時間]前報送，保管期限為[X]年。4.人事檔案員工入職檔案：員工入職時，人力資源部門應(yīng)在員工入職后[X]個工作日內(nèi)，將員工的個人簡歷、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、勞動合同等資料整理歸檔。保管期限為員工離職后[X]年。員工培訓(xùn)檔案：記錄員工參加各類培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄、考核成績等，培訓(xùn)結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)由培訓(xùn)部門整理歸檔。保管期限為員工離職后[X]年。員工考核檔案：每年的員工考核資料，在考核結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)由人力資源部門整理歸檔。保管期限為長期保存。（二）財務(wù)檔案1.會計憑證：每月終了后[X]個工作日內(nèi)，由財務(wù)部門完成會計憑證的裝訂，并交檔案管理人員存檔。保管期限為[X]年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等會計賬簿，在年度終了后[X]個月內(nèi)，由財務(wù)部門整理歸檔。保管期限為[X]年。3.財務(wù)報表：月度、季度、年度財務(wù)報表，在報表編制完成后[X]個工作日內(nèi)，由財務(wù)部門交綜合管理部門存檔。保管期限為[X]年。4.稅務(wù)檔案：各類稅務(wù)申報資料、發(fā)票存根等，在稅務(wù)事項辦結(jié)后[X]個工作日內(nèi)，由財務(wù)部門整理歸檔。保管期限為[X]年。（三）業(yè)務(wù)檔案1.銷售業(yè)務(wù)檔案客戶檔案：記錄客戶基本信息、交易記錄等，銷售人員在與客戶建立業(yè)務(wù)關(guān)系后[X]個工作日內(nèi)，將客戶檔案資料交銷售部門負責(zé)人審核后，交綜合管理部門存檔。保管期限為客戶與公司終止業(yè)務(wù)關(guān)系后[X]年。銷售合同：銷售合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，由銷售部門將合同原件及相關(guān)附件交綜合管理部門存檔。保管期限為合同履行完畢后[X]年。2.采購業(yè)務(wù)檔案供應(yīng)商檔案：采購部門在與供應(yīng)商建立合作關(guān)系后[X]個工作日內(nèi)，將供應(yīng)商檔案資料整理歸檔。保管期限為供應(yīng)商與公司終止合作關(guān)系后[X]年。采購合同：采購合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，由采購部門將合同原件及相關(guān)附件交綜合管理部門存檔。保管期限為合同履行完畢后[X]年。3.項目檔案項目立項文件：項目立項申請、可行性研究報告等文件，在項目立項批準后[X]個工作日內(nèi)，由項目負責(zé)人將文件交綜合管理部門存檔。保管期限為長期保存。項目實施過程文件：包括項目計劃、項目進度報告、項目變更記錄等，項目實施過程中，項目負責(zé)人應(yīng)及時將相關(guān)文件交綜合管理部門存檔。保管期限為項目結(jié)束后[X]年。項目驗收文件：項目驗收報告、驗收證書等文件，在項目驗收通過后[X]個工作日內(nèi)，由項目負責(zé)人將文件交綜合管理部門存檔。保管期限為長期保存。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.在工作過程中形成的各類文件、資料，應(yīng)按照檔案分類及時限要求，定期移交綜合管理部門。（二）整理要求1.綜合管理部門檔案管理人員收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類標準進行分類整理。2.對每份檔案資料進行編號、編目，編制檔案目錄，便于查閱。3.對破損或褪色的檔案資料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。四、檔案的保管與存儲（一）保管要求1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。3.對電子檔案，應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。（二）存儲要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、保管期限進行分類存放，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)按照檔案分類建立文件夾，按照文件名稱、日期等進行命名，確保電子檔案的規(guī)范性和可讀性。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到綜合管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，對檔案進行全面評估，提出鑒定意見。（二）銷毀要求1.對已確定無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，進行銷毀。2.檔案銷