PAGE檔案室物品管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案室物品的管理，確保檔案室物品的安全、完整，提高物品的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室所有物品的管理，包括檔案存儲(chǔ)設(shè)備、辦公設(shè)備、辦公用品、檔案整理工具等。（三）管理原則1.規(guī)范化原則：嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案室物品進(jìn)行規(guī)范管理。2.安全性原則：確保檔案室物品的安全，防止物品損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。3.高效性原則：合理配置檔案室物品，提高物品的使用效率，滿足檔案管理工作的需要。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在檔案室物品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、檔案室物品的分類與編號（一）分類1.檔案存儲(chǔ)設(shè)備：包括檔案柜、檔案架、密集架等。2.辦公設(shè)備：包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。3.辦公用品：包括紙張、筆、文件夾、檔案盒等。4.檔案整理工具：包括裝訂機(jī)、裁紙刀、打孔機(jī)等。5.其他物品：包括滅火器、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)等。（二）編號1.對每一類檔案室物品進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號應(yīng)采用數(shù)字或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，便于識別和管理。3.編號應(yīng)在檔案室物品上明顯標(biāo)注，同時(shí)在檔案室物品管理臺(tái)賬中進(jìn)行記錄。三、檔案室物品的采購與驗(yàn)收（一）采購1.根據(jù)檔案室物品的使用需求和庫存情況，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。3.采購應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)和資質(zhì)的供應(yīng)商，確保所采購物品的質(zhì)量和性能符合要求。4.采購合同應(yīng)明確物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)等條款。（二）驗(yàn)收1.檔案室物品到貨后，由采購部門、使用部門和檔案室管理人員共同進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等。3.驗(yàn)收合格后，填寫驗(yàn)收報(bào)告，并辦理入庫手續(xù)。4.對驗(yàn)收不合格的物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。四、檔案室物品的入庫與存儲(chǔ)（一）入庫1.驗(yàn)收合格的檔案室物品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。2.入庫單應(yīng)注明物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、入庫日期等信息。3.入庫物品應(yīng)按照分類和編號進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）存儲(chǔ)1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域，確保檔案室物品的安全存放。存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定的方式進(jìn)行擺放，確保檔案的安全和完整。3.辦公設(shè)備和辦公用品應(yīng)存放在專門的櫥柜或貨架上，保持整潔有序。4.檔案整理工具應(yīng)存放在固定的位置，便于使用和管理。5.其他物品應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行合理存放。五、檔案室物品的領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用1.各部門因工作需要領(lǐng)用檔案室物品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，注明物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用用途等信息。2.領(lǐng)用申請表應(yīng)報(bào)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案室管理人員辦理領(lǐng)用手續(xù)。3.檔案室管理人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用申請表的內(nèi)容，核實(shí)庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時(shí)發(fā)放物品，并在領(lǐng)用申請表上簽字確認(rèn)。4.如庫存不足，檔案室管理人員應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行采購，并告知領(lǐng)用部門等待。（二）發(fā)放1.檔案室管理人員應(yīng)按照領(lǐng)用申請表的內(nèi)容，發(fā)放相應(yīng)的檔案室物品，并填寫發(fā)放記錄。2.發(fā)放記錄應(yīng)注明物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、發(fā)放日期、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。3.發(fā)放物品時(shí)，應(yīng)要求領(lǐng)用人在發(fā)放記錄上簽字確認(rèn)。4.對貴重物品或限量發(fā)放的物品，應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量，并做好領(lǐng)用登記。六、檔案室物品的使用與維護(hù)（一）使用1.領(lǐng)用人應(yīng)按照物品的使用說明和操作規(guī)程正確使用檔案室物品，不得擅自更改或拆卸。2.使用過程中如發(fā)現(xiàn)物品損壞或故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室管理人員，并停止使用。3.嚴(yán)禁將檔案室物品用于與工作無關(guān)的目的。（二）維護(hù)1.檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案室物品進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保物品的正常使用。2.對檔案存儲(chǔ)設(shè)備，應(yīng)定期進(jìn)行清潔、保養(yǎng)和維修，防止設(shè)備老化和損壞。3.對辦公設(shè)備和辦公用品，應(yīng)按照使用說明進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，及時(shí)更換損壞的部件。4.對檔案整理工具，應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維修，確保工具的正常使用。5.對其他物品，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途進(jìn)行相應(yīng)的維護(hù)和保養(yǎng)。七、檔案室物品的盤點(diǎn)與清查（一）盤點(diǎn)1.檔案室管理人員應(yīng)定期對檔案室物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)應(yīng)包括所有檔案室物品，如檔案存儲(chǔ)設(shè)備、辦公設(shè)備、辦公用品、檔案整理工具等。3.盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)填寫盤點(diǎn)表，注明物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、存放位置等信息。4.對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。（二）清查1.公司應(yīng)定期對檔案室物品進(jìn)行全面清查，確保檔案室物品的安全和完整。2.清查工作應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織相關(guān)部門人員參加。3.清查內(nèi)容包括檔案室物品的數(shù)量、質(zhì)量、使用情況、存儲(chǔ)情況等。4.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫清查報(bào)告，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改措施和建議。八、檔案室物品的報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢1.檔案室物品因損壞、老化、淘汰等原因無法繼續(xù)使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行報(bào)廢處理。2.報(bào)廢申請應(yīng)由使用部門填寫，注明物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。3.報(bào)廢申請應(yīng)報(bào)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案室管理人員辦理報(bào)廢手續(xù)。（二）處置1.對報(bào)廢的檔案室物品，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行處置。2.處置方式包括出售、捐贈(zèng)、報(bào)廢銷毀等。3.對有價(jià)值的報(bào)廢物品，應(yīng)進(jìn)行評估和鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行處置。4.對報(bào)廢銷毀的物品，應(yīng)填寫報(bào)廢銷毀記錄，注明物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息。九、檔案室物品的安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案室物品安全管理制度，明確安全責(zé)任和安全措施。2.加強(qiáng)對檔案室人員的安全教育，提高安全意識和防范能力。（二）安全措施1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備等。2.對檔案室物品的存放和使用進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止物品被盜、被搶、被損壞等情況發(fā)生。3.加強(qiáng)對檔案室的安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。4.對發(fā)生的安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。十、檔案室物品管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司應(yīng)加強(qiáng)對檔案室物品管理工作的監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括物品的采購、驗(yàn)收、入庫、存儲(chǔ)、領(lǐng)用、發(fā)放、使用、維護(hù)、盤點(diǎn)、清查、報(bào)廢、處置等環(huán)節(jié)。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。（二）考核1.建立檔案室物品管理工作考核制度，對各部門和人員的管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核內(nèi)容包