PAGE環(huán)保局檔案查閱制度一、總則（一）目的為加強我局檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在行政管理、環(huán)境保護工作決策、社會服務等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各科室、直屬單位及因工作需要查閱本局檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱工作嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和檔案管理的相關規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.服務工作原則：以服務本局各項工作為出發(fā)點，合理提供檔案查閱服務，提高工作效率。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門本局設立專門的檔案管理科室，負責全局檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責1.檔案收集與整理負責接收本局各科室、直屬單位形成的各類檔案資料，進行分類、整理、編目和裝訂。定期對檔案進行清查核對，確保檔案的齊全、完整。2.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的保管設施設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。對檔案進行科學分類存放，便于查找和利用。3.檔案查閱服務制定檔案查閱流程和手續(xù)，接待查閱人員，提供檔案查閱服務。根據(jù)查閱需求，準確、迅速地查找和提供相關檔案資料。4.檔案安全保密建立健全檔案安全保密制度，加強對檔案管理人員的安全教育和培訓。嚴格控制檔案查閱范圍，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行特殊管理。5.檔案信息化建設推進檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲和檢索。利用信息技術手段，提高檔案管理和查閱服務的效率和質量。三、檔案查閱范圍（一）本局內部查閱1.本局工作人員因工作需要，可查閱與其崗位職責相關的檔案資料，包括但不限于環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)、環(huán)境執(zhí)法記錄、項目審批文件、政策法規(guī)文件等。2.各科室、直屬單位負責人因工作決策、管理需要，可查閱本科室、本單位相關的檔案資料。（二）外部單位查閱1.上級主管部門因工作指導、監(jiān)督檢查等需要，可查閱本局相關檔案資料。應提前與本局檔案管理部門聯(lián)系，說明查閱目的和范圍，經(jīng)同意后按照規(guī)定程序進行查閱。2.其他政府部門因工作協(xié)作、信息共享等需要，查閱本局相關檔案資料的，需出具正式的查閱函，說明查閱內容和用途，經(jīng)本局分管領導批準后，由檔案管理部門安排查閱。3.司法機關因辦案需要查閱本局檔案的，應按照法定程序辦理相關手續(xù)，檔案管理部門在不違反保密規(guī)定的前提下提供必要的協(xié)助。4.社會組織、企業(yè)等因涉及環(huán)境相關事務，確需查閱本局檔案資料的，需提交書面申請，說明查閱理由和范圍，經(jīng)本局業(yè)務主管科室審核，報分管領導批準后，方可查閱。四、檔案查閱流程（一）查閱申請1.本局內部人員查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、文號、形成時間、查閱用途等信息。將申請表提交所在科室負責人審核簽字，確認查閱需求的合理性和必要性。2.外部單位人員查閱人提交正式的查閱申請函，詳細說明查閱目的、范圍、內容等，并加蓋單位公章。將申請函提交本局相關業(yè)務主管科室，由業(yè)務主管科室對申請內容進行審核，提出審核意見。（二）申請審批1.本局內部查閱申請申請表經(jīng)所在科室負責人審核簽字后，交檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內容，進行初步審查，如申請查閱的檔案是否屬于可查閱范圍、查閱用途是否合理等。審查通過后，報檔案管理部門負責人審批。2.外部單位查閱申請業(yè)務主管科室審核通過后，將申請函及審核意見一并提交分管領導審批。分管領導根據(jù)申請情況，綜合考慮工作需要、保密要求等因素，作出是否批準查閱的決定。（三）查閱登記1.經(jīng)批準的查閱申請，檔案管理部門應進行詳細登記。登記內容包括查閱人姓名（或單位名稱）、查閱日期、查閱檔案名稱、查閱用途、批準人等信息。2.為查閱人發(fā)放《檔案查閱證》，注明查閱期限、查閱范圍等事項，并要求查閱人簽字確認。（四）檔案查閱1.查閱人憑《檔案查閱證》在檔案管理部門指定的查閱場所進行查閱。查閱場所應配備必要的桌椅、照明等設施，方便查閱人使用。2.檔案管理人員應在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人按照規(guī)定的查閱范圍和要求進行查閱，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案資料。3.查閱人如需復印、拍照檔案資料，應提前向檔案管理人員提出申請，經(jīng)批準后按照規(guī)定的程序和要求進行操作。復印、拍照的檔案資料應注明用途，并由檔案管理人員進行登記。（五）查閱歸還1.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理人員。檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真核對，檢查檔案是否齊全、完整，有無涂改、損壞等情況。2.查閱人歸還檔案后，檔案管理人員應在《檔案查閱登記冊》上記錄歸還日期，并收回《檔案查閱證》。五、檔案查閱期限（一）本局內部查閱本局工作人員查閱檔案的期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長查閱期限的，應提前向檔案管理部門說明理由，經(jīng)批準后方可延長。（二）外部單位查閱1.外部單位查閱檔案的期限根據(jù)查閱申請的具體情況確定，一般不超過[X]個工作日。如需延長查閱期限，應提前向本局檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.對于涉及重要事項、復雜案件等需要較長時間查閱的檔案，檔案管理部門可根據(jù)實際情況與查閱人協(xié)商確定查閱期限，并報分管領導備案。六、檔案查閱收費（一）本局內部查閱本局工作人員查閱檔案不收取費用。（二）外部單位查閱1.對于上級主管部門、政府部門因工作需要查閱本局檔案的，不收取費用。2.司法機關因辦案需要查閱本局檔案的，按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，一般不收取費用。3.社會組織、企業(yè)等因涉及環(huán)境相關事務查閱本局檔案的，根據(jù)實際情況收取一定的查閱成本費，收費標準按照物價部門核定的標準執(zhí)行。收費應開具正式發(fā)票，并進行詳細登記。七、檔案安全保密規(guī)定（一）檔案管理人員職責1.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內容。2.加強對檔案庫房的安全管理，定期檢查庫房設施設備，確保檔案存放環(huán)境安全。3.對檔案查閱過程進行全程監(jiān)督，防止查閱人違反安全保密規(guī)定。（二）查閱人保密義務1.查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將查閱的檔案內容泄露給無關人員。2.查閱人在查閱過程中，如需摘抄、復印、拍照檔案資料，應按照規(guī)定的程序和要求進行操作，不得擅自擴大查閱范圍或泄露檔案信息。3.查閱人使用完畢檔案資料后，應妥善保管，不得私自留存、傳播或用于其他非查閱目的。（三）檔案保密措施1.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應進行單獨保管，并采取加密存儲、限制訪問等特殊保密措施。2.在檔案查閱場所設置明顯的保密標識，提醒查閱人注意保密事項。3.加強對檔案管理人員和查閱人的保密教育和培訓，提高保密意識。八、檔案查閱監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.本局紀檢監(jiān)察部門負責對檔案查閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案查閱工作進行抽查。2.檔案管理部門應建立健全內部監(jiān)督機制，對檔案查閱流程、查閱登記、檔案安全等情況進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等對本局檔案查閱工作的監(jiān)督檢查，積極配合并如實提供相關資料和情況。2.對社會公眾的監(jiān)督意見和建議進行認真對待，及時整改存在的問題，不斷提高檔案查閱工作的質量和水平。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案查閱制度，擅自