PAGE檔案3合1制度學(xué)校學(xué)校檔案三合一制度管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本檔案三合一制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位在教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等不同載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校檔案，確保檔案管理的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)完整原則各部門、各單位應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和利用，滿足學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作對檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校檔案工作發(fā)展規(guī)劃和規(guī)章制度。2.研究決定學(xué)校檔案工作中的重大問題，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的困難和問題。3.監(jiān)督檢查學(xué)校各部門、各單位檔案工作的開展情況，對檔案工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎勵。（二）綜合檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案管理制度和工作流程，組織實(shí)施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)學(xué)校各部門、各單位移交的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案利用服務(wù)。3.指導(dǎo)學(xué)校各部門、各單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動，提高全校檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作，確保檔案的安全和完整。（三）各部門、各單位檔案工作兼職人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)歸檔和完整準(zhǔn)確。2.按照學(xué)校檔案管理制度的要求，對本部門、本單位形成的文件材料進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，定期向綜合檔案室移交檔案。3.協(xié)助綜合檔案室開展檔案利用工作，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，配合做好檔案統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷毀等工作。4.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的日常管理，對檔案設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理，確保檔案的安全保管。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.學(xué)校在教學(xué)管理方面形成的檔案，包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、考試試卷、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量評估材料等。2.學(xué)校在科研管理方面形成的檔案，包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、論文著作、科研成果鑒定材料、科研獎勵材料等。3.學(xué)校在行政管理方面形成的檔案，包括學(xué)校文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、資產(chǎn)檔案等。4.學(xué)校在學(xué)生管理方面形成的檔案，包括學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生獎懲材料、畢業(yè)生檔案等。5.學(xué)校在黨群工作方面形成的檔案，包括黨組織文件、黨員檔案、工會檔案、共青團(tuán)檔案等。6.學(xué)校在對外交流與合作方面形成的檔案，包括合作協(xié)議、交流活動記錄、外事文件等。7.學(xué)校在基本建設(shè)方面形成的檔案，包括基建項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收材料等。8.學(xué)校在儀器設(shè)備管理方面形成的檔案，包括設(shè)備購置合同、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書、維修記錄等。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.對本部門、本單位形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類整理，做到齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。3.對重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)及時(shí)收集，指定專人負(fù)責(zé)整理，并在活動結(jié)束或事件處理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交綜合檔案室。4.對電子文件，應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行收集和整理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案分類采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先按年度將檔案分為若干類別，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類，最后按保管期限將檔案分為永久保管、定期保管（[X]年、[X]年）。3.檔案整理應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，對每份文件進(jìn)行編號、編目、裝訂，編制歸檔文件目錄。4.對聲像檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案，應(yīng)按照相應(yīng)的整理方法進(jìn)行整理，并建立專門的目錄和索引。四、檔案保管（一）保管場所1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等要求，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，滿足檔案保管的需要。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的閱檔室、整理室，為檔案利用和整理工作提供便利條件。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的存放安全和整齊有序。2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格應(yīng)符合國家規(guī)定，盒面應(yīng)標(biāo)明全宗號、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號等項(xiàng)目。3.檔案柜、檔案架應(yīng)排列整齊，編號清晰，便于查找和管理。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為[X]年、[X]年。2.確定檔案保管期限的原則是：對學(xué)校具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保管；對在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)定期保管。3.檔案保管期限的劃分應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案管理制度的要求進(jìn)行，不得擅自延長或縮短保管期限。（四）檔案保管要求1.檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，對不符合質(zhì)量要求的檔案應(yīng)進(jìn)行整理和修復(fù)，確保檔案的完整和質(zhì)量。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。4.對電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。5.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣和消毒處理。6.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確保檔案的安全保密。五、檔案利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱利用學(xué)校檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，可查閱利用學(xué)校相關(guān)檔案。3.個(gè)人因特殊原因需要查閱利用本人檔案或與本人有關(guān)的檔案，經(jīng)所在部門或單位同意，可到綜合檔案室查閱。（二）利用方式1.檔案查閱：利用者可到綜合檔案室查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.檔案借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)所在部門或單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)所在部門或單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并對復(fù)制件進(jìn)行核對和登記。（三）利用要求1.利用者應(yīng)遵守檔案利用制度，愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標(biāo)注、污損檔案。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在閱檔室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出閱檔室。如需帶出閱檔室，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，限期歸還。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完好無損。3.借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、錄像。如需摘錄、引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明出處。4.利用者歸還檔案時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理歸還手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)對歸還檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確保檔案完整無缺。5.檔案利用過程中形成的各種記錄和材料，如《檔案借閱申請表》、《檔案復(fù)制申請表》、檔案查閱記錄等應(yīng)妥善保存，作為檔案利用工作的重要資料。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作兼職人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成，負(fù)責(zé)對學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校檔案管理制度，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對學(xué)校檔案進(jìn)行全面清查，逐卷逐件地審查檔案的保存價(jià)值。2.對擬銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)小組全體成員簽字確認(rèn)。3.將《檔案銷毀鑒定表》報(bào)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方法1.對已批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的徹底消除。2.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、徹底。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》與《檔案銷毀鑒定表》一并歸檔保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案工作動態(tài)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，經(jīng)審核后上報(bào)學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和上級檔案管理部門。3.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)作為學(xué)校檔案工作決策和管理的重要依據(jù)，為學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展提供有力支持。（二）檔案移交1.學(xué)校各部門、各單位應(yīng)按照學(xué)校檔案管理制度的要求，定期向綜合檔案室移交檔案。移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。2.綜合檔案室應(yīng)認(rèn)真核對接收的檔案，對不符合要求的檔案應(yīng)